Cum să gestionați eficient e-mailurile Outlook

O căsuță poștală aglomerată poate face mai greu pentru utilizatori să găsească e-mailurile de care au nevoie. Microsoft Outlook oferă instrumente foarte utile care vă ajută să filtrați și să organizați mesajele într-un mod mai ușor de gestionat. Poate chiar ajuta la creșterea eficienței și performanței utilizatorilor. Dacă utilizați Outlook 2010, 2007 sau 2003, puteți gestiona cu ușurință e-mailurile. Puteți utiliza următoarele instrumente pentru a vă curăța căsuța poștală și pentru a găsi cu ușurință informațiile de care aveți nevoie.

conținut

Pași
Metoda 1filtrare
Metoda 2grupare
Metoda 3căutați în dosar
Metoda 4filtrul de e-mail
Metoda 5categorie de culori
Metoda 6semnalizare

pași

Metoda 1
filtrare

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul dvs. Outlook în mod eficient Pasul 1

Filtrați rapid mesajele. Outlook 2010 are o funcție nouă care vă ajută să sortați mesajele după dată și să le organizați în Conversații.

Când utilizați această funcție, mesajele care au aceeași temă apar ca Conversații, iar utilizatorii le pot vizualiza, extinde sau micșora făcând clic pe pictograma din stânga liniei Subiect. Mesajele din Conversații sunt sortate prin plasarea celui mai recent mesaj în partea de sus. Atunci când se primește un nou mesaj, întreaga conversație se va muta în partea de sus a listei, ceea ce vă ajută să controlați cu ușurință fluxul de e-mailuri.
Pentru a activa Conversația, în fila Vizualizare a grupului Conversații, bifați caseta Show As Conversation. Puteți reduce dimensiunea unei conversații cu caracteristica Curățire, care vă va ajuta să eliminați mesajele duplicate.
În fila Pagina principală, în grupul Ștergeți, faceți clic pe Curățare. Apoi faceți clic pe Ștergeți conversația. În toate versiunile de utilizatori Outlook, utilizatorii pot găsi mai rapid mesajele din dosarul Inbox schimbând modul în care sunt sortate în dosarul de e-mail. De exemplu, puteți să sortați e-mailurile după data, expeditor, dimensiunea fișierului sau nivelul de importanță.

Imaginea intitulată Gestionați efectiv e-mailul dvs. Outlook. Pasul 2

Utilizați titluri de subiect standardizate. Energia mentală necesară pentru a schimba focalizarea între modificările tematice constante vă epuizează, nu volumul. Aveți tendința de a citi în ordine succesivă, fie ea cronologică sau "persoana cea mai importantă". Aceasta este o uzură a creierului. Utilizați această regulă în schimb - se aplică trimiterii de e-mailuri din rapoartele directe și funcționează mai bine decât lanturile de conversație.

Identificați 2 până la 5 proiecte majore despre care vă faceți griji. Creați titluri de subiecte pentru a le sorta.
Lăsați-vă echipa să știe că veți fi atenți la toate e-mailurile cu aceste titluri. Aceste subiecte vor fi proiectele dvs. prioritare în acest moment, astfel că e-mailurile dvs. vor fi sortate pe subiecte și prioritățile vor fi citite sau primite.
Asigurați-vă că e-mailurile cu titluri necorespunzătoare vor pune expeditorul pe lista neagră pentru 1 până la x zile.

Metoda 2
grupare

Imaginea intitulată Gestionați efectiv e-mailul dvs. din Outlook Pasul 3

Grupați aceleași mesaje în dosare. Odată cu crearea unui nou folder de e-mail, utilizatorii pot grupa mesajele în dosare. De exemplu, puteți grupa mesajele după subiect, proiect, comunicare sau alte categorii potrivite pentru munca sau viața personală. Utilizatorii pot crea, de asemenea, un dosar pentru toate mesajele trimise de seful sau de la cineva important, inclusiv informațiile principale care trebuie salvate. Pentru a crea un nou folder în Outlook 2010, pe fila Folder, în Nou, faceți clic pe Folder nou. Pentru a crea un folder nou în Outlook 2007 sau 2003, în bara de meniuri, faceți clic pe Fișier, selectați Nou și apoi pe Dosar.

Metoda 3
Căutați în dosar

Imaginea intitulată Gestionați efectiv e-mailul dvs. Outlook. Pasul 4

Creați un dosar de căutare pentru a găsi mesajele. Acest dosar reprezintă o modalitate rapidă și convenabilă de a găsi o colecție de mesaje de e-mail. Nu salvează toate mesajele, ci oferă folderele virtuale care afișează toate mesajele din căsuța de e-mail, pe baza atributelor pe care le căutați. În plus, oferă caracteristici standard, cum ar fi mesajul necitit de poștă electronică, dar puteți crea și propria regulă. De exemplu, utilizați directorul de căutare pentru a găsi toate informațiile legate de un anumit proiect, un client important sau o întâlnire următoare.

Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2010, pe fila Poștă poștă, faceți clic pe Nou, apoi pe Folder nou căutare.
Pentru a crea un dosar de căutare în Outlook 2007 sau 2003, din meniul Fișier, deplasați mouse-ul pe Nou, apoi faceți clic pe Căutare folder.

Metoda 4
Filtrul de e-mail

Imaginea intitulată Gestionați efectiv e-mailul dvs. Outlook. Pasul 5

Reduceți mesajele nedorite cu filtrul de e-mail. Mențineți mesajele de poștă electronică inutile departe de căsuța de e-mail utilizând Filtrul de e-mail nedorit. Acesta va trimite e-mailurile care sunt marcate ca junk într-un folder separat în căsuța de e-mail. Utilizatorii pot vizualiza conținutul dvs. pentru a vă asigura că nu a fost trimis în mod eronat niciun e-mail valid. Dacă da, ar trebui să ajustați filtrul pentru a evita formarea greșită în mesajele viitoare.

Metoda 5
Categorie de culori

Imaginea intitulată Gestionați efectiv e-mailul dvs. Outlook. Pasul 6

Atribuiți o categorie după culoare. Faceți acest lucru cu un grup de mesaje independente și alte categorii Outlook, cum ar fi note, contacte și întâlniri. De acolo, utilizatorii pot identifica și sorta cu ușurință e-mailurile. De exemplu, puteți urmări cu ușurință toate mesajele, întâlnirile și contactele în proiectul de vânzări pe computer, creând o categorie numită "Vânzări de computere" și alocându-i mesajele.

Metoda 6
semnalizare

1
Semnalizați urmărirea. Utilizatorii pot utiliza pavilionul pentru caracteristica Urmărire pentru a semnala mesajele și sarcinile de e-mail pentru a le sorta sau marca. Steagurile vă vor ajuta să urmăriți o problemă, să indicați o comandă sau să semnați un mesaj de solicitare și de contact. De asemenea, pot organiza cu ușurință folderul de e-mail, deoarece veți ști exact ce să faceți și când să faceți acest lucru. Rețineți că atunci când creați o sarcină și stabiliți un termen limită, aceasta va fi verificată automat, astfel încât să nu uitați data de încheiere a acțiunii și puteți să o respectați.