Cum se creează o factură în Excel

Microsoft Excel poate lucra cu multe dintre calculele financiare pe care le utilizați în afacerea dvs. Excel vă poate ajuta, de asemenea, să vă facturați clienții - adică să creați o listă detaliată a produselor vândute sau a serviciilor oferite. Puteți crea o factură în Excel descărcând un șablon prefabricat sau creând o factură dintr-un registru de lucru gol. Următorii pași detaliază ambele metode pentru Excel 2003, 2007 și 2010.

conținut

Pași
Metoda 1descărcarea unui model pre-fabricat
Metoda 2crearea unei facturi dintr-o foaie de lucru albă
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Descărcarea unui model pre-fabricat

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 1

Creați un registru de lucru nou. Deși un șablon / șablon prefabricat nu este într-adevăr un "nou" registru de lucru, începeți de fapt ca și cum ați crea un registru de lucru nou.

În Excel 2003, selectați "Nou" din meniul Fișier.
În Excel 2007, faceți clic pe butonul Office din colțul din stânga sus și alegeți "New" din meniul File.
În Excel 2010, faceți clic pe fila Fișier și apoi selectați "Nou" din meniul de opțiuni din stânga.
Nu faceți clic pe butonul Nou în Excel 2003 sau butonul Nou din bara de instrumente Bara de instrumente Acces Rapid în Excel 2007 sau 2010. Aceste butoane va permite doar să creați o nouă foaie de calcul utilizând modelul / șablonul standard sau Normal.xlt Normal.xltx. (Cu toate acestea, utilizați această metodă atunci când creați o factură dintr-o foaie de lucru necompletată.)

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 2

Navigați la șablonul dorit.

În Excel 2003 și 2007, alegeți Facturi din "Șabloane disponibile în Office" din panoul din stânga al panoului de activități al noului registru de lucru. Alegeți tipul de model din listă în fereastra centrală - apoi selectați una dintre facturile de acest tip care vor fi afișate.
În Excel 2010, alegeți Facturi în secțiunea Șabloane de pe Office.com de mai jos "Șabloane disponibile în Office". Faceți dublu clic pe dosarul legat de tipul de șablon pe care doriți să-l creați - apoi alegeți una dintre facturile afișate pentru acest tip particular.

Imaginea intitulată Faceți o factură pe Excel Pasul 3

Descărcați șablonul. Faceți clic pe butonul Descărcare din partea dreaptă a ecranului. Apoi puteți modifica factura folosind informațiile de mai jos "Metoda a doua: Crearea unei facturi dintr-o foaie de calcul tabelă" și salvați-o.

De asemenea, puteți accesa șabloanele de factură pentru Microsoft Word și Excel direct pe site-ul web Microsoft la https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoicesex=1. Asigurați-vă că ați selectat o factură pentru versiunea corespunzătoare a cuvântului dvs.

Metoda 2
Crearea unei facturi dintr-o foaie de lucru albă

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 4

Alegeți o dimensiune a facturii. Odată ce ați ales o dimensiune a hârtiei după cum este descris mai jos, veți vedea un set de linii punctate.

În Excel 2003, selectați Page Setup din meniul File. Apoi selectați o dimensiune a hârtiei din lista derulantă Dimensiune hârtie în secțiunea Pagină din fereastra Page Setup.
În Excel 2007 și 2010, faceți clic pe fila Layout pagină, apoi faceți clic pe Dimensiune și selectați dimensiunea hârtiei.

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 5

Creați un nou titlu de factură. Titlul dvs. trebuie să includă următoarele informații:

Numele companiei tale. Ar trebui să fie scrise cu același font și dimensiune ca cele utilizate în alte materiale din compania dvs.
Cuvântul „factură“ sau o descriere care arată ce fel de acel proiect de lege, ca „citat“ dacă citând prețurile pentru serviciile lor unui client în loc de încărcare un serviciu
Data facturii.
Numărul facturii. Puteți utiliza atât un sistem global de numerotare pentru toți clienții, cât și o numerotare individuală pentru fiecare dintre ei. Dacă alegeți să utilizați un număr pentru fiecare client, puteți include numele clientului sau un formular pentru acel număr din factură, cum ar fi "Westwood1".

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 6

Introduceți adresele expeditorului și destinatarului. Aceste informații trebuie să apară lângă partea de sus a facturii, informațiile dvs. de deasupra informațiilor despre clienți.

Informațiile dvs. de contact trebuie să includă numele dvs. sau numele persoanei pe care o veți primi în numele dvs., adresa companiei, telefonul, faxul și adresa de e-mail.
Informațiile clienților dvs. trebuie să includă numele companiei, numele persoanei care va plăti factura și adresa clientului. Puteți include, de asemenea, telefonul, faxul și e-mailul clientului.
Puteți defini informații despre clienți într-o foaie de lucru separată Excel și utilizați funcția Excel VLOOKUP din foaia de lucru pentru facturare pentru a căuta anumite informații despre clienți.

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 7

Introduceți informațiile de facturare. Puteți utiliza o coloană pentru o descriere rapidă a produsului sau a serviciului, o coloană pentru cantitate, una pentru prețul sau rata unitară și o coloană calculată care arată prețul total pentru cantitatea achiziționată a articolului respectiv.

Dacă aveți o selecție fixă de produse sau servicii, puteți defini această listă într-o foaie de calcul separată și puteți utiliza funcția VLOOKUP pentru a căuta aceste informații și a evita să reintroduceți totul.

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 8

Afișați valoarea totală a contului. Această valoare trebuie să apară sub coloana calculată cu taxe individuale și poate fi generată cu ajutorul funcției Excel SUM.

Dacă încărcați taxele de vânzare sau de alte taxe, ar trebui să arate o subtotală detaliată a taxelor și valoarea acestor impozite și taxe sub acest subtotală, și apoi factura finală sub acestea. În cazul impozitelor bazate pe procente, trebuie să includeți rata procentuală pentru consultarea clientului.

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 9

Includeți termenele limită de plată. Ele pot apărea deasupra sau dedesubtul informațiilor de facturare. Cele mai frecvente termeni de plată sunt "Împrumut la termen", "Datorită termenului de 14 zile", "Datorită termenului de 30 de zile" sau "Datorită termenului de 60 de zile".

Puteți, de asemenea, să doriți să includeți o notă în partea inferioară a facturii indicând metode de plată acceptate, informații generale sau chiar vă mulțumesc clientului pentru că ați făcut achiziții cu dvs.

Imaginea intitulată Efectuați o factură pe Excel Pasul 10

Salvați factura. Ar trebui să salvați factura cu un nume care are sens. Trebuie să includă numele companiei și tipul de factură și poate include și numărul facturii și numele clientului.

sfaturi

Dacă alegeți să păstrați informații despre clienți sau informații despre produsul dvs. într-o foaie de lucru separată și să le conecteze cu funcția VLOOKUP, poate doriți să includă VLOOKUP într-o declarație funcție dacă pentru a preveni afișarea „N / A“, în câmpurile de căutare atunci când câmpurile afișate nu au nicio informație.
Odată ce ați salvat un registru de lucru pe factură, puteți utiliza acest dosar ca șablon pentru a crea noi facturi folosind opțiunea "Noi de la existente". De asemenea, puteți salva registrul de lucru în format .xlt sau .xltx pentru a fi utilizat ca șablon.
O altă modalitate de a afișa titlul facturii, informațiile despre expeditor și termenii de plată este să le plasați într-un document Word și să păstrați numai adresa destinatarului și informațiile de facturare din Excel. Apoi, puteți insera un link din foaia de calcul în documentul dvs. Word. Ori de câte ori actualizați informațiile de facturare din foaia de lucru, faceți clic dreapta pe foaia de lucru încorporată din documentul Word și alegeți "Update Link" pentru a vedea că modificările apar și în Word.