1
Furnizați numele și adresa dvs. în antet. Utilizați o foaie de hârtie formală dacă aveți una. În caz contrar, introduceți numele complet și adresa companiei sau instituției dvs. în centrul de sus al paginii de copertă.
- Lăsați cel puțin două linii goale între acest antet și restul documentului.
2
Formați foaia de acoperire în două coloane. Informațiile de contact pentru dvs. și destinatari ar trebui să figureze în partea de sus a paginii. Aceste coloane trebuie să fie dublu distanțate.
3
Afișați data expeditorului, numele, numele expeditorului și numărul de telefon în coloana din stânga. Fiecare informație trebuie etichetată, iar fiecare etichetă trebuie să fie cu majuscule, urmată de un colon.
- Eticheta cu data de „data“, numele destinatarului de a „TO“, numele cu „A“, și numărul de telefon cu „PHONE“.
4
Afișați ora, ambele numere de fax și adresa dvs. de e-mail în coloana din dreapta. Fiecare informație trebuie etichetată, iar fiecare etichetă trebuie să fie cu majuscule și să fie urmată de un colon.
- Etichetă timp pentru a „TIME“, numărul de fax receptor cu „FAX“, numărul de fax cu „FAX“ și adresa de e-mail la „E-mail“.
- Rețineți că numele destinatarului și numărul de fax trebuie plasate pe aceeași linie orizontală. De asemenea, numele și numărul de fax trebuie să fie plasate pe aceeași linie orizontală partajată.
5
Indicați numărul de pagini. Direct sub informațiile din coloana din stânga, indicați numărul de pagini conținute în fax.
- Introduceți aceste informații cu ceva asemănător: "Numărul de pagini, inclusiv foaia de început:"
- Rețineți că această linie nu trebuie să fie în majuscule.
6
Includeți un mesaj scurt. Mesajul nu trebuie să depășească câteva linii. Specificați în mod clar tipul de document care trebuie trimis prin fax și de ce îl trimiteți destinatarului.
7
* Dacă ați avut un contact anterior cu destinatarul despre acest fax, menționați aceste informații.- Introduceți mesajul cu eticheta "MESSAGE"
- Sub mesajul dvs., solicitați destinatarului să confirme primirea documentului sunând la numărul de telefon furnizat sau prin adresa de e-mail furnizată.
8
Scrieți un avertisment dacă este necesar. În cazul în care informațiile sunt confidențiale, prevede în mod clar că este pentru utilizarea destinatarului și este destinat numai pentru utilizarea la fel, și că utilizarea de către un alt destinatar este strict interzisă.