Cum să vă îmbunătățiți eticheta atunci când scrieți e-mailuri

Deschiderea căsuței de e-mail poate fi ca și cum ați deschide o cutie a Pandorei de gramatică neadecvată, ortografie slabă și gust slab. Luați în considerare ce imprimați mesajele dvs. de e-mail în alte persoane. Este întotdeauna bine să faceți ca mesajul dvs. să iasă în evidență. Urmați acești pași pentru a vă îmbunătăți eticheta de e-mail.

conținut

Pași
Metoda 1scrierea de noi e-mailuri
Metoda 2răspunsul la e-mailuri
Sfaturi
Avertismente

pași

Mențineți-vă e-mailurile concise, conversative și concentrate. Este greu să citești litere pe ecranul unui computer - deci creați e-mailuri scurte și simple. Deși nu există o extensie ideală pentru e-mail, creați propoziții scurte cu 8-12 cuvinte și lăsați spații între paragrafe.

Într-un email de serviciu, du-te direct la punct. "Sper că ...", "Cred că ar trebui ...", iar expresiile de acest gen ar trebui să vină mai întâi, explicând cazul în următoarele câteva rânduri. Mulți oameni citesc doar primele câteva linii înainte de a decide între răspunsul la e-mail sau salvarea acestuia pentru mai târziu. Aceste linii ar trebui să ofere un "conținut" suficient pentru a permite o decizie în cunoștință de cauză. Pentru e-mailurile personale, este adesea o idee bună să deschideți cu o notă personală înainte de a ajunge la punctul principal al mesajului.

Evitați formatul complex. Schimbarea fonturilor și a culorilor, inserarea listelor sau utilizarea codului HTML poate face e-mailul să pară bizar sau poate fi necioptabil pentru destinatar, chiar dacă formatarea arată bine pe computerul dvs. Ține-o simplu.

Limitați atașamentele. Nu adăugați un atașament dacă nu este într-adevăr necesar. Utilizați cât mai puține atașamente posibil. Majoritatea aplicațiilor de e-mail pot trimite și primi atașamente de până la 1 MB, dar orice altceva de mai sus ar trebui să reprezinte o problemă pentru dvs. și destinatarul, iar fișierele mai mici pot dura mult timp pentru a fi deschise dacă contul apelantului este lent. Dacă trebuie să încărcați un fișier mai mare, comprimați-l sau plasați-l într-un director zip sau utilizați servicii online pentru a vă ajuta să încărcați fișiere mai mari, cum ar fi YouSendit.com. Dacă trebuie să trimiteți mai multe pagini, cum ar fi găsirea de planuri sau scrieri mari, trimiteți un fax sau o serie de pagini tipărite la o scrisoare.

Nu atașați atașamente la un dosar zip dacă nu este necesar. Excepția cazului în care atașamentul este prea mare pentru a trimite, riscați să risipiți timpul destinatarului și probabil vă va împiedica să accesați atașamentele. Majoritatea dispozitivelor mobile nu pot dezarhiva fișierele Zip. În plus, este redundantă comprimarea fișierelor din genul .xlsx, docx., Pptx. (MS Excel, Word și Powerpoint), deoarece astfel de elemente vin deja într-un format comprimat.
Rețineți că mulți oameni sau companii nu vor deschide atașamente de la o persoană necunoscută, iar alte conturi vor trimite automat mesaje cu atașamente la dosarele Spam. Deci, dacă aplicați pentru un loc de muncă, de exemplu, asigurați-vă că urmați instrucțiunile destinatarului cu privire la atașamente. Dacă nu există instrucțiuni, trimiteți un alt e-mail pentru a lăsa destinatarul să știe că veți trimite un mesaj cu atașament.

Gândiți-vă înainte de a trimite. Nu trimiteți e-mailuri atunci când sunteți emoțional. Simțiți-vă liber să scrieți tema și corpul e-mailului, apoi salvați-l. Trebuie doar să adăugați destinatarii și să trimiteți mesajul după ce ați avut timp să vă gândiți la e-mailul care va fi trimis. Vă puteți schimba mintea și puteți șterge mesajul înainte de ao juca în lume.

E-mailul a devenit, de asemenea, un instrument pentru a întreba oameni (sau pentru a spune) lucruri pe care nu le-ați întreba niciodată față în față (v-ați întrebat vreodată de ce deveniți o persoană diferită pe internet?). Dacă trimiteți ceva la cineva, recitiți mesajul și întrebați-vă dacă îl veți spune în fața persoanei sau față în față. Dacă este un subiect sensibil, citiți mesajul de două ori.

Aveți grijă atunci când folosiți abrevieri și emoticoane. Acest lucru poate fi acceptabil în cadrul unor e-mailuri informale, cum ar fi cele trimise prietenilor. Dar într-o scrisoare oficială, n-ai spune niciodată nimănui "Lol". Oamenii pot găsi acest lucru inadecvat și ar putea crede că ești frivol.

Unele abrevieri, cum ar fi "Abç", sunt utilizate în mod obișnuit în e-mailuri și sunt în general acceptabile, cu excepția mesajelor formale sau de afaceri.

Metoda 1
Scrierea de noi e-mailuri

Imagine intitulată RecipientField Pasul 1

Utilizați corect câmpurile destinatarului. Adresele afișate în câmpul "în" ar trebui să acționeze, în timp ce cele din câmpul "CC" servesc la informarea colegilor sau a șefilor.

Aveți grijă când solicitați "ACȚIUNE" de la mai multe persoane în câmpul "Către". Acest lucru poate duce la eforturi multiple în legătură cu o singură sarcină sau nici un efort, presupunând că cineva se ocupă deja de cerere.
Dacă trimiteți un e-mail la o listă de persoane ale căror adrese doriți să le păstrați private, plasați-le în câmpul BCC și introduceți adresa dvs. în câmpul "Către".
Dacă doriți să eliminați pe cineva de la subiect (de exemplu, o persoană v-a introdus pe cineva și acum știți că aveți de-a face cu unele detalii, nu doriți să deranjați cutia poștală a prezentatorului), mutați adresa persoanei câmpul "La" sau CC în câmpul BCC.

Imaginea intitulată UsefulSubject Pasul 2

Faceți linia "Subiect" utilă. Un subiect bun oferă un rezumat bun al conținutului e-mailului, pregătind rapid cititorul. Mesajele primite pentru e-mailuri sunt de obicei aglomerate - astfel încât o linie de subiect bună ajută destinatarul să determine prioritatea mesajului. De asemenea, este util să împiedicați ștergerea e-mailului înainte de a fi citit. Deoarece subiectul este primul lucru pe care îl vede destinatarul, îl păstrați fără erori, concis și generic. Scrieți lucruri precum "salut", "ce se întâmplă?" Sau numele destinatarului (cele anterioare pot fi blocate de filtrele antispam).

Evitați să acordați prioritate mesajelor către destinatar. Scapa de obiceiul de a face toate e-mailurile "urgentă" sau "înaltă prioritate" - în caz contrar, veți fi tratați ca un păstor mic care continua să strige "Lup, lup!". Este enervant și presumptuos să presupunem că solicitarea dvs. în e-mail este mai urgentă decât cea a altora, mai ales în contextul unei activități. Fiți suficient de grațioși pentru a acorda un credit destinatarului deoarece știe să vă prioritizeze mesajul.

Metoda 2
Răspunsul la e-mailuri

1
Fii atent cu răspunsurile. Dacă răspundeți la un mesaj și utilizați CC pentru a adăuga o terță parte pe care expeditorul original nu a inclus-o, asigurați-vă că acest mesager original nu este deranjat de acest fapt. Aceste informații ar fi putut fi doar pentru ochii tăi. Acest lucru este important în special dacă expeditorul original este supraveghetorul dvs. Aveți grijă atunci când utilizați BCC. Acest lucru vă poate afecta dacă persoana din câmpul BCC răspunde, fără să fi văzut că copia lor este orbită.
2
Determinați cine ar trebui să răspundeți. Mesajele trimise către dvs. de obicei necesită ca răspunsul să fie dat unei singure persoane. Cu toate acestea, e-mail-uri trimise la mai multe persoane, va trebui să alegeți opțiunea „Reply All“, pentru a comunica cu mai mulți destinatari. Fiți prudent: folosind „Reply All“ tot timpul creează răspunsuri din abundență și lasă mesaje în mesajele primite de mulți oameni. Luați în considerare consecințele dacă primiți un e-mail, răspunde la toate și a vedea mesajul înapoi la douăzeci de destinatari - dacă toți acești douăzeci de oameni se agită „Răspuns la toate“, mii de mesaje pot acumula în cutiile poștale ale oamenilor. Acest lucru ar putea face ca toată lumea din companie să intre într-un ciclu vicios, în imposibilitatea de a ști cine a fost destinat mesajului.
3
Gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde doar cu un "mulțumesc". Unii oameni nu doresc e-mailuri pe care le apreciază. Acest lucru necesită timp suplimentar pentru a deschide e-mailul și pentru a citi ceva deja cunoscut. Unii oameni includ un mesaj care necesită ca răspunsul la e-mail să nu fie răspuns.
4
Rezumați discuțiile lungi. Analizând paginile de răspuns pentru a înțelege o discuție este enervantă. În loc să continuați să aruncați mesajul înainte, faceți un minut pentru a rezuma acest lucru pentru cititori.
5
Asigurați-vă că includeți informații la care răspundeți. Mulți oameni și întreprinderi scriu și răspund zilnic la mii de e-mailuri. Trimiteți un e-mail indistinct care afișează numai "Da" - includeți întrebarea inițială a expeditorului, astfel încât să știe la ce răspundeți. Evitați trimiterea de către expeditor a propriilor mesaje.
6
Răspundeți prompt. Dacă trebuie să faceți unele cercetări înainte de a vă răspunde la un e-mail sau dacă sunteți prea ocupat să scrieți un răspuns prompt, trimiteți un mesaj rapid care să permită expeditorului să știe că mesajul va primi un răspuns după un timp.
7
Fii proactiv. Răspunzând la un e-mail, puteți să salvați timpul tuturor, anticipând orice întrebări sau preocupări pe care răspunsul dvs. le-ar putea genera. Adresați-le în răspunsul dvs. înainte ca cineva să vă trimită un nou e-mail care să adreseze astfel de întrebări.

sfaturi

Vă rugăm să vă închideți politicos e-mailul. Închiderea cu o declarație "Good Luck" sau "Vă mulțumim anticipat pentru ajutor" poate atenua chiar și cele mai grele mesaje de e-mail și poate genera un răspuns mai favorabil.
Aveți grijă atunci când solicitați chitanțe de primire. Deși există anumite circumstanțe în care răspunsul care dovedește primirea poate fi necesar, de cele mai multe ori este doar enervant și obligă cititorul să facă mai multe acțiuni pentru a face față e-mail-ului. Dacă este ceva cu adevărat urgent sau trebuie să știți dacă destinatarul a primit mesajul, ridicați-l și utilizați-l.
Fonturile standard fac citirea mai ușoară. De exemplu, Arial, Cambria și Narrow. Păstrați fontul la o dimensiune normală, de obicei nu mai mult de 15. Dacă aveți nevoie să focalizați atenția într-un mod special sau empatic, utilizați fonturi aldine sau italice. Acest lucru este infinit mai bun decât strigătul în CAPITAL LETTERS!

avertismente

Nu vă așteptați ca conținutul e-mailului dvs. să rămână privat. Ai grijă ce spui sau te-ar putea răni.
Nu utilizați semnătura de lucru în mesaje personale - aceasta vă va face să păreați neprietenoasă.
Nu dați fluxuri de e-mail dacă nu doriți să faceți față furiei destinatarilor. Aceste e-mailuri se blochează în cutiile poștale și risipește internetul - mulți oameni nu le plac.
Nu utilizați CAPITAL LETTERS. Aceasta este o practică inutilă și vă poate deranja destinatarul prin trimiterea unui răspuns furios. Literele majuscule sunt considerate echivalentul plângerii.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit