Cum să vă administrați e-mailurile cu regulile Microsoft Outlook

Suna simplu. Dar este? Faceți pașii potriviți? Există o modalitate de a vă gestiona e-mailurile utilizând Microsoft Outlook Mail Folders, dar nu este întotdeauna evident cum să faceți acest lucru în modul cel mai eficient.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 1

Identificați persoane sau grupuri de persoane de la care primiți frecvent e-mail.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 2

Identificați indivizii sau grupurile de persoane cărora le trimiteți frecvent prin e-mail.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 3

În Outlook Mail, sub Acțiuni, Reguli și Alerte, creați reguli noi pentru fiecare persoană sau grup pe care le primiți frecvent e-mail și direcționați aceste e-mailuri către o anumită parte a folderului Inbox.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 4

Determinați când doriți ca A) să fie avertizat când primiți un mesaj special de la acest individ sau grup și / sau B) este marcat ca citit imediat. Vedeți celelalte opțiuni și acțiuni pentru a vedea dacă pot ajuta. .

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 5

Creați reguli noi pentru fiecare grup sau persoană pe care o trimiteți în mod frecvent prin e-mail și direcționați-le spre a fi mutate ca o copie a e-mailului pe care îl trimiteți la un anumit dosar din dosarul Trimise..

Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 6

Pe baza priorității, decideți când și în ce ordine doriți să opriți aplicarea regulii. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați cu reguli care se ocupă cu e-mailurile pe care le faceți trimite- în caz contrar, veți salva mai multe copii ale aceluiași mesaj.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 7

Au o regulă de expediere sub toate regulile de expediere, numită "Oprire procesare". Această regulă va prelua e-mailuri care nu au fost plasate în subfoldere individuale.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 8

Din când în când, evaluează e-mailurile trimise în dosarul "Trimise" și care nu sunt mutate într-un alt subfolder. Numărul de mesaje din trimis poate indica momentul în care trebuie să creați noi subcategorii pentru e-mailurile trimise.

Gestionați e-mailurile utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 9

Din când în când, evaluează e-mailurile "Inbox" care sunt trimise în dosarul "Inbox" și nu sunt mutate într-o altă subcategorie. Numărul de mesaje din Mesaje primite Puteți spune când este timpul să creați noi subcategorii pentru e-mailurile primite.

sfaturi

Pentru dosarele pe care le creați pentru e-mailuri trimis, trebuie să reglați vizualizarea (faceți clic dreapta pe ordinea de previzualizare / sortare a dosarului, Personalizați vizualizarea curentă, câmpurile ...) pentru a elimina câmpurile de și primit și adăugați câmpurile la și trimis.
De exemplu, e-mailurile publicitare pot fi interesante la sosire, dar în curând pierd relevanță și pot fi eliminate. Anunțurile băncilor și chitanțele pot fi salvate mai mult timp.
Ceva important pentru organizarea de mesaje de poștă electronică precum Microsoft Outlook este să învățați cum să creați categorii de e-mail și să le acordați prioritate - ca și cum ar fi tăiat "grădina dvs. de e-mail" - pentru a putea beneficia de "inflorirea" primite.
Când e-mailurile trimis și primit sunt clasificate, este mai ușor să vedem unde se întâmplă "creșterea" e-mailurilor, să se decidă unde să se prindă și să se creeze noi ramuri.
Ați putea dori, de asemenea, să adăugați alte câmpuri utile pentru vizualizarea dosarului. dimensiune vă va permite să vizualizați și să organizați după mărimea mesajului. Poate doriți să încărcați folderele prin e-mailuri mai mari, gestionându-le în afara e-mailului (de exemplu, salvați fișiere atașate importante sau salvați un e-mail întreg în afara Outlook).
Luați în considerare modificarea proprietăților folderului pentru a afișa "Numărul total de elemente necitite", mai ales dacă primiți deja alerte pentru primirea unor mesaje noi importante.
Dacă aveți nevoie de ajutor cu spam în Outlook, utilizați programul Spambayes, ușor de utilizat, mic și gratuit.

avertismente

Când numărul de mesaje dintr-un dosar este aproape de un anumit număr (50 - 100 - 200?), Este timpul să evaluăm dacă este necesară curățarea sau subcategorizarea dosarului.
Ar trebui să utilizați versiunea dvs. de domiciliu a Outlook ca test înainte de a crea reguli Outlook pentru e-mail și înainte de a face orice modificări în versiunea dvs. de lucru Outlook (sau invers, în funcție de ceea ce acordați prioritate).