Cum se scrie un e-mail trimis

E-mailul este o parte importantă a vieții personale și profesionale. Cu toate acestea, uneori oamenii ignoră eticheta atunci când utilizează dispozitive electronice. Puteți afla cum să scrieți un e-mail transmis în mod profesionist și succint, care vă va ajuta să comunicați mai bine cu clienții, colegii și prietenii.

conținut

Pași
Partea 1citirea e-mailurilor
Partea 2auz
Partea 3reguli pentru răspunsurile prin e-mail
Partea 4revizuirea răspunsurilor
Partea 5restricții la e-mailuri
Materiale necesare
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Citirea e-mailurilor

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 1

Citiți cu atenție toate e-mailurile înainte de a răspunde. În nici o situație nu trebuie să răspundeți la prima întrebare fără a le citi pe ceilalți.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 2

Evaluați tonul e-mailului. Dacă aveți un ton formal, răspundeți formal.

Încercați să dați oamenilor beneficiul îndoielii dacă întâlniți un e-mail care pare agresiv sau nepoliticos. Este mult mai greu să exprimi emoțiile într-un e-mail decât într-un apel.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 3

Notați data și ora la care a fost trimis e-mailul. Încercați să răspundeți la toate e-mailurile importante în decurs de 24 de ore.

Utilizați opțiunile de apelare din programul dvs. de e-mail pentru a le organiza în ordinea priorității în căsuța de e-mail.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 4

Citiți e-mailul a doua oară înainte de a răspunde. Pentru e-mailuri mai confuze, citiți de 3 sau 4 ori.

Dacă e-mailul este confuz și puteți apela persoana, ridicați telefonul și discutați cu persoana respectivă. Din când în când, o scurtă legătură poate împiedica denaturarea răspunsurilor de e-mail.

Partea 2
auz

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 5

Fiți atenți la cine este copiat în e-mail. Trebuie să răspundeți tuturor, luând în considerare managerii și alte departamente care vor vedea e-mailul.

Cu cât mai mulți oameni sunt copiați în e-mail, cu atât mai atenți ar trebui să răspundeți. Dacă ați fost copiat pe linia cc, cel mai probabil nu trebuie să răspundeți.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 6

Rămâi vigilent cu toate e-mailurile profesionale. Daca nu ai intimitate cu persoana si este scris despre chestiuni private nu au legătură cu locul de muncă, utilizează felicitări, felicitări și semnătura.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 7

Nu răspundeți tuturor dacă informația nu se referă la alte persoane. De exemplu, dacă șeful tău trimite un e-mail tuturor angajaților, dar ai o întrebare despre o anumită problemă, răspunde doar la ea.

Partea 3
Reguli pentru răspunsurile prin e-mail

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 8

Modificați subiectul E-mail dacă se va referi la mai multe lucruri. Persoana va fi mai ușor să înțeleagă importanța și să o găsească mai târziu.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 9

Eliminați toate formatele. Oamenii văd e-mail pe tablete, telefoane inteligente și alte dispozitive care nu se ocupă întotdeauna de deciziile de formatare. Eliminați literele italice, literele aldine și nu scrieți niciodată totul cu majuscule.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 10

Porniți-vă e-mailul cu un salut. Poate fi formală, ca "Dragă domnule Oliveira:" sau informală, precum "Hello Peter:".

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 11

Mulțumim persoanei pentru e-mail, dacă este utilă, creativă sau providențială. O mică lingușire poate ajuta foarte mult. Fii discret.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 12

Răspundeți mai întâi la întrebările relevante. Orice lucru inclus în primul paragraf va avea un accent mai mare.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 13

Aflați cum să răspundeți la un e-mail cu mai multe întrebări. Dacă există mai mult de 3 probleme, copiați-le și lipiți-le în răspunsul dvs. Apoi răspundeți-le sub fiecare dintre ele.

Puteți pune o linie sau un punct sub întrebarea pentru a indica răspunsul dvs. Unii utilizatori utilizează fonturi în culori diferite, dar este posibil ca acestea să nu fie vizibile pe toate dispozitivele.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 14

Adăugați un salut la sfârșit. La fel ca în conformitate, fie formal, fie în "Sincer" sau informal ca în "Voi vorbi cu tine".

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 15

Adăugați o semnătură sub rămas-bun. Multe programe de e-mail au semnături automate, în timp ce unele necesită introducerea lor manuală.

Partea 4
Revizuirea răspunsurilor

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 16

Verificați ortografia tuturor răspunsurilor prin e-mail.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 17

Eliminați informațiile de la ceilalți. E-mailul este o scurtă formă de comunicare și ar trebui să aibă întotdeauna doar câteva paragrafe, cu excepția cazului în care este un raport.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 18

Evaluați-vă e-mailul înainte de a-l trimite. Gândiți-vă la aceasta ca pe o versiune profesională care va fi salvată și nu ca un document de unică folosință. Multe e-mailuri personale și profesionale sunt stocate pe o perioadă nedeterminată.

Partea 5
Restricții la e-mailuri

Imagine intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 19

Evitați utilizarea sarcasmului în e-mailuri. Acest lucru nu semnalează, de obicei, bună dispoziție.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 20

Evitați criticile prin e-mail. Utilizați un telefon sau o întâlnire pentru a discuta problemele personale cu cineva.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail de urmărire Pasul 21

Evitați, cu orice preț, trimiterea de e-mailuri personale utilizând contul companiei. Ele sunt de obicei monitorizate și pot fi un pretext pentru o concediere.