Cum se face o foaie de calcul

Foile de calcul sunt un instrument esențial pentru companii, deoarece acestea creează grafice bine organizate. Cele mai multe programe de calcul tabelar pot folosi formule matematice pentru a crea vederi exacte ale informațiilor financiare. Urmați acești pași pentru a crea o foaie de calcul ușor de citit și ușor de utilizat.

conținut

Pași
Partea 1programe de calcul tabelar
Partea 2fișe de date de lucru
Partea 3configurarea foii de lucru
Partea 4formatarea foilor
Partea 5formule de bază pentru foi de calcul
Sfaturi
Materiale necesare

pași

Partea 1
programe de calcul tabelar

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul Pasul 1

Există mai multe opțiuni populare de programe de calcul tabelar. Alegeți unul dintre următoarele programe, pe baza computerului și a accesului la Internet.

Utilizați programul Microsoft Office Excel. Acesta este programul cel mai frecvent utilizat de companiile care cumpără o licență pentru toate computerele din biroul lor. Este ușor de folosit și există multe sfaturi utile pentru utilizarea lui disponibile pe Internet.
Descărcați Apache Open Office. Acesta este programul de calcul tabelar open source bazat, în multe feluri, în Microsoft Excel. Multe dintre tutorialele Excel vă pot ajuta să utilizați Open Office Calc. Programul este gratuit pentru uz personal.
Utilizați programul Google Docs / Drive spreadsheet. Dacă doriți să accesați cloud-ul pentru foaia de calcul sau mai mulți utilizatori pot să-l editeze, aceasta este cea mai bună alegere. Acesta este un serviciu gratuit asociat contului tău Google. Accesați Google.com/Drive
Utilizați programul iWork al Apple. Programul de calcul tabelar este numit "Numere". Este posibil să nu fie un program de calcul tabelar la fel de puternic ca și ceilalți, dar va funcționa pentru majoritatea oamenilor care îl folosesc pentru uz personal.

Partea 2
Fișe de date de lucru

Imaginea intitulată Faceți o foaie de calcul 2

Identificați motivul pentru o foaie de lucru. Acest lucru poate fi orice de la finanțe, cum ar fi un buget, la un stoc sau de urmărire a unui loc de muncă completat. Succesul foii de calcul va depinde de cât de clar și de util este.

Dacă trebuie să creați o foaie de calcul despre ceva nou pentru dvs., puteți căuta, de asemenea, un șablon Excel pentru subiectul dvs. pe Internet. De asemenea, puteți privi în meniul "Fișier" și puteți vedea dacă există o opțiune "Șablon".

Imaginea intitulată Creați o foaie de calcul. Pasul 3

Lăsați datele gata de intrare. Este posibil să trebuiască să colectați chitanțe, registre și alte informații de pe birou pentru a vă completa foaia de calcul.

Partea 3
Configurarea foii de lucru

Imaginea intitulată Creați o foaie de calcul Pasul 4

Deschideți o nouă foaie de lucru. Faceți clic pe "Nou" sau "Creați" în majoritatea programelor.

Dacă vedeți necesitatea unei secțiuni de descriere, puteți lăsa mai multe linii de spațiu sub titlul pentru alte zone descriptive.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul Pasul 5

Plasați un titlu pentru foaia de lucru pe primul rând al foii de lucru, începând de la linia A1. Puteți reveni mai târziu pentru a formata acest lucru și pentru a îmbina celulele.

Imaginea intitulată Creați o foaie de calcul Step 6

Alegeți anteturile dvs. în partea de sus a fiecărei coloane. Asigurați-vă că sunteți corecți și folosiți bunul simț, astfel încât să nu confundați cititorul.

Încercați să listați valorile pe care doriți să le urmăriți după ce ați colectat datele și înainte de a le introduce în foaia de lucru. Puteți alege anteturi cum ar fi data, produsul, cheltuiala, costul, costul bugetat, economiile, discountul sau vânzătorul.
Asigurați-vă că coloana din partea stângă identifică elementul rând pe care îl veți folosi pentru a separa și completa dosarul de lucru. Acesta este modul în care veți rupe foaia de calcul în linii care au sens.
De exemplu, dacă faceți un buget, puteți include categoria de cheltuieli în coloana din stânga. Puteți obține apoi informații despre costurile de intrare în celelalte coloane sau informații lunare. Dacă urmăriți vânzările reprezentanților de vânzări, puteți pune în coloana din stânga "Rep Name Rep".

Imaginea intitulată Creați o foaie de calcul Pasul 7

Adăugați o coloană "Total" la sfârșitul rândurilor și / sau la sfârșitul coloanelor.

Dacă vă calculați cheltuielile totale pentru o lună, puteți prefera o linie numită "Total" sub foaia de lucru în care puteți adăuga elemente în coloane. Dacă adăugați contribuții de repetări de vânzări, puteți plasa o coloană la sfârșitul celorlalte coloane, ceea ce va duce la vânzări totale.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul Step 8

Introduceți datele, line-line, în foaia de calcul. Lăsați coloana Totală complet pentru moment.

Partea 4
Formatarea foilor

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul Pasul 9

Formați-vă antetele astfel încât acestea să fie mai ușor de citit. Evidențiați întreaga primă linie. Alegeți "Font" sau "Formatare" și faceți clic pe "Bold" pentru a face ca rubricile să fie mai mari.

Evidențiați-vă titlul. Alegeți o dimensiune a fontului și formatare, cum ar fi bold sau italic, pentru a face titlul să iasă în evidență.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul tabelară Pasul 10

Aliniați-vă datele. Selectați toate celulele din foaia dvs. de lucru. Faceți clic pe butonul de aliniere din dreapta pentru a plasa datele în partea dreaptă a celulei.

De asemenea, puteți să o aliniați la centru sau la stânga. Alinierea la dreapta este cea mai frecvent utilizată în foi de calcul.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul 11

Accesați meniul Fișier și alegeți "Setare pagină."Faceți clic pe" Peisaj "dacă foaia dvs. de calcul este mare și păstrați-o în" Profil "dacă foaia dvs. de calcul este ridicată. Acest lucru va permite cititorului dvs. să vadă mai multe pe o pagină.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul tabelar 12

Selectați toate datele din foaia de calcul. Dați clic pe "Format" și alegeți "Celule".

Alegeți fila "Număr" pentru a identifica unele celule, cum ar fi cele care conțin date, numere sau valute. Formați celulele pentru tipul "număr" dacă doriți să includeți formule matematice în foaia de calcul.
Derulați fiecare filă pentru a schimba margini, umplere, umbră, font și multe altele. Încercați diferitele opțiuni pentru a afla cum să îmbunătățiți aspectul foii de lucru.

Partea 5
Formule de bază pentru foi de calcul

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul tabelar 13

Reveniți la coloana "Totaluri" după ce ați terminat formatarea celulelor ca "numere"."

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul 14

Faceți clic pe celula în care doriți să puneți un total de date colectate pe care le-ați introdus deja.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul Pasul 15

Introduceți un semn egal pentru a indica faptul că doriți să începeți o funcție.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul 16

Alegeți din lista de ecuații pe care doriți să o efectuați, cum ar fi suma (pentru adăugare sau scădere) sau multiplicare.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul 17

Alegeți variațiile de date pe care doriți să le adăugați dacă utilizați funcția "Sum".

Aceasta va fi celula, la fel ca C4, unde datele încep și continuă până la sfârșitul datelor. Se va arăta astfel "(C4: C12)" pentru a exprima adăugarea unei mari varietăți de celule. Extragerea este scrisă ca adăugarea unui număr negativ.

Imaginea intitulată Efectuați o foaie de calcul 18

Alegeți diferitele celule pe care doriți să le multiplicați sau să le împărțiți dacă doriți să faceți acest tip de ecuație.

Pentru a multiplica, tastați prima celulă, apoi un asterisc, apoi celula secundă. Dacă doriți să împărțiți, introduceți prima celulă, apoi o lunetă înapoi, apoi cea de-a doua celulă.

Imaginea intitulată Creați o foaie de calcul Pasul 19

Apăsați "Enter" pentru a finaliza ecuația. Foaia de calcul trebuie să facă contul automat.

Imaginea intitulată Faceți o foaie de calcul tabelară 20

Introduceți alte ecuații în alte coloane totale. De asemenea, puteți crea o sumă totală la sfârșitul coloanei.

sfaturi

Foile de calcul sunt programe puternice în care puteți introduce grafice, tabele și ecuații matematice complicate. Luați în considerare participarea la o clasă de foi de calcul intermediare odată ce ați stăpânit aceste principii, astfel încât să vă puteți îmbunătăți foile de calcul.