itholoinfo.com.com

Arhivarea e-mailurilor

E-mailul este una dintre cele mai populare forme de comunicare de astăzi. Fără instrumentele lor personale și de afaceri, inbox-urile se pot umple rapid. Știind cum să arhivați mesajele e-mail vă permite să păstrați mesajele necesare fără a prelua prea mult spațiu liber de pe hard disk-ul sau serverul de e-mail al computerului. Majoritatea programelor de acest tip au un sistem care arhivează mesajele.

pași

Imaginea intitulată Arhivă e-mail Pasul 1
1
Înțelegeți că mesajele de poștă electronică nu sunt stocate pe computer, ci mai degrabă pe un server electronic, cum ar fi Microsoft Exchange sau un serviciu de e-mail bazat pe web. Dacă nu eliminați niciodată mesaje, serverul se va umple și, într-un anumit moment, nu le va permite să fie acceptate în căsuța de e-mail.
  • Imaginea intitulată Arhivă e-mail Pasul 2
    2
    Identificați instrumentul de arhivare pentru programul dvs. de e-mail, de obicei sub "Opțiuni", "Instrumente" sau ceva similar. Serverele de e-mail pot folosi nume diferite - de exemplu, mesajele din Microsoft Outlook sunt stocate într-un fișier "Personal Storage" (PST). Dosarele pentru arhive constau în date bazate pe sistemul PC și nu pe serverul de e-mail.
  • Imaginea intitulată Arhiva e-mailului Pasul 3
    3
    Creați propriile dosare de arhivă, cunoscute și sub numele de foldere personale, dacă doriți să controlați mai bine unde sunt mesajele dvs.
    • Denumiți dosarul și setați locația acestuia. De exemplu, un dosar cu numele "Ciclism" ar trebui să conțină numai e-mailuri legate de clubul de ciclism în care participă. Un alt dosar poate fi numit "Școală" pentru mesaje legate de studiul dvs.
    • Dacă nu găsiți dosarul, faceți clic pe semnul "+" alături de celelalte foldere.
    • Puteți crea chiar un dosar temporar pentru elementele care nu sunt urgente, dar pe care doriți să le scoateți din căsuța de e-mail pentru moment.
    • În Outlook, folderele personale au o extensie .pst.
  • Imagine intitulată Arhivă e-mail Pasul 4


    4
    Fișier propriile mesaje, ori de câte ori doriți, folosind metoda drag-and-drop.
    • Creați un dosar nou prin bara de instrumente din partea de sus a paginii.
    • Doar plasați indicatorul mouse-ului pe mesaj, faceți clic stânga și țineți-l în timp ce îl glisați în dosarul dorit.
    • Când eliberați butonul, mesajul e-mail este mutat.
    • În Gmail, dați clic pe caseta de lângă e-mail și apoi pe "Arhivă".
  • Imaginea intitulată Arhiva e-mailului Pasul 5
    5
    Permiteți programului dvs. de e-mail să facă acest lucru pentru dvs. făcând clic pe "Da" atunci când primiți un e-mail cu întrebarea dacă doriți să îl arhivați automat.
    • Programele cu funcții automate de arhivare vă vor permite să definiți ce mesaje doriți să salvați și cât de des. De exemplu, în Outlook, modelul Filtrare automată este la fiecare 14 zile.
    • Dacă programul dvs. de poștă electronică nu arhivează automat mesajele, poate fi necesar să ajustați setările din meniul "Instrumente".
  • Imagine intitulată Arhivă e-mail Pasul 6
    6
    Contactați departamentul IT la serviciu pentru a afla mai multe despre politicile de arhivare a mesajelor. Unele sisteme efectuează arhivarea sau stocarea e-mail-ului în vrac pentru întreaga întreprindere, facilitând astfel căutarea rapidă și recuperarea mesajelor dorite.

    • sfaturi

    • Dacă programul dvs. de poștă electronică nu are o funcție de arhivare (majoritatea au), acest lucru se poate face totuși prin alegerea unui mesaj și salvarea acestuia ca document.
    • Arhivarea de către Outlook permite, de asemenea, utilizatorilor să salveze sarcini sau elemente de calendar.
    • Arhivarea e-mailurilor este o modalitate bună de a vă curăța inbox-ul și de a găsi mesaje mai urgente și mai recente.

    avertismente

    • În general, dosarele de arhivare nu pot fi accesate de serverul de poștă electronică, astfel încât nu veți putea verifica mesajele stocate într-o altă locație decât computerul în care a fost efectuat procesul.
    • Datorită legislației privind descoperirea legală și mulțumirea, oamenii nu au control asupra arhivării e-mailurilor în companii.

    Materiale necesare

    • Program de e-mail cu funcții de arhivare.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să migrați setările Microsoft Outlook XP sau 2003 pe un computer nouCum să migrați setările Microsoft Outlook XP sau 2003 pe un computer nou
    Cum să accesați serviciul de lucru la domiciliuCum să accesați serviciul de lucru la domiciliu
    Cum să adăugați hyperlink-uri la mesajele de poștă electronică în HotmailCum să adăugați hyperlink-uri la mesajele de poștă electronică în Hotmail
    Cum se arhiva în Lotus NotesCum se arhiva în Lotus Notes
    Cum se anulează un mesaj trimis în OutlookCum se anulează un mesaj trimis în Outlook
    Cum se configurează Microsoft OutlookCum se configurează Microsoft Outlook
    Cum se configurează Outlook ExpressCum se configurează Outlook Express
    Cum se configurează un cont de e-mail pe un iPadCum se configurează un cont de e-mail pe un iPad
    Cum se creează și utilizează șabloane de e-mail OutlookCum se creează și utilizează șabloane de e-mail Outlook
    Cum se creează o regulă în Outlook pentru transmiterea e-mailurilorCum se creează o regulă în Outlook pentru transmiterea e-mailurilor
    » » Arhivarea e-mailurilor
    © 2021 itholoinfo.com.com