1
Examinați procesul prin care documentele financiare vor fi transmise departamentului contabil. Primul pas în ciclul contabil al afacerii dvs. mici este colectarea documentelor financiare, cum ar fi facturile, chitanțele și extrasele bancare, și livrarea acestora către contabil sau departamentul contabil pentru procesare. Dacă acest proces este lent sau nesigur, înregistrările contabile vor deveni nesigure. Asigurați-vă că informațiile sunt disponibile cât mai repede cu contorul dvs. Într-o afacere mică, acest lucru înseamnă doar păstrarea documentelor financiare organizate și disponibile în orice moment.
2
Examinați politicile de păstrare a înregistrărilor de afaceri Toate informațiile financiare trebuie stocate în mod fiabil, în siguranță și într-o manieră organizată. Toate informațiile relevante, cum ar fi extrasele bancare, cecurile anulate și voucherele de înregistrare, trebuie păstrate cel puțin până la sfârșitul fiecărei perioade de raportare. Având aceste informații stocate și ușor accesibile vă va ajuta să rezolvați orice probleme sau discrepanțe care pot apărea.
3
Consultați fiecare parte a sistemului contabil al companiei dvs. Examinați fiecare loc în care sunt introduse informațiile contabile, inclusiv registrul general, registrul general și listele individuale ale cărții. Asigurați-vă că toate intrările au intrări potrivite în fiecare element al sistemului dvs. și că toate discrepanțele sunt rezolvate rapid. Bilanțurile conturilor trebuie verificate întotdeauna, nu doar înainte de întocmirea bilanțului la sfârșitul perioadei contabile.
4
Monitorizați controalele interne ale companiei. Controalele interne sunt acele dispoziții care ajută la protejarea împotriva fraudei, furtului și a altor probleme de contabilitate internă. Contabilitatea trebuie să fie separată - de exemplu, este mai bine să nu se permită aceleiași persoane care se ocupă de bani să facă contabilitatea, deoarece acest lucru face mai ușor să se explice lipsa de bani. Seifurile ar trebui să fie blocate atunci când nu sunt utilizate, iar software-ul companiei și computerele trebuie să fie protejate prin parolă. Sistemele de camere sunt benefice pentru afacerile cu amănuntul.
5
Comparați contabilitatea internă cu înregistrările externe. Verificați exactitatea contabilității proprii comparând-o cu înregistrările externe. De exemplu, puteți compara chitanțele de achiziție ale vânzătorului cu propriile înregistrări ale achiziției. Rețineți că problemele care apar prin acest proces pot fi erori externe, cum ar fi erorile de calcul de către un furnizor sau un client.
6
Verificați înregistrările fiscale interne cu declarațiile dvs. fiscale. Verificați veniturile recente ale impozitelor guvernamentale și comparați-vă cu înregistrările interne cu privire la impozitele plătite și datoriile fiscale. În SUA, păstrați veniturile fiscale la dispoziție timp de cel puțin șapte ani, după cum este descris în statutul de fraudă fiscală locală.