Cum să cumpărați un copiator

Fiecare birou are nevoie de un copiator și mulți dintre aceștia sfârșesc prin a pierde bani obținându-i unul. Cu toate acestea, prin cercetarea și citirea cu atenție a termenilor de utilizare înainte de a le semna, puteți obține un copiator adecvat. Nu întotdeauna cea mai scumpă sau cea mai bună calitate este alegerea potrivită pentru utilizarea în biroul dvs.

conținut

Pași
Metoda 1alegerea unui șablon bun
Metoda 2termenii de cumpărare și de service
Sfaturi

pași

Metoda 1
Alegerea unui șablon bun

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 1

Cumpărați un șablon pentru utilizarea la birou la domiciliu. Dacă copiatorul este pentru uz casnic sau pentru o companie care produce mai puțin de 700 de exemplare pe lună, modelul desktop este adecvat. Ele sunt mai ieftine și mai simple decât copiatoarele mari. Restul informațiilor din acest articol se concentrează asupra nevoilor birourilor mari.

Un copiator / imprimantă / scaner laser costă de obicei între 400 $ (numai alb-negru) și 900 $ (mai rapid și mai colorat).
Copiatoarele cu jet de cerneală pot costa până la aproximativ 200 de dolari, chiar și cele cu culori. Cu toate acestea, costul operării poate fi de două până la trei ori mai mare decât copiatoarele laser. Fiecare pagină (cu imprimare alb-negru) iese pentru aproximativ 30 de cenți.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 2

Cunoașterea funcțiilor de bază. În timp ce există încă unele tipuri de pe piață, majoritatea întreprinderilor nu vor avea probleme în definirea opțiunilor de care au nevoie:

Copiatoare laser sunt mai rapide și mai ieftine de operat pe termen lung. Deja cu jet de cerneală nu sunt recomandate pentru medii comerciale.
Fotocopiatoare digitale sunt de departe cele mai convenabile și mai obișnuite decât modelele și modelele mai vechi analog.
Copiatoare color sunt semnificativ mai scumpe și au defecte mult mai des decât alb și negru. Dacă aveți nevoie de documente colorate din când în când, căutați un copiator hibrid.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 3

Luați în considerare achiziționarea unui dispozitiv multifuncțional. Practic, orice copiator modern este de asemenea o imprimantă, iar unele pot chiar să scaneze și să trimită documente prin fax. Examinați avantajele și dezavantajele unui simplu echipament all-in-one față de un simplu copiator și caracteristicile suplimentare:

Un dispozitiv cu o singură funcție este de obicei mai ieftin decât dispozitivele multifuncționale, având în vedere că aveți nevoie de toate acestea.
Folosind mașini separate pentru fiecare funcție, impactul oricărui defect va fi redus.
Birourile mari ar trebui să utilizeze mai mult de o mașină pentru a evita să aștepți una.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 4

Estimați numărul de copii realizate lunar. Conceperea copiatorului la nevoile dumneavoastra va va economisi bani, va evita intarzierile si chiar va reduce frecventa defectelor. Finalizați următorul pas, care este foarte important:

Rețineți jurnalele de copiere (de preferință ultimele 6-12 luni). Dacă nu le aveți, solicitați serviciului de copiere o copie a numărului de servicii de imprimare pe care le-ați comandat până în prezent. Ar trebui să existe numărul de copii realizate.
Găsiți numărul mediu de copii realizate pe lună.
Înmulțiți valoarea cu 1,2 pentru a nu erori sau chiar pentru 1,5, dacă estimarea dvs. nu este corectă. În acest fel, sunteți protejat împotriva lipsei de capacități de imprimare și împotriva anunțurilor înșelătoare. Căutați un copiator care imprimă un volum lunar puțin mai mare decât valoarea calculată.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 5

Vedeți viteza de copiere. Examinați la ce viteză copiatorul imprimă (dar nu credeți că cu cât copiatoarele mai bune care se află prea departe între printuri tind să ducă la mai multe defecte). Încercați să echilibrați timpul de așteptare și imprimarea cu următoarele linii directoare, care servesc drept orientări mai mult pentru producători:

11-20 de pagini pe minut ("Segmentul 1"): recomandat pentru uz casnic sau mic de birou.
21-30 ppm (Segmentul 2): Cele mai multe birouri mici, cu 6.000 de copii pe lună sau mai puțin. Rețineți că această viteză "înceată" este încă o pagină la fiecare 2 sau 3 secunde.
31-44 ppm (segmentul 3): birouri mici și mijlocii (până la 12.000 de exemplare pe lună). Utilizați acest segment sau un caz mai mare dacă aveți nevoie să instalați copiatorul în rețeaua de birou.
45-69 ppm (Segmentul 4): birouri medii și mari. În general, este necesar doar în birouri juridice, firme de contabilitate și alte birouri cu vârfuri ridicate de copiere și utilizare constantă și intensă.
70-90 ppm (Segmentul 5): Birouri cu cerințe extreme de copiere sau care necesită chirie temporară pentru a face imprimări.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 6

Verificați un finisher. Majoritatea copiatoarelor de birou vor organiza automat documente pe mai multe pagini. Alte caracteristici pot însoți dispozitivul sau un modul de copiere separat. Examinați următoarele:

Numărul de cutii de depozitare (câte documente poate salva și organiza)
Capacitatea fiecărui compartiment (câte pagini copiate / imprimate poate conține)
Poate să scape documentele? Acesta este un lucru care poate fi vital în birourile cu un număr mare de documente cu mai multe pagini.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 7

Finalizați căutarea. Înainte de a lua o decizie finală, luați în considerare următoarele:

Duplexul pentru copiatoare (imprimă pe ambele părți ale paginii)?
Cât poate copiatorul să reducă sau să mărească un document?
Dacă utilizați dimensiuni de hârtie nestandard, copiatorul le suportă?
Majoritatea copiatoarelor de înaltă calitate au un procesor Raster Image (RIP). Dacă modelul dvs. nu o are, este posibil să trebuiască să cumpărați un procesor extern.
Care este timpul primei copii (perioada de timp pentru imprimarea primei copii)? Dacă o singură copie este mai frecventă în biroul dvs., aceasta este o statistică importantă.

Metoda 2
Termenii de cumpărare și de service

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 8

Închiriați un copiator pentru utilizare pe termen scurt. Condițiile de închiriere sunt simple: plătiți o anumită sumă pe lună și returnați copiatorul atunci când terminați. Acesta este cel mai rău mod de a vă mobiliza banii, astfel încât aceasta este, de obicei, o opțiune potrivită numai pentru companiile cu o cerere bruscă de copii de documente.

Evitați orice termen de închiriere care acoperă taxe suplimentare. Ar trebui să puteți găsi un serviciu unic și simplu.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 9

Dacă este posibil, cumpărați copiatorul în vizualizare completă. Veți avea nevoie de toți banii la momentul cumpărării și știți că veți utiliza dispozitivul timp de mai mulți ani. Dacă aveți banii, există două avantaje principale la această metodă:

În unele cazuri, este posibil să nu puteți plăti taxa într-unul dintre ani, câștigând un avantaj financiar pe termen scurt. Consultați un avocat financiar.
Nu veți fi legați de contractul de închiriere, permițându-vă să economisiți puțin bani dacă veți termina trecerea copiatoarelor mai târziu.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 10

Gândiți-vă la cumpărarea unui copiator folosit. Aparatele folosite pot merge cu 1/5 la prețul unui nou. Dacă deschideți o nouă afacere și nu știți ce va fi volumul de copii, această investiție este cea care oferă cel mai mic risc. Cereți copiatorului să numere numărul de documente reproduse și imprimate. O imprimantă de înaltă calitate cu o viteză de 45 de pagini sau mai mult pe minut va fi ideală pentru copierea a 15 sau 20 de milioane de pagini. Un copiator mai lent, mai vechi (sau de calitate inferioară) poate "muri" după aproximativ 1-5 milioane de pagini.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 11

Citiți cu atenție termenii contractului de leasing. Închirierea se află între chirie și cumpărare. Plătiți o taxă lunară pentru a utiliza mașina timp de 1-5 ani. La sfârșitul acestei perioade, veți avea opțiunea să o cumpărați definitiv. Leasingurile sunt complicate să "scape" după semnare, prin urmare, citiți foarte atent contractul!

Valorile de leasing corecte de piață (FMV) costă, de obicei, între 200 și 1200 de dolari pe lună, în funcție de calitatea copiatorului. După terminare, banca va stabili un preț pentru copiator pe baza pieței valorii curente.
Dacă ați deschis o nouă afacere, este posibil ca proprietarul să fie nevoit să semneze o garanție personală. Aceasta înseamnă că proprietarul va trebui să plătească ratele de închiriere din propriul buzunar dacă afacerea nu poate.

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 12

Faceți un serviciu separat și un termen de întreținere separat. Pentru a economisi bani, nu acceptați că taxele și serviciile de întreținere sunt incluse în contractul de închiriere - în loc să angajeze o altă companie pentru a repara și a stoca copiatorul. Examinați acordul de servicii și notați următoarele informații:

Aflați costul serviciului pentru fiecare copie. Înmulțiți-l cu volumul de copii pentru a afla taxa lunară.
Căutați o taxă lunară minimă. Într-o lună mai lentă, este posibil să plătiți această rată în locul serviciului pentru fiecare copie. Efectuați o estimare suplimentară a costurilor pe baza ultimelor 12 luni ale volumului de copiere.
Idealul este să căutați servicii de urgență care să dureze maximum patru ore pentru a efectua reparația.
Dacă biroul funcționează în afara orelor normale de funcționare, asigurați-vă că reparațiile de urgență sunt acoperite în acele vremuri.

sfaturi

Cumpărați de la producători de renume și de încredere. Dacă este posibil, citiți recenzii, comentarii și recenzii despre producător și modele.
Cereți departamentului IT să asigure conectarea la rețea a copiatorului, împiedicând accesul neautorizat.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit