Cum să scrieți politici și protocoale pentru compania dvs.

Politicile unei companii compun, de regulă, reguli, instrucțiuni, orientări și principii ale organizației. Ele sunt de obicei încorporate într-un manual de protocol disponibil angajaților. Cum să scrieți un manual cu politicile și procedurile companiei? Totul depinde de stilul și obiectivele de afaceri ale