Cum se scrie un e-mail pentru serviciul de consum

Un e-mail eficient pentru consumatori răspunde întrebării sale sau rezolvă problema în cel mai scurt timp. Acest lucru menține costurile în jos cu departamentul și ajută la asigurarea loialității clienților. În plus, e-mailul eficient vă permite ca repetitorii dvs. să aibă mai mult timp să se concentreze asupra altor clienți, ceea ce îmbunătățește timpul de răspuns pentru aceștia. Următorul este un ghid despre cum să scrieți un e-mail de tip.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 1

Răspundeți la e-mail cât mai curând posibil.

Clienții se așteaptă ca problemele lor să fie rezolvate rapid.
Nu așteptați mai mult de o zi lucrătoare pentru a răspunde la e-mail.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail cu serviciul pentru clienți Pasul 2

Utilizați o linie informativă.

Includeți o scurtă descriere a subiectului în câmpul corespunzător. Ar trebui să fie suficient să informați clientul cu privire la exact ce este vorba despre e-mail, fără a fi prea extinse.
De exemplu, dacă clientul a trimis un e-mail cu titlul "problemă", ar fi util să schimbați titlul la ceva similar cu "Instrucțiuni pentru descărcarea programului ABC cu sistemul de operare XYZ".
O linie informativă va ajuta clientul să evalueze prioritatea e-mail-ului și să știe că nu este spam.
Evitați să lăsați toate literele majuscule și să minimalizați utilizarea punctelor de exclamare. Aceste obiceiuri indică spam și nimic profesional.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 3

Păstrați un e-mail personal.

Utilizați numele clientului.
Alegeți un salut care se potrivește cu clientul. De exemplu, André Carvalho, medic, ar trebui să fie numit "Dr. Carvalho".
Dacă nu știți ce este împlinirea preferată a unui client, atunci "Dl Carvalho", "Doamna Rabbit" sau ceva asemănător ar trebui să fie folosit.
Un e-mail personal conectează mai mult clientul decât unul generic.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail cu serviciul pentru clienți Pasul 4

Utilizați tonul corespunzător.

Un ton politicos și profesional este potrivit pentru majoritatea clienților.
Primul paragraf din e-mail ar trebui să mulțumească clientului pentru e-mailul său și un rezumat al lui. Cu alte cuvinte, mulțumim clientului și oferim un scurt răspuns, cum ar fi "Da, programul ABC este compatibil cu sistemul XYZ".

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Etapa 5

Oferiți instrucțiuni concise clientului dvs.

Ar trebui să rămână în corpul principal al e-mailului.
Luați în considerare nivelul de calificare al clientului în raport cu subiectul.
Oferiți instrucțiuni ușor de înțeles pe care o persoană obișnuită le poate înțelege.
Utilizați numere sau puncte pentru a separa fiecare pas necesar clientului pentru a obține rezultatul dorit.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 6

Furnizați informații suplimentare privind asistența clienților.

Includeți un ultim paragraf care oferă mai multe informații de contact clientului dacă au mai multe probleme.
Exemplele includ informarea clientului că poate răspunde direct la e-mailul său cu probleme viitoare, un cont de e-mail general sau un număr de telefon.
Furnizați un link către întrebări frecvente sau alte sfaturi utile pentru consumator.
Indicați disponibilitatea personalului de asistență.
Furnizați un număr de urmărire, dacă este cazul, astfel încât clientul să poată verifica în viitor orice alte întrebări.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 7

Completați e-mailul.

Vă mulțumim din nou pentru comunicarea dvs. și pentru utilizarea produsului sau serviciului dvs.
Furnizați-vă numele. De exemplu, încheiați cu "Cu stimă, José Martins".

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 8

Revedeți e-mailul.

Utilizați un instrument de ortografie.
Citiți e-mailul și verificați erorile gramaticale.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 9

Trimiteți e-mailul clientului.

sfaturi

Nu utilizați un e-mail pentru consumatori pentru a trimite oferte sau promoții după ce v-au contactat pentru servicii pentru consumatori. Acest lucru poate fi interpretat ca spam de către client și îi distorsionează relația cu compania sa.
Un e-mail care conține insulte sau alte limbi agresive te poate face supărat. Așteptați un pic pentru a răspunde la aceste e-mailuri, pentru a evita încasarea clienților.