Cum să vă controlați conturile în Microsoft Excel

Multe companii utilizează Microsoft Excel pentru a controla cheltuielile departamentelor sau ale companiei în general. Întrucât Excel este acum adesea asociat cu computerele personale care utilizează sistemul de operare Windows, dacă aveți Excel pe computerul de acasă, îl puteți folosi pentru a vă controla conturile. Un număr de șabloane sunt disponibile pentru a urmări cheltuielile dvs. de pe site-ul web Microsoft și alte site-uri, iar versiunile recente ale programului Excel includ un șablon pentru a urmări conturile dvs. printre șabloanele preinstalate. De asemenea, vă puteți configura propriul foaie de lucru pentru a vă controla conturile în Excel. Ele urmează instrucțiunile pentru ambele abordări.

conținut

Pași
Metoda 1lucrul cu un șablon excel
Metoda 2crearea foii de lucru pentru controlul propriilor cheltuieli
Sfaturi

pași

Metoda 1
Lucrul cu un șablon Excel

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 1

Selectați un șablon preinstalat. Versiunile recente ale programului Excel includ un șablon pentru controlul cheltuielilor personale, împreună cu șabloanele pentru aplicațiile comerciale comune. Puteți accesa aceste șabloane și le puteți folosi pentru a vă controla conturile în Excel.

În Excel 2003, selectați "New" din meniul "File". Selectați "On My Computer" în panoul de activități "New Workbook" pentru a afișa caseta de dialog "Șabloane".
În Excel 2007, selectați "New" din meniul "File". Se afișează caseta de dialog "New Workbook". Selectați "Șabloane instalate" din meniul "Șabloane" din panoul din partea stângă. Selectați "Bugetul lunar personal" din "Șabloanele instalate" din panoul central și dați clic pe "Creați".
În Excel 2010, faceți clic pe fila "Fișier", apoi selectați "Nou" din meniul "Fișier". Selectați „Șabloane de propoziții (șabloanele eșantion)“ în partea superioară a panoului „Modele disponibile (disponibil șabloane)“, apoi selectați „Buget lunar Personal (Personal Buget lunar)“ în modelele de eșantionare a ecranului și faceți clic pe „Create (Creare) . "

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 2

Alegeți un șablon online. Dacă șablonul de buget personal care este preinstalat cu Microsoft Excel nu funcționează pentru a urmări cheltuielile dvs., puteți selecta un șablon online. Puteți să descărcați un șablon de pe un site terță parte sau să utilizați Excel pentru a vă conecta la Microsoft Office Online.

Pentru Excel 2003, puteți selecta un șablon corespunzător din Biblioteca online Microsoft Office la https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Puteți găsi, de asemenea, șabloanele destinate versiunilor mai vechi ale Excel aici).
În Excel 2007, selectați "Bugete" din secțiunea Microsoft Office Online din caseta de dialog "New Workbook". Trebuie să aveți o conexiune Internet activă pentru a vă conecta la Biblioteca de șabloane online Office.
În Excel 2010, selectați "Bugete" din secțiunea Office.com din panoul Șabloane disponibile. Trebuie să aveți o conexiune Internet activă pentru a vă conecta la Biblioteca de șabloane online Office.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 3

Introduceți informațiile dvs. în celulele corespunzătoare. Informațiile exacte depind de modelul de foaie de calcul pe care îl utilizați.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 4

Salvați foaia de calcul. Puteți utiliza numele șablonului furnizat în foaia dvs. de calcul sau îl puteți schimba în ceva mai semnificativ. Adăugarea numelui și anului la numele fișierului existent ar trebui să fie suficientă.

Metoda 2
Crearea foii de lucru pentru controlul propriilor cheltuieli

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 5

Deschide Excel.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 6

Introduceți un nume pentru foaia de lucru din celula A1. Utilizați un nume semnificativ, cum ar fi "Bugetul personal", "Controlul cheltuielilor personale" sau ceva similar. (Ștergeți ghilimelele când introduceți numele - acestea sunt folosite aici numai pentru a arăta că numele sunt exemple.)

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 7

Introduceți rubricile coloanelor în rândul 2. titlurile sugerate și ordinea sunt „date“, „Beneficiar Categoria“ (sau „cu plată A“), „Note“, „Cheltuieli“, „venituri“ (sau „venituri“ sau „Depozit“) și „Balance“. Introduceți aceste rubrici în celulele A2 până la G2 - este posibil să fie necesar să ajustați lățimea coloanelor pentru a se potrivi lungimea coloanelor lungi sau intrările lor.

Odată ce ați configurat foi de calcul și coloane, utilizați caracteristica "Congelați panourile" pentru a păstra aceste rubrici în partea superioară a ecranului în timp ce treceți prin intrări. Freeze Panes este localizat în meniul "View" în Excel 2003 și în versiunile anterioare și în grupul "Window" din meniul "View" în Excel 2007 și 2010.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 8

Introduceți primul element de cheltuială în celulele din Linia 3.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 9

Introduceți formula de echilibru în celula G3. Deoarece aceasta este prima intrare în balanță, aceasta va fi determinată prin luarea diferenței dintre cheltuială și venit. Modul în care configurați acest lucru depinde de faptul dacă doriți să vedeți cheltuielile sau banii disponibili.

Dacă setați o foaie de calcul pentru a arăta în principal cheltuielile lor, cu formula de echilibru ar fi = E3-F3, în cazul în care E3 este celula care reprezintă cheltuiala și F3 este celula care reprezintă rețeta. Formularea formularelor în acest mod va face ca cheltuielile dvs. totale să fie un număr pozitiv, ceea ce va fi mai ușor de înțeles.
Dacă configurați foaia de calcul pentru a păstra o filă care să vă rostogolească banii, formula de echilibru ar fi = F3-E3. Configurarea în acest fel a foii de lucru va arăta echilibrul ca fiind pozitiv atunci când fluxul de numerar depășește cheltuielile dvs. și negativ atunci când aveți mai multe cheltuieli decât veniturile.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 10

Introduceți al doilea element de cheltuială în celulele din Linia 4.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 11

Introduceți formula de echilibru în celula G4. Întrucât al doilea și ulterior intrările vor menține un sold de funcționare, trebuie să adăugați rezultatul diferenței dintre cheltuieli și venituri la suma soldului pentru intrarea anterioară.

Dacă setați o foaie de calcul pentru a arăta în principal cheltuielile lor, cu formula echilibrului ar fi = G3 + (E4-F4), în cazul în care G3 este celula care reprezintă soldul anterior, E4 este celula care reprezinta cheltuiala si F4 este celula care reprezintă rețeta .
Dacă configurați foaia de lucru pentru a păstra o filă care să vă rostogolească banii, formula de echilibru ar fi = G3 + (F4-E4).
Parantezele din jurul celulelor care reprezintă diferența dintre cheltuieli și venituri nu sunt necesare - ele sunt incluse doar pentru a face conceptul formulării puțin mai clar.
Dacă doriți să păstrați celula cu soldul gol până când a fost făcut intrarea completă, puteți utiliza o instrucțiune IF în formula, astfel încât, dacă nu a fost introdusă o dată, soldul celulei nu afișează o valoare. Formula pentru acest lucru, pentru a doua intrare ar fi = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) dacă sunteți de echitatie foaia de calcul pentru a urmări cheltuielile, și = IF (A4 = "", "" , G3 + (F4-E4)) dacă setați foaia de lucru pentru a afișa banii la îndemână. (Puteți omite paranteze în jurul celulelor care reprezintă cheltuielile și veniturile, dar nu și setul exterior de paranteze.)

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 12

Copiați formula din balanță în celelalte celule din coloana G (coloana Sold). Faceți clic dreapta pe celula G3 și selectați "Copiere" din meniul pop-up - apoi trageți pentru a selecta celulele de sub ea în coloană. Faceți clic pe butonul din dreapta în celulele selectate și selectați „Paste (Paste)“ din meniul pop-up pentru a lipi formula în celulele selectate. (În Excel 2010, pentru a alege „Paste“ sau „Formule Paste (Paste Formule)“ din meniul pop-up.) Formula se va actualiza automat trimiterile de celule pentru a indica referințe de cheltuieli, venituri și de timp (dacă este utilizat) în rândul curent și în linia de referință a balansului deasupra rândului curent.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 13

Salvați foaia de lucru. Oferiți foaie de lucru un nume semnificativ, cum ar fi "Expense.xls" sau "Expense.xls". Ca în cazul unei foi de lucru pentru bugetul bazat pe șabloane, este posibil să doriți să includeți numele și anul dvs. în numele fișierului. (Din nou, rețineți că ghilimele sunt folosite numai pentru a arăta numele eșantioanelor și nu ar trebui să fie tipărite, dar nu introduceți sufixul fișierului - Excel vă oferă acest lucru.)

Excel 2003 sau anterioară salvează fișierele de foi de calcul în vechiul format "xls", în timp ce Excel 2007 și 2010 le salvează în ultimul format XML, "xlsx", dar pot, de asemenea, să citească și să salveze foi de calcul în format "xls “. Dacă aveți mai multe computere și doriți să păstrați această foaie de lucru în toate, utilizați formatul mai vechi dacă oricare dintre computerele dumneavoastră are Excel 2003 sau o versiune anterioară în acestea și cel mai recent format dacă toate computerele au cel puțin Excel 2007.

sfaturi

Utilizatorul "Autocompleți" în categoriile de cheltuieli și venituri pentru a asigura ortografie consistentă.
Pentru a distinge conturile plătite de cheltuielile neplătite, dar cu plată anticipată, puteți face textul îndrăzneț sau puteți schimba culoarea pentru conturile plătite sau puteți utiliza umbre de celule.
Pentru a evita modificarea accidentală a antetului unei coloane sau formulare, este posibil să doriți să protejați celulele de modificări. Selectați celulele pe care doriți să le modificați (data, categoria beneficiarului, cheltuielile, veniturile și sumele nota) și deblocați acele celule, apoi aplicați protecția în cadrul foii de lucru.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit