Cum să răspundeți unui e-mail cu solicitare de confirmare a prezenței

Ca și în cazul majorității trimiterilor (cum ar fi facturile, de exemplu), invitațiile au fost, de asemenea, oferite spațiu în lumea virtuală. Multe nunți, nunți și petreceri de weekend au ales să trimită invitații prin e-mail. Astăzi, planificatorii evenimentului au folosit invitații de participare la e-mail mai mult decât oricând. Cu toate acestea, deoarece este relativ nou, mulți oameni încă mai pun la îndoială cum să răspundă. Din fericire, pentru a evita orice greșeli, urmați câțiva pași simpli: decideți cum și când să răspundeți, scrieți răspunsul și activați cererea de confirmare de primire.

conținut

Pași
Partea 1decideți cum și când să răspundeți
Partea 2scriind răspunsul
Partea 3răspunzând la e-mailurile automate și schimbând mintea
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Decideți cum și când să răspundeți

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 1

Reflecta la participarea sau nu. Odată ce primiți invitația prin e-mail, începeți prin a decide dacă doriți sau nu să participați la eveniment.

Luați în considerare locul unde va fi ținut. De exemplu, imaginați-vă că este într-un alt oraș. Prin urmare, costurile de a ajunge în jur pot fi ridicate, mai ales dacă trebuie să luați un avion cu întreaga familie.
Confirmați că acesta va fi disponibil în ziua și ora descrise în invitație.
Discutați cu familia și vedeți dacă toată lumea va fi disponibilă și pentru a participa. Dacă este necesar, confirmați prezența unor membri și refuzați invitația în numele altora.

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 2

Identificați gradul de formalitate al acestei ocazii. Există o varietate de evenimente și fiecare diferă de celelalte prin nivelul de formalitate. Din acest motiv, este necesar să reflectăm mult înainte de a răspunde, pentru a nu ajunge să greșim.

De exemplu, un grătar pentru a sărbători orice vacanță este o ocazie informală, a cărei invitație ar trebui să răspundă ca atare. Rețineți totuși termenul de răspuns, care poate fi mult mai scurt.
Evenimentele formale cum ar fi nunțile, aniversările și absolvirile ar trebui să răspundă într-un ton oficial (la fel ca și invitația).

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 3

Răspundeți la timp. Fa-ti timp pentru a reflecta asupra deciziei sale, cu toate acestea, nu se extinde dincolo de termen, deoarece aceasta este una dintre cele mai importante caracteristici ale unui apel cu o cerere de confirmare de participare, în calitate de organizație depinde de răspunsurile clienților.

Uită-te în e-mailul pentru partea care se referă la termenul limită pentru a răspunde și nu considerați această dată ca o sugestie, trebuie să fie urmată de scrisoare.
Răspunde cât de repede poți. Chiar dacă gazda a oferit o dată sau două luni de termen limită, aceasta nu înseamnă că trebuie să utilizați tot timpul disponibil înainte de a răspunde. Ar trebui să răspundeți imediat ce luați o decizie concretă, deoarece acest lucru va arăta respect și atenție din partea dumneavoastră.

Partea 2
Scriind răspunsul

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 4

Începeți cu câmpul subiect. Odată ce decideți cum și când să răspundeți, începeți să lucrați la proiectul din câmpul subiect. Este important ca răspunsul dvs. să fie clar încă de la început, menținând formalitatea invitației.

În cazul unei invitații oficiale, scrieți: "Rogério și Ana Silva refuză invitația la dans și cină pe 11 mai".
Pentru un eveniment informal, cum ar fi un grătar între prieteni, fiți mai relaxați: "Nu putem merge la grătar în vacanță".

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 5

Scrieți salutul inițial. Scrierea corectă a acestei părți este foarte importantă, deoarece va stabili tonul răspunsului dvs. În plus, este aici ca gazda să știe gradul de respect față de el.

Alegeți, de exemplu, "Dragă", "Dragă" și "Dragă prieten".
Sănătatea într-un mod simplu când invitația a fost făcută informal. De exemplu: "Dragă John și Marcia."

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 6

Scrieți textul e-mailului. Aceasta este, fără îndoială, cea mai importantă parte a e-mailului. Ar trebui să reflecte în mod direct importanța evenimentului și, în același timp, să răspundă invitației. Iată câteva exemple privind acceptarea sau refuzarea unei invitații:

Pentru un eveniment informal, există un răspuns relaxat: "Amilton, ne place foarte mult invitația ta, prietene. Dar, din păcate, vom călători în această vacanță "-
Pe de altă parte, este necesar să se mențină formalității pentru a satisface înălțimea unei invitații oficiale, „Familia Oliveira acceptă invitația la nunta lui Iosua și Berenicei pe 05 noiembrie 2019“ sau „John și Sara Sousa accepta cu mare fericirea invitației sale la balul debutant al lui Marta Rodrigues ".
În cele din urmă, un refuz formal ar fi ceva de genul acesta: "Familia Pereira, din nefericire, nu va putea participa la căsătoria lui Joshua și Berenice pe 5 noiembrie 2019."

