Cum se păstrează formatul când se utilizează comanda de copiere și lipire

E-mailul, în general, implică doar text simplu (ASCII), în timp ce documentele Word pot conține mai multe tipuri diferite de formatare. Nu există nicio modalitate de a păstra complet formatarea unui document Word atunci când este copiat în corpul unui e-mail. Există însă mai multe opțiuni, în funcție de obiectivele dvs.

conținut

Pași
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Conservarea formatării când se utilizează copierea și lipirea Pasul 1

Puneți documentul Word în e-mail ca atașament, în loc să îl puneți în corpul mesajului. Cu toate acestea, unii oameni care vor primi e-mailul nu pot avea o copie a Word și, prin urmare, nu pot citi cu ușurință documentul. De asemenea, datorită diferențelor dintre mașinile utilizatorilor, unele documente pot apărea ușor diferite.

Imaginea intitulată Conservarea formatării când se utilizează copierea și lipirea Pasul 2

Salvați documentul ca fișier format text îmbogățit (RTF) folosind Word și apoi atașați documentul în e-mail. WordPad (un mic software care vine gratuit cu Windows) și aproape toate celelalte procesoare de text pot citi fișiere RTF. Fișierele RTF vor păstra cele mai multe, dar nu toate formatările în documentele Word.

Imaginea intitulată Conservarea formatării când se utilizează copierea și lipirea Pasul 3

Dacă aveți versiunea integrală a Adobe Acrobat sau cunoașteți un alt mod de a crea un fișier PDF, puteți să exportați documentul Word într-un PDF și apoi să atașați PDF-ul. Adobe Acrobat Reader este gratuită și majoritatea utilizatorilor au deja instalată pe aparat. Din punct de vedere vizual, un fișier PDF va arăta exact ca fișierul Word, dar nu poate fi ușor editat. De asemenea, puteți utiliza software - ul gratuit numit PDF Creator (de la https://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) pentru a crea fișiere PDF.

Imaginea intitulată Conservarea formatării când se utilizează copierea și lipirea Pasul 4

Mulți clienți de e-mail vă permit să introduceți un anumit format în mesaj. Denumită "text îmbogățit" sau "mesaj html", această funcție este accesibilă în moduri diferite, în funcție de clientul dvs. de e-mail. De fapt, trimiterea de e-mailuri ca HTML (cum ar fi o pagină web) este puțin mai restrictivă decât formatul RTF descris mai sus. Este adesea mai convenabil să plasați textul în corpul e-mailului, decât să îl trimiteți ca atașament, dar nu oricine care primește e-mailuri poate primi e-mailuri HTML.

Imaginea intitulată Conservarea formatării când se utilizează copierea și lipirea Pasul 5

Inserați documentul Word direct în clientul dvs. de e-mail ca text simplu, însă luați mai întâi câteva măsuri de precauție. Utilizați formatarea cât mai puțin posibil.

avertismente

Nu atașați fișiere ca documente Word decât dacă aveți nevoie de ele. De obicei, trebuie atașate doar documentele lungi. Restul ar trebui să fie plasat ca text simplu în corpul mesajului. Dacă într-adevăr aveți nevoie ca persoana care primește documentul atașat să aibă aceeași formatare originală, învăța cum să producă un fișier PDF. Dacă persoana care primește e-mailul trebuie să editeze documentul, trimite fișierul ca rtf.