Cum să organizați e-mailuri

Inboxul este o mizerie, plină de mesaje necitite și de unică folosință pe care nu le poți scăpa? Ștergerea unei mulțimi de e-mail-uri poate fi o sarcină complicată sau chiar imposibilă - dar nu trebuie să fie

conținut

Pași
Partea 1organizarea unei biblioteci de e-mail
Partea 2golirea mesaje primite
Partea 3păstrați-vă e-mailul curate în viitor
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

. Organizați-vă mesajele simplu și rapid cu sfaturile de mai jos.

pași

Partea 1
Organizarea unei Biblioteci de e-mail

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 1

Pregătește-te pentru a lua o decizie cu privire la destinația fiecărui e-mail în căsuța de e-mail. Organizarea acestor mesaje înseamnă că trebuie să faceți alegeri despre toate acestea (alegeri pe care nu doriți să le faceți). Pentru a ușura procesul, dați-vă două opțiuni: arhivați sau ștergeți. Veți avea nevoie de o metodă pentru stabilirea criteriilor care determină ce mesaje vor fi salvate și ce mesaje vor fi șterse. Ținând în permanență obiectivul în minte, lucrurile vor fi mai ușoare.

Dacă obiectivul dvs. principal este de a avea inboxul gol în fiecare noapte, va trebui să creați dosare de fișiere care să corespundă mesajelor dvs. importante - ar trebui să fiți, de asemenea, deschiși pentru ștergerea mai multor e-mailuri.
Pentru a stabili criteriile, întrebați-vă: Ați luat deja măsuri în contul dvs.? Există informații importante în mesajele pe care doriți să le salvați? Cât timp a fost primit mesajul? Este relevant în vreun fel?
În general, majoritatea e-mailurilor mai vechi de 30 de zile ar trebui să fie excluse. Excepțiile includ mesaje cu informații importante, cum ar fi corespondența dintre dvs. și profesioniști sau chitanțe de cumpărare. Cele mai multe e-mailuri primite în ultimele 30 de zile pot fi păstrate, deoarece este posibil să le aveți în continuare sau pot conține și date importante.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 2

Creați dosare pentru a organiza conținutul căsuței de e-mail. Procesul de creare a acestor dosare variază în funcție de furnizorul de servicii de e-mail. Cu toate acestea, există un mod general de a le crea - care pot fi ușor aplicate oricărui furnizor, cum ar fi Gmail, Hotmail, Yahoo !, Outlook și iCloud.

După ce ați accesat contul dvs., răsfoiți panoul din partea de sus sau din stânga a ecranului pentru a adăuga opțiuni pentru a adăuga un nou dosar. Este posibil să faceți clic pe fila "Foldere" pentru a deschide un meniu derulant sau pentru a explora panoul pentru a găsi această opțiune. Când îl găsiți, faceți clic pe acesta pentru a crea un nou dosar. Se deschide o fereastră, permițându-vă să introduceți numele pe care îl va utiliza. Apoi, apăsați "Enter" sau faceți clic pe "Creați" sau "Adăugați" pentru a termina procesul.
Dacă aveți o cantitate excesivă de e-mailuri, creați dosare de curățare pentru a simplifica procesul de organizare. Aceste dosare vă permit să "ștergeți" cantități mari de mesaje simultan. Este mai logic să le folosiți dacă vă clasificați e-mailurile în timp. Creați dosare și denumiți-le cu ani, trimestre sau luni - indiferent ce vă place. Nu este necesar să creați un dosar pentru perioada curentă, deoarece fișierul Inbox în sine va acționa ca unul.
Pentru e-mailurile pe care le primiți în acest moment și doriți să le salvați, creați foldere care le organizează în categorii separate. Dacă aveți de-a face cu e-mailul dvs. personal, categoriile generale ar putea fi: "Conturi", "Școli / plăți colegiale", "Achiziții" și "Probleme importante". Dacă aveți de-a face cu e-mailul profesional, sugestiile includ: "Întâlniri", "Conturi", "Facturi", "Serviciu pentru clienți" și "Probleme importante". Dacă este dificil să atingeți mesajele, creați mai multe descrieri pentru foldere: "Foarte important", "Important" și "Nu foarte important".

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 3

Dacă este necesar, creați subfoldere. Puteți crea directoare în dosarele existente. Este posibil să aveți nevoie să faceți acest lucru dacă primiți multe mesaje care nu se încadrează în categoriile de bază. De exemplu, dacă e-mailul personal are un dosar numit "Încasări", este posibil să aveți nevoie de un subfolder pentru a vă separa cheltuielile de școală / colegiu, casa și divertismentul. Procesul de creare a acestor subfoldere nu diferă foarte mult de crearea dosarelor comune. Doar repeta-o, dar căutați opțiunea care vă permite să puneți un dosar în altul.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 4

Aflați cum să accesați noile dosare. Când vor fi create, ele vor apărea în panoul "Foldere", care se află în partea stângă a ecranului sau sub fila cu același nume, care se află în partea de sus a ferestrei. Găsiți unde sunt afișate astfel încât atunci când marcați sau arhivați mesajele dvs., știți unde să le găsiți. Puteți naviga între Inbox și dosare făcând clic pe "Inbox" pentru a vedea elementele și apoi numele dosarului specific pentru al accesa.

Imaginea intitulată Organizează e-mailurile Pasul 5

Faceți o curățare în cutia poștală. Înainte de a începe să-l goliți, eliminați multe e-mailuri "vechi" pentru a restrânge focalizarea procesului de mesagerie curent.

Pentru a izola e-mailurile după dată, va trebui să faceți o căutare avansată în căsuța de e-mail. Examinați colțul din dreapta al câmpului de căutare și găsiți o săgeată în jos. Faceți clic pe el.
Dacă e-mailul dvs. este furnizat de Outlook, va trebui probabil să mutați cursorul pe câmp și să faceți clic pe acesta. Căutați acum un link care afișează "căutare avansată" sau "opțiuni de căutare". Faceți clic pe acesta pentru a selecta opțiunile de căutare.
Găsiți opțiunea de căutare conform datelor și introduceți intervalul de date pe care doriți să îl investigați. Puteți alege să izolați e-mailurile din anumite perioade - înainte sau după o anumită dată - sau e-mailurile trimise în anumite zile.
E-mailurile rămase din căsuța de e-mail vor fi punctul central al acestei etape a procesului de organizare. Veți sfârși prin a discuta cu mesaje vechi folosind aceleași metode detaliate aici. Cu toate acestea, pentru a face un astfel de proces simplu și rapid, obiectivul va fi de a face față mesajelor curente. Unele e-mailuri mai vechi pot fi șterse sau mutate într-un dosar dacă apar în rezultatele căutării în timpul procesului de golire.

Partea 2
Golirea Mesaje primite

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 6

Anulați primirea notificărilor din rețelele sociale, știrile și e-mailurile promoționale pe care nu mai doriți să le vedeți. Acest lucru va împiedica revenirea multor mesaje pe care urmează să le ștergeți. Notificările despre site-uri precum Facebook, Twitter și Goolge + sunt posibili candidați pentru acest proces, precum și promoții ale unor magazine pe care nu le participați.

Pentru a anula primirea unui e-mail, faceți clic pe acesta pentru al deschide. Coborâți pagina și căutați o listă de link-uri subliniate și gri.
Faceți clic pe linkul "Dezabonați". Acest link va deschide o pagină nouă, care vă va anunța că cererea dumneavoastră a fost făcută sau vă va cere să faceți alți pași pentru a confirma procesul.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 7

Goliți gunoiul. Mesajele spam includ e-mailuri nesolicitate (pe care oamenii le trimit în așteptarea informațiilor dvs. personale) sau solicită să faceți clic pe linkuri care pot purta viruși pe computerul dvs. Dacă oricare dintre aceste mesaje ajunge în căsuța dvs. poștală, este important să le eliminați.

Dacă găsiți un e-mail care este în mod clar spam în căsuța de e-mail, faceți clic pe "Raportați spam" în partea de sus a paginii în loc să încercați să anulați chitanța. Procedând astfel, mesajul va fi preluat în mod automat în dosarul de gunoi. Faceți o căutare rapidă introducând adresa de e-mail a expeditorului mesajului pentru a vedea dacă alte articole au ajuns în căsuța de e-mail și trebuie să fie raportate.
E-mailurile identificate sau raportate ca spam sunt trimise într-un folder separat numit "Spam" sau "Trash". Pentru ao șterge, selectați toate mesajele (făcând clic pe caseta de deasupra primului e-mail sau pe un link care spune "Verificați toate") și ștergeți-le. În funcție de furnizorul dvs. de e-mail, este posibil să existe și un link care să afișeze "Ștergeți toate mesajele".

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 8

Ștergeți e-mailurile pe care nu mai aveți nevoie. În general, orice conținut care depășește 30 de zile și nu mai utilizați / nu conține informații importante poate fi șters. O astfel de sarcină poate fi consumatoare de timp, deoarece va trebui să vă răsturnați cu ușurință căsuța poștală și să ștergeți mesajele în mod individual. Cu toate acestea, procesul poate fi rapid și ușor dacă ștergeți mai multe e-mailuri similare simultan.

De asemenea, puteți izola simultan mai multe e-mailuri tastând numele persoanei care le-a trimis în câmpul de căutare. Examinați colțul din dreapta al acestui câmp și găsiți o săgeată în jos. Faceți clic pe el. Dacă e-mailul dvs. este furnizat de Outlook, va trebui probabil să mutați cursorul pe câmp și să faceți clic pe acesta.
Faceți clic pe linkul de opțiuni de căutare avansată pentru a specifica metoda dvs. de căutare. Verificați opțiunea care vă permite să căutați numai expeditorul de mesaje. Pentru a detalia rezultatele, copiați și inserați adresa de e-mail a acestui expeditor. Procedând astfel, se vor izola mesajele care au o adresă egală.
În funcție de furnizorul de servicii de e-mail pe care îl utilizați, dați clic pe opțiunea "Selectați toate" și apoi pe "Ștergeți".
Această metodă de izolare va funcționa cel mai bine pentru a exclude e-mailurile de la expeditorii cu care nu mai aveți contact.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 9

Fișierul pe care doriți să îl păstrați. Aceste mesaje pot include e-mailuri necitite pe care totuși trebuie să le verificați, promoțiile pe care le primiți, istorii de achiziții recente sau corespondență pe teme importante. Știind soarta fiecăruia dintre ele nu va fi atât de dificilă, deoarece ați creat deja dosare noi.

Procesul de mutare a unui mesaj din căsuța de e-mail într-un dosar diferă de la un furnizor la altul - cu toate acestea, acești pași principali se aplică majorității acestora.
Selectați mesajul pe care doriți să îl mutați. Pentru a face acest lucru, bifați caseta de lângă aceasta sau faceți clic direct pe ea.
Apoi, căutați în panoul din stânga sau în bara din partea de sus a ferestrei pentru fila "Foldere" sau "Mutare în". Faceți clic pe acesta, apoi selectați numele dosarului la care doriți să trimiteți e-mailul din lista derulantă.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 10

Mutați mai multe e-mailuri simultan într-un nou dosar. Această sarcină poate fi plicticoasă, dar o puteți simplifica prin izolarea mai multor e-mailuri asociate și trimiterea lor la un singur dosar la un moment dat.

Dacă ați primit prea multe e-mailuri de la același expeditor, puteți introduce numele contactului în câmpul de căutare pentru a afișa numai mesajele pe care expeditorul le-a trimis. Dacă doriți să mutați toate chitanțele într-un anumit dosar, faceți o căutare generală a cuvântului "chitanță". Aceasta va afișa toate mesajele care conțin termenul. Dacă doriți să stocați mesaje promoționale din magazinul dvs. preferat, introduceți numele magazinului în câmpul de căutare și apăsați pe "Enter".
Când mesajele înrudite sunt separate de celelalte mesaje primite, puteți selecta opțiunea "Selectați toate" sau faceți clic pe linkul "Faceți clic pe" și apoi numele folderului în care doriți să stocați respectivul conținut.
Dacă nu puteți izola e-mailurile asociate într-o căutare, explorați Mesajele primite și selectați mesajele în mod individual. Verificați opțiunea fiecărui mesaj pentru a face acest lucru. Dacă există o casetă lângă acest mesaj, dați clic pe prima pe care doriți să o selectați pentru a o evidenția. Pentru a selecta alte e-mailuri, faceți clic pe ele apăsând butonul "Ctrl" (pe computerele Windows) sau "Cmd" (pe computere Mac).

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 11

Aveți grijă de email-urile rămase. Dacă ați arhivat e-mailurile vechi (dar doriți să le păstrați) și s-au șters mesaje care nu mai sunt importante, vor exista e-mailuri mai vechi de 30 de zile și care trebuie încă tratate. Dacă scopul dvs. este de a lăsa inboxul gol, treceți și optimizați celelalte mesaje (arhivarea sau ștergerea acestora). Dacă nu vă supărați, lăsați-i. Cu toate acestea, luați măsuri în timp - aproximativ 30 de zile după trimiterea chitanțelor, de exemplu.

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 12

Consolidați diferite adrese de e-mail. Dacă nu puteți ține pasul cu mesajele din mai multe conturi, asamblarea acestora poate fi cea mai bună opțiune pentru dvs. Nu va trebui să actualizați aceste conturi la noua adresă sau să le spuneți prietenilor, rudelor sau clienților despre schimbare. Deși nu mai trebuie să vă conectați la contul anterior, acesta va rămâne activ - mesajele dvs. vor fi direcționate către adresa pe care preferați să o utilizați.

Majoritatea furnizorilor de e-mail permit utilizatorului să adauge până la cinci conturi diferite. Dacă aveți mai multe persoane, aveți posibilitatea să trimiteți mesajele din conturile anterioare trimise la adresa dvs. preferată.
Procesul de bază care consolidează diferite adrese de e-mail poate fi aplicat aproape tuturor furnizorilor. Faceți clic pe "Setări", "Conturi" și "Adăugați un cont". Introduceți adresa pe care doriți să o consolidați în cont, apoi "Următorul".
Furnizorul dvs. de e-mail vă va procesa informațiile și va completa automat câmpurile rămase. Introduceți parola și faceți clic pe "Înainte" sau pe "Adăugați" pentru a vă conecta e-mailul.
Dacă funcționează, ați terminat procesul. Dacă nu, sistemul vă poate întreba dacă doriți să încercați din nou urmând instrucțiunile de pe ecran - sau este posibil să fie necesar să conectați manual e-mailul.
Din păcate, mesajul e-mail al iCloud nu permite consolidarea adreselor terților.

Partea 3
Păstrați-vă e-mailul curate în viitor

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 13

Utilizați filtre sau reguli pentru a gestiona mesajele viitoare. Menținerea ordinii în căsuța poștală poate deveni cu ușurință un proces consumator de timp în cazul în care e-mailurile se îngrămădesc. Crearea de filtre pentru mesajele primite va automatiza procesul de organizare, ajutându-vă să vă organizați contul și optimizând timpul pentru mai multe sarcini importante. Crearea acestor funcții depinde de furnizorul de servicii de e-mail.

Imaginea intitulată Organizează e-mailurile Pasul 14

Creați filtre în Gmail. Pentru aceasta, faceți clic pe săgeata în jos în câmpul de căutare. Va apărea o fereastră mai mică, care vă va permite să introduceți criterii de căutare specifice e-mailului pe care doriți să îl filtrați.

Să presupunem că doriți să filtrați notificările Netflix. Tastați "Netflix" sau copiați și inserați adresa de e-mail a companiei în câmpul corespunzător. Apoi alegeți acțiunea (sau acțiunile) pe care doriți să o utilizați filtrul. Doriți Gmail să arhiveze și să marcheze automat mesajele Netflix? Dacă da, dați clic pe "Ignorați Inbox (Arhivă)" și "Aplicați marcajul". Apoi dați clic pe "Creați filtrul".
De asemenea, puteți filtra anumite e-mail-uri prin accesarea directă a acestora. Continuând cu mesajele Netflix ca exemplu, selectați un e-mail vechi, faceți clic pe "Mai multe" și apoi pe "Filtrați mesajele ca acestea". Fereastra de criterii de filtrare se va deschide din nou, permițându-vă să completați informațiile corespunzătoare.

Imaginea intitulată Organizează e-mailurile Pasul 15

Creați reguli (filtre echivalente) în Outlook. Puteți să le creați, astfel încât mesajele să fie trimise automat către un anumit dosar sau să respecte anumite comenzi, cum ar fi ștergerea anumitor e-mailuri.

Pentru a crea o nouă regulă, deschideți programul Microsoft Outlook, dați clic pe fila "Fișier" și apoi pe "Gestionați regulile și alertele". O fereastră de expert se va deschide pentru a vă ghida prin creație.
Alegeți condițiile pe care e-mailurile trebuie să le îndeplinească pentru aplicarea regulii sau acțiunile pe care doriți să le utilizeze Outlook împreună cu mesajele. Când ați terminat, dați clic pe "Creați regula".

Imaginea intitulată Organizează e-mailurile Pasul 16

Creați filtre pe Yahoo! Mail. Pentru aceasta, faceți clic pe "Opțiuni" din bara de instrumente din partea de sus a ferestrei. Apoi faceți clic pe "Mai multe opțiuni". În categoria "Filtre", faceți clic pe butonul "Adăugați filtrul".

Puteți marca filtrul introducând ceea ce doriți în câmpul "Nume filtru" - apoi introduceți adresa de e-mail dorită sub "Conține". Nu verificați opțiunea "Match case" - aceasta va determina Yahoo! Mail aplică filtrul în general.
Puteți selecta (sau crea, dacă este necesar) folderul la care mesajul va fi trimis automat făcând clic pe "Mutare în dosar". Când ați terminat, faceți clic pe "Salvați".

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 17

Creați reguli pentru iCloud. ICloud Mail folosește de asemenea reguli în locul filtrelor pentru a gestiona mesajele.

Pentru a crea o nouă regulă, faceți clic pe "E-mail", "Preferințe" și apoi pe "Reguli". Faceți clic pe "Adăugați regula" - apoi dați-i un nume. Decideți dacă una sau toate condițiile vor fi aplicate pentru ca regula să funcționeze. Alegeți condițiile pe care doriți să le acordați regulii. Apoi specificați acțiunile pe care doriți să le utilizați pentru a gestiona mesajele care îndeplinesc acele condiții.
Adăugați mai multe acțiuni făcând clic pe "Adăugați" sau pe "+". Pentru a aplica regulile mesajelor, selectați e-mailul, faceți clic pe "Mesaj" și apoi pe "Aplicați regulile".

Imaginea intitulată Organizați e-mailurile Pasul 18

Creați reguli pe care le puteți urma pentru a vă păstra e-mailurile organizate. Este posibil să fi creat deja sisteme pentru redirecționarea e-mailurilor și arhivarea sau ștergerea lor - cu toate acestea, trebuie să rezolvați mesajele arhivate sau cele care nu se potrivesc cu filtrele și regulile pe care le-ați creat.

Determinați modul în care vă mențineți obiectivul principal. Dacă obiectivul dvs. este să aveți golit în căsuța de e-mail sau cel puțin să îl vedeți complet fără a fi nevoie să derulați pagina, încercați să o organizați în fiecare săptămână.
Alegeți o zi a săptămânii pentru a examina și a vă curăța căsuța poștală.
Acționați imediat. Dacă un mesaj este urgent sau are o limită de timp pentru a fi răspuns, evident merită să vă atrageți atenția după ce este livrat. Faceți-i un obicei să aveți grijă de mesajele "comune" în același mod. Răspundeți-le sau luați o altă atitudine, cum ar fi planificarea ceva timp de până la două zile.
Descărcați rapid e-mailurile care nu necesită un răspuns. Stabiliți un program zilnic pentru a vă examina mesajele noi. Ștergeți elementele neimportante sau nu aveți nevoie de o acțiune a dvs.
Alegeți o zi a săptămânii pentru a trimite e-mailurile care trebuie păstrate în cont. Acest lucru depinde de numărul de mesaje primite în fiecare zi. Dacă situația scapă de sub control de câteva ori, puteți crea obiceiul de a vă confrunta cu e-mailuri zilnic.

Imaginea intitulată Organizează e-mailurile Pasul 19

Descărcați aplicații care ar putea ajuta. Există o serie de aplicații și instrumente online care vă pot ajuta să vă organizați căsuța poștală. Dacă considerați că aveți nevoie de ajutor mai automatizat, căutați în rețea o caracteristică compatibilă cu furnizorul dvs. sau cu smartphone-ul dvs.

sfaturi

Dacă mesajele primite sunt pline de sute (sau chiar mii) de e-mailuri, goliți-o rapid și concentrați-vă asupra mesajelor curente.
Nu veți vedea o filă denumită "Fișier" dacă utilizați Outlook pe Internet. Va trebui să faceți clic pe pictograma roată pentru a accesa setările și să faceți clic pe "Gestionați regulile" din meniul derulant. În fereastra care apare, faceți clic pe "Regula nouă". Procedând astfel, se va deschide o fereastră mai mică în mijlocul ecranului. Alegeți condițiile sau acțiunile pe care doriți să le utilizeze Outlook. Puteți alege mai multe condiții sau acțiuni făcând clic pe semnul "+" de mai jos pe cea mai recentă selecție. Când ați terminat, faceți clic pe "Creați o regulă".
Când creați un folder nou sau aplicați reguli în mesajele primite Gmail sau iCloud, nu selectați niciun mesaj sau dosar. În caz contrar, furnizorul va presupune că doriți să schimbați elementele selectate.
Pentru a consolida adresele de e-mail din Gmail, conturile terțelor părți trebuie să aibă acces la serviciul Post Office Protocol (POP) - care va fi utilizat de Gmail pentru a prelua mesajele. Dacă celelalte adrese nu oferă acces la acest serviciu sau dacă doriți să consolidați mai mult de cinci conturi, pur și simplu "trimiteți automat" mesajele în contul dvs. Google. Această ajustare ar trebui să se facă direct din e-mailuri terțe părți. Instrucțiunile despre cum să faceți acest lucru diferă în funcție de furnizori, însă pașii generali includ opțiunile "Setări" sau "Gestionați contul".
Dacă nu puteți consolida corespondența în Outlook deoarece o adresă terță parte nu se poate conecta, este posibil să nu puteți efectua acest proces - sau este posibil să fie necesar să contactați administratorul contului dvs. sau furnizorul dvs. de servicii Internet pentru ajutor.

avertismente

Consolidarea e-mailurilor poate fi dificilă dacă nu înțelegeți prea multe despre tehnologie. Veți avea nevoie să știți dacă contul dvs. utilizează servicii POP sau IMAP - este posibil să fiți de acord și cu eșecurile încercărilor de conectare. Dacă serviciul dvs. de e-mail are un "tutorial" sau ceva similar cu procesul, utilizați-l.