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 7

Feriți-vă și semnați-vă. Nu uitați să terminați e-mailul în acest fel, imediat după ce introduceți textul. Nu considerați acest lucru doar ca o simplă formalitate, este un semn de respect față de relația dvs. cu gazda.

Alegeți un adio formal - de exemplu: "Cu stimă" și "Cu stimă".
Dacă preferați, optați pentru un rămas bun, cum ar fi: "Hugs", "O îmbrățișare mare" și "Kisses".
Alegeți un tip de rămas bun care merită acceptat și refuzat invitația, cum ar fi "Mulțumesc" sau "Vă mulțumim pentru invitație".
Introduceți numele dvs. la scurt timp după rămas bun. Pentru evenimentele informale, este bine să semnați doar primul nume, urmat de cele ale familiei dvs. (dacă ați fost, de asemenea, invitat). Pentru un eveniment formal, scrieți primele nume ale tuturor membrilor familiei invitate, inclusiv ale dvs., precum și numele de familie imediat după. Dacă familiile sunt foarte intime, scrieți numai: "Familia Silva".

Partea 3
Răspunzând la e-mailurile automate și schimbând mintea

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 8

Apăsați pe butonul de acceptare sau declinare a invitației dacă există unul în e-mail. Mulți planificatori de evenimente au utilizat servicii de confirmare automată a prezenței. În aceste cazuri, e-mailul este administrat de un serviciu terț, ceea ce înseamnă că oaspetele va fi redirecționat pe un site web după ce a făcut clic pe unul din butoanele disponibile din corpul e-mailului.

Rețineți, prin urmare, că nu aveți nevoie să răspundeți la acest tip de e-mail.
Răspunsul dvs. va fi procesat, stocat într-o bază de date și raportul oaspeților va fi apoi trimis organizatorului evenimentului.
Serviciile de confirmare automată sunt în general utilizate pentru evenimente non-formale, cum ar fi zile de naștere și petreceri de lux.

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 9

Activați opțiunea de confirmare a primirii e-mailului. Pentru a vă asigura că răspunsul a fost citit și luat în considerare de către organizația evenimentului, utilizați opțiunea Primire primire, care este prestabilită la majoritatea furnizorilor de e-mail. Astfel, odată ce cineva deschide e-mailul, veți primi o confirmare automată de la furnizor.

Furnizorii de e-mail fac această funcție disponibilă în diferite locații de pe ecran.
Nu toate serviciile de e-mail oferă opțiunea de a primi confirmarea.

Imaginea intitulată Răspundeți unui e-mail RSVP Pasul 10

Trimiteți un alt e-mail dacă vă răzgândiți. În anumite situații rare, poate fi necesar să modificați răspunsul. Prin urmare, contactați persoana responsabilă cu invitația, fie să o refuzați după ce ați acceptat-o, fie să o acceptați, dacă ați refuzat-o anterior.

Dacă ați apăsat accidental butonul pentru un sistem de confirmare automată din greșeală, contactați-ne imediat pentru a anula incidentul.
Nu vă simțiți incomod să contactați organizatorul evenimentului pentru a refuza o invitație pe care ați acceptat-o anterior. De exemplu, trimite un e-mail cu subiectul „Schimbarea mea de confirmare“, urmat de un text de genul: „Din cauza unor circumstanțe dincolo de controlul nostru, Sarah și nu pot participa la comemorarea a 20 de ani ai căsătorit pe data de 14. Ne cerem scuze pentru neplăcerile și sperăm să te vedem curând.
Opusul este, de asemenea, adevărat, nu este nimic de rușine când decideți să acceptați o invitație pe care ați refuzat-o pentru prima dată. De exemplu, trimite un e-mail cu subiectul „Schimbarea mea de confirmare“ și introduceți un text de genul: „Mi-ar plăcea să participe la eveniment în cazul în care este încă posibil pentru a găzdui mai multe persoane“
Orice modificare a confirmării trebuie trimisă cât mai curând posibil. Pentru evenimentele informale, această schimbare trebuie făcută cu câteva zile înainte de data stabilită. Cu toate acestea, în cazul sărbătorilor oficiale (de exemplu, căsătoriile), este necesar să se respecte limita de o lună în avans.