Cum să scrieți un e-mail serviciului clienți

În multe situații diferite, clienții pot avea nevoie să comunice cu companii sau producători cu care au făcut afaceri. Dar când vine momentul să trimiteți un e-mail la Serviciul Clienți, unele persoane pot "închide". Întrebările apar frecvent în legătură cu modul de a scrie aceste comunicate într-un e-mail, deoarece acestea au fost, în general, făcute pe hârtie, și ce fel de convenții și protocoale sunt cel mai frecvent aplicate la o cerere de Customer Service. Deși acest lucru este diferit în fiecare regiune și cultură din industrie, există câteva linii directoare comune pentru a vă asigura că e-mailurile către Consumer Care sunt eficiente. Iată câteva dintre cele mai eficiente linii directoare pentru cei care s-au ocupat anterior de această sarcină.

conținut

Pași
Scrierea e-mailului la serviciul clienți

pași

Scrierea e-mailului la Serviciul Clienți

Imagine intitulată Scrieți un e-mail serviciului pentru clienți Pasul 1

Verificați site-ul Web. Asigurați-vă că compania nu vă mai răspundea la problema sau la preocuparea dvs. înainte de a trimite un e-mail individual. Acest lucru economisește timp și eforturi ale tuturor, și este, de obicei, ceva ce societatea în cauză, datorită mult, prevenind timpul de deșeuri cu ceva adresat deja pe site.

Când navigați pe site, căutați cele mai eficiente canale de comunicare. unul dintre ele poate sau nu poate fi e-mail, deci respectați acest lucru și contactați compania într-un alt mod. Multe companii oferă suport telefonic sau alte opțiuni de asistență în timp real sau alte modalități de servicii pentru clienți, cum ar fi mesageria vocală.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail serviciului pentru clienți Pasul 2

Căutați instrumente specifice pe Internet. Multe companii oferă instrumente individuale de e-mail pentru probleme cum ar fi urmărirea, returnarea sau suportul pentru produse. Poate fi mult mai practic să utilizați aceste instrumente decât să trimiteți un e-mail în căsuța poștală a unei companii. În plus, ignorarea acestor materiale furnizate poate cauza ca e-mailul adresat Serviciului Clienți să dureze mai mult timp pentru a răspunde.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail serviciului pentru clienți Pasul 3

Includeți informațiile de identificare din e-mail la Serviciul Clienți. Compania va trebui să știe ce produse sau servicii ați achiziționat, precum și data achiziției și "cronologia" problemelor. De asemenea, acestea pot solicita informații despre locul în care locuiți, cantitatea de articole achiziționate și alte date. Asigurați-vă că toate acestea sunt în e-mail.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail serviciului pentru clienți Pasul 4

Utilizați un ton adecvat. Unii experți subliniază faptul că e-mailurile adresate asistenței clienților, care sunt scrise fără educație sau atenție, pot fi ignorate sau chiar ineficiente. Încercați să păstrați un stil de scriere care arată un nivel bun de educație și cunoștințe, evitând în același timp declarațiile inutile.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail serviciului pentru clienți Pasul 5

Cereți concesii direct. Mulți oameni care au scris scrisori adresate Serviciului Clienți sunt de acord că este mai bine să fii cinstit decât să te aștepți de la o companie. Societatea poate sau nu de acord cu cererile lor, dar asigurați-vă că ați făcut în mod clar această declarație va ajuta reprezentanții clienților să înțeleagă perspectiva lor și în cazul în care sunt poziționate în ceea ce privește rezoluția la orice probleme cu produsul sau o altă preocupare client service.

Aflați mai multe despre politica companiei. Atunci când plasați comenzi, puteți căuta mai întâi pentru a vedea care comenzi sunt cel mai probabil să fie bine recepționate. Depinde de dvs. să decideți cum să abordați problema dvs. Serviciului Clienți, dar înțelegerea poziției companiei va ajuta la eficientizarea comunicațiilor.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit