Cum se fac Termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o afacere

Termenii și condițiile și politicile de confidențialitate reprezintă documente juridice importante pentru orice afacere. Primii clarifică drepturile și obligațiile societății și ale consumatorului. Al doilea descrie modul în care organizațiile mențin și utilizează informațiile personale. Puteți găsi resurse pe internet pentru a vă ajuta să creați propriile dvs. Termeni și condiții și o politică de confidențialitate potrivită situației dvs. speciale, însă trebuie să consultați întotdeauna un avocat pentru afaceri mici înainte de a finaliza astfel de documente juridice importante.

conținut

Pași
Partea 1pregătirea pentru crearea termenilor și condițiilor
Partea 2efectuați o schiță a termenilor și condițiilor
Partea 3Înțelegerea cerințelor legale privind politicile de confidențialitate
Partea 4elaborarea unei politici de confidențialitate
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Pregătirea pentru crearea Termenilor și condițiilor

Înțelegeți documentul. Termenii și condițiile reprezintă baza interacțiunilor pe care compania dvs. le implică cu clienții și definesc modul în care afacerea dvs. se va referi la consumatori. Termenii stabilesc procedurile și procesele dvs., limitează răspunderea legală și stabilesc contractele la care dvs. și clientul ați fost de acord să le angajați. Vă puteți gândi la ele ca la un contract între compania dvs. și client. Acestea vă vor determina drepturile și responsabilitățile ca organizație și drepturile și responsabilitățile consumatorului.

Puteți găsi un document standard al Termenilor și condițiilor care poate fi folosit ca un ghid pentru crearea propriului dvs.

Imaginea intitulă Efectuați termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 2

Aflați zonele de bază acoperite de Termeni și condiții. Informațiile exacte furnizate cu privire la termenii dvs. vor depinde de tipul de afacere pe care îl aveți. Cu toate acestea, există câteva domenii de bază pe care aproape toate aceste documente ar trebui să le abordeze:

Produse și servicii-
Prețurile și plățile -
Garanții și garanții -
drepturi de autor, sau drepturi de autor și mărci comerciale -
Încetarea serviciului.
Forum. Trebuie să includeți o clauză care să indice legea care va guverna Termenii și condițiile dvs. (de exemplu, legile statului sau țării dvs.).
Modificări ale contractului. Trebuie să includeți o clauză care să precizeze că puteți modifica Termenii și condițiile în orice moment.

Faceți o listă a termenilor și condițiilor necesare pentru afacerea dvs. După examinarea tipurilor de termeni și condiții, va fi clar ce se aplică situației dvs. specifice și care nu. Notați cele pe care trebuie să le includeți în documentul dvs.

Aproape fiecare organizație ar trebui să includă clauze referitoare la drepturile de autor, modificări ale contractelor și legi aplicabile.
Toate companiile care vând produse includ clauze care se referă la randamente, rambursări și pierderi.
Orice organizație care oferă servicii trebuie să includă o clauză care descrie încetarea serviciului respectiv.
Dacă faci a legătură pentru alte site-uri, trebuie să includeți o clauză care le adresează.
Dacă permiteți comentarii pe site-ul dvs., trebuie să includeți o clauză care limitează răspunderea legală pentru fapte, cum ar fi rănirea.

Imaginea intitulă Faceți termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 4

Identificați și revizuiți Termenii și condițiile generice. Puteți începe prin a găsi șabloane generice de termeni pe internet. Ele pot fi chiar ajustate pentru anumite țări, cum ar fi Brazilia. Utilizând lista originală ca referință, găsiți clauzele necesare în șabloane. Puteți să le tipăriți pentru a difuza ceea ce este relevant pentru situația dvs. și pentru a sublinia ceea ce nu este. Lipirea lor într-un document de pe computer poate funcționa, de asemenea, bine.

Amintiți-vă că fiecare afacere este diferită. De aceea, atunci când utilizați un șablon generic, ar trebui să îl citiți cu atenție pentru a vedea care aspecte sunt bune pentru dvs. și care nu sunt bune pentru afacerea dvs. Nu utilizați niciodată un document generic fără să îl citiți foarte bine.

Imaginea intitulată Faceți termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 5

Identificați și revizuiți Termenii și condițiile companiilor similare. După examinarea unui șablon generic, citiți-le de la o companie similară cu a dvs. De exemplu, dacă vindeți produse online, puteți să consultați Termenii și condițiile unui magazin virtual. Dacă compania dvs. oferă un serviciu, cum ar fi instalarea încălzitoarelor și a aparatelor de aer condiționat, accesați site-ul web al unei companii de renume din aceeași filială pentru a verifica Termenii și condițiile sale. Puteți să le tipăriți pentru a difuza ceea ce este relevant pentru situația dvs. și pentru a sublinia ceea ce nu este.

Partea 2
Efectuați o schiță a Termenilor și condițiilor

Utilizați mostrele pentru referință. Odată ce analizați nevoile afacerii dvs. și efectuați toate cercetările, sunteți gata să creați propriile dvs. Termeni și condiții. Utilizând documentele pe care le-ați colectat ca referință, selectați anumite propoziții complete sau paragrafe care se aplică companiei dvs. Dacă ați găsit un eșantion care funcționează exact așa cum este, nu ezitați să utilizați întregul text. În această situație, puteți urma eșantionul și puteți pregăti Termenii și condițiile folosind doar acest document.

Exemple de companii similare cu ale dvs. vor fi cele mai potrivite.
Folosind eșantioanele dvs., puteți trece prin toți termenii și condițiile cheie enumerate mai sus, cum ar fi produsele și serviciile, și puteți utiliza informațiile relevante identificate în exemplu pentru a crea propriile dvs. Termeni și condiții.

Imaginea intitulă Faceți termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 7

Definiți ce produse sau servicii va furniza compania dvs. clientului. Începând cu acestea, definiți clauze care pot provoca confuzii, cum ar fi utilizarea "mărfurilor" pentru a se referi la produsele sau serviciile fizice efectuate. În plus, trebuie să includeți informații despre modul în care politicile privind aceste produse și servicii vor fi transmise clientului.

De exemplu: "Politica de returnare pentru produsul X este disponibilă pe site și tipărită pe toate facturile și declarațiile."
Ajustați informațiile de probă pentru propriile produse și servicii.

Imaginea intitulă Efectuați termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 8

Menționați termenii și condițiile legate de preț și de plată. Ar trebui să creați o secțiune care să precizeze tipurile de plată pe care le acceptați, termenele limită și ce se va întâmpla dacă plata nu este primită la data corectă sau la suma corectă. De asemenea, trebuie să includeți informații despre ce include sau nu prețul - de exemplu, dacă suma include taxe și comisioane. Orice informație cu privire la eventualele creșteri de preț ar trebui să fie inclusă în acest moment.

Această secțiune include, de asemenea, rambursări, rambursări și informații privind pierderile. Dacă acceptați returnări, trebuie să informați clienții despre politica de returnare (de exemplu, 30 de zile după cumpărare). Dacă acordați rambursări, trebuie să informați consumatorii despre termenele limită.
Puteți include și un termen de responsabilitate. Informează clienții că nu sunteți responsabil pentru anumite tipuri de pierderi. De exemplu, puteți include o declarație care să ateste că nu sunteți responsabil pentru produsele care sunt rupte în timpul expedierii de întoarcere.

Clarificați garanțiile și garanțiile. Setați termenii oricăror garanții sau garanții, inclusiv valabilitatea și condițiile care le anulează.

Vă rugăm să furnizați drepturi de autor. Pentru a vă proteja munca originală, trebuie să furnizați drepturi de autor. Ei spun doar lumii că munca lor este originală și protejată de legile dreptului de autor. O astfel de declarație va conține cuvântul drepturi de autor și un "c" într-un cerc (©), pe lângă data publicării și numele autorului sau al proprietarului drepturilor de autor. Dacă aveți mărci comerciale, trebuie să le includeți și în declarație.

Dacă afacerea dvs. implică un site web sau un cont social media în care clienții pot posta, diferențiați ceea ce este proprietatea dvs. intelectuală de ceea ce rămâne proprietatea intelectuală a clientului, dacă nu.

Alte informații despre încetarea relației. Trebuie să includeți informații despre modul în care consumatorii pot încheia relația dvs. cu compania dvs., ceea ce poate implica închiderea sau anularea unui cont și terminarea serviciilor furnizate.

Limitați-vă răspunderea legală. Întreprinderile pot fi trase la răspundere pentru o varietate de lucruri, cu excepția cazului în care Termenii și condițiile lor au cuvinte specifice care limitează această responsabilitate. De exemplu, dacă aveți o sală de gimnastică, vă puteți limita răspunderea spunând că nu sunteți responsabil pentru cei care se rănesc în proprietatea dumneavoastră. Includeți o declarație pe care o specificați, astfel încât să nu puteți fi tras la răspundere.

Ca un alt exemplu, dacă afacerea dvs. include un site sau un cont social media, trebuie să includeți o declarație care explică faptul că nu sunteți responsabil pentru corectitudinea comentariilor terților. De asemenea, puteți afirma că nu susțineți astfel de comentarii.
Un alt tip comun de răspundere legală este furtul de informații cu caracter personal. Dacă nu păstrați informațiile în siguranță ale consumatorilor, puteți fi trași la răspundere pentru pierderile pe care le suferă de furtul acestor informații. Cu toate acestea, ați putea include o declarație care să refuze răspunderea pentru furt, în cazul în care clientul nu utilizează o parolă puternică.
Deși declarația dvs. nu vă protejează pe deplin de o acuzație făcută de o parte afectată, aceasta vă poate reduce la minimum pagubele.

Găsiți un avocat care să vă revizuiască activitatea. Un profesionist contractual poate să vă asigure că Termenii și condițiile includ tot ce aveți nevoie pentru a vă proteja pe dvs. și pe afacerea dvs. De asemenea, el poate vedea dacă documentul dvs. este în conformitate cu legea contractuală. Puteți citi mai multe despre acest domeniu de lege on-line.

Partea 3
Înțelegerea cerințelor legale privind politicile de confidențialitate

Vedeți dacă aveți nevoie de o politică de confidențialitate. Dacă colectați informații personale despre clienți, fie prin intermediul tranzacțiilor, fie prin vizitarea unui site sau a unei pagini de pe social media, trebuie să aveți o politică de confidențialitate valabilă. Angajamentul dvs. față de utilizatori este cum veți colecta, utiliza, distribui și proteja datele dvs. În Brazilia, problemele de confidențialitate pe Internet sunt reglementate de către Cadrul civil. Portalul de Internet sigur, organizat de Comitetul de Administrare pe Internet din Brazilia (CGI.br), are, de asemenea, care discută despre problemele de confidențialitate din rețea.

Înțelegeți tipurile de clauze ale politicii de confidențialitate. Aceste documente conțin mai multe clauze diferite, care pot include, dar nu se limitează la următoarele:

Ce informații colectați: puteți colecta adrese de e-mail sau informații mai sensibile, cum ar fi telefoanele, adresele, numerele cărților de credit sau CPF-urile.
Modul în care utilizați informațiile pe care le colectați: puteți utiliza informațiile pentru a comunica cu clienții sau a le aduce produse noi.
Dacă dezvăluiți informații altor persoane și cărora: de exemplu, dacă utilizați un operator de transport pentru care veți furniza informații despre clienți, va trebui să menționați acel punct din Politica de confidențialitate.
Posibilitatea de a modifica politica în orice moment: este important să vă rezervați dreptul de a vă modifica propria politică.
Clauza datelor privind jurnalul: Spune utilizatorilor că anumite informații vor fi înregistrate în browserul pe care îl utilizează și pe serverul pe care îl utilizați.
Clauza cookie: Site-urile stochează de obicei cookie-uri pe computere, iar acest tip de clauză notifică utilizatorilor că se întâmplă acest lucru.
Informații de contact pentru utilizatorii care au probleme sau motive de îngrijorare privind confidențialitatea: Trebuie să le oferiți o modalitate de a vă contacta dacă au întrebări despre politica dvs.
Clauze pentru site-uri minore: Dacă site-ul dvs. îngrijește minorii, trebuie să învățați regulile de confidențialitate specifice copiilor și adolescenților. A se vedea Registrul civil al Internetului și Statutul copilului și adolescentului.
Clauzele pentru planurile de sănătate. Dacă societatea dvs. oferă servicii de asigurare de sănătate populației, politica dvs. trebuie să fie în conformitate cu standardul suplimentar de schimb de informații privind sănătatea (TISS). Puteți afla mai multe despre el accesând site-ul Agenției Naționale de Sănătate Suplimentară (ANS).

Nu promiteți mai mult decât puteți păstra. O greșeală obișnuită a politicilor de confidențialitate este de a spune ceva de genul: "Nu împărtășim informațiile personale cu nici o terță parte". Din păcate, din cauza naturii tranzacțiilor online și a tranzacțiilor de vânzare, nu există în principiu nicio modalitate de a evita partajarea acestor informații. De exemplu, banca care procesează o plată efectuată prin card de credit va trebui să primească cel puțin o parte din informațiile despre consumator. Efectuarea unor afirmații precum cea citată vă poate pune probleme, așa că este important să cereți unui avocat să vă revizuiască politica de confidențialitate.

Găsiți și examinați politicile de confidențialitate din sursele de încredere pentru a servi drept exemplu. Introduceți "politica de confidențialitate" pe orice motor de căutare pentru a găsi politicile diferitelor companii. Politica de confidențialitate a Yahoo este un bun exemplu. De asemenea, puteți căuta șabloane pe site-uri care se ocupă de probleme juridice.

Partea 4
Elaborarea unei politici de confidențialitate

Efectuați un proiect brut al politicii dvs. utilizând eșantioanele ca ghid. Este posibil să fie mai ușor să imprimați politici sau să le tăiați și să le lipiți într-un document de pe computer. Pe măsură ce analizați alte politici de confidențialitate, rețineți ce se aplică și ce nu se aplică situației dvs. Aruncați ceea ce în mod evident nu serviți și păstrați ceea ce este potrivit. Revedeți ce este necesar, dar trebuie să vă ajustați pentru a se potrivi mai bine. După examinarea și marcarea probelor, folosiți-le împreună cu notele pentru a vă crea propria politică de confidențialitate.

Politica dvs. ar trebui să conțină clauze care să discute informațiile colectate de dvs. și modul în care acestea vor fi utilizate și dezvăluite.
Trebuie să includeți, de asemenea, o clauză care să precizeze că puteți modifica politica.
Includeți o clauză care vă informează că anumite informații sunt stocate în browsere și servere (de exemplu, o clauză privind datele din jurnal).
O clauză care afirmă că puteți stoca cookie-uri pe computerele utilizatorilor ar trebui de asemenea să fie inclusă.

Declarați politica. Ar trebui să explicați în mod clar modul în care colectați, gestionați și utilizați informațiile dvs. personale, mai ales dacă utilizați internetul pentru a procesa plăți, așa cum fac majoritatea companiilor sau utilizați sondaje și alte instrumente de marketing pentru a colecta informații.

Dacă scrieți o politică de confidențialitate care include site-ul dvs. web sau social media, ar trebui să explicați și elemente precum politica dvs. privind modulele cookie, cum ar fi cum stochează site-ul dvs. datele de navigare și cum împărtășește informațiile despre consumatori cu alții.
Dacă afacerea dvs. colectează informații de la copii și adolescenți, trebuie, de asemenea, să vă părăsiți politica în conformitate cu Statutul copiilor și adolescenților și ce determină soluționarea pe Internet pentru astfel de cazuri.

Imaginea intitulă Efectuați termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o etapă de afaceri 20

Dați consumatorului șansa de a alege. O bună politică de confidențialitate va permite clienților să facă alegeri privind ceea ce face compania cu datele lor. De exemplu, puteți oferi consumatorilor posibilitatea de a nu primi comunicări viitoare.

Furnizați acces la aceste date. Clienții dvs. trebuie să poată examina informațiile colectate, să le modifice sau să corecteze erorile și să solicite să ștergeți datele din anumite motive.
Furnizați o modalitate de a face o plângere sau de a pune o întrebare. Clienții trebuie să aibă un mod simplu și clar de a lua legătura cu dvs. dacă au întrebări sau preocupări legate de datele dvs.

Imaginea intitulă Faceți termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o întreprindere Pasul 21

Protejați datele. Faceți o declarație clară și precisă despre modul în care colectați și protejați informațiile consumatorilor. În unele cazuri, este posibil să nu știți chiar cum sunt colectate toate datele clientului dvs., mai ales dacă compania dvs. utilizează instrumente cum ar fi aplicațiile mobile și spațiul de stocare în cloud. Discutați cu un avocat care se specializează în legi privind tranzacțiile online sau un specialist în tehnologia informației care vă va ajuta să înțelegeți exact cum și ce colectați și stocați.

Imaginea intitulă Efectuați termenii și condițiile și politicile de confidențialitate pentru o etapă de afaceri 22

Furnizați actualizări. Politica dvs. de confidențialitate trebuie să precizeze că puteți schimba și face aceste schimbări clare și accesibile. De exemplu, puteți trimite un e-mail prin care anunțați modificările sau postați un link actualizat la conturile dvs. de social media.

Închiriați un avocat pentru a-ți revizui munca. Un practician de confidențialitate vă poate asigura că politica de confidențialitate include tot ce aveți nevoie pentru a vă proteja pe dvs. și pe afacerea dvs. De asemenea, vă puteți asigura că documentul dvs. respectă legile privind confidențialitatea existente.

avertismente

Informațiile furnizate mai sus constau în instrucțiuni generale referitoare la lege și la nu în orientarea juridică. Dacă aveți nevoie de consultanță juridică, consultați un avocat.
Nu toate formele și șabloanele juridice sunt identice. Este posibil ca unele modele online să nu fie conforme cu legile aplicabile. Fiți atenți în timp ce identificați și utilizați documentele eșantionate pe internet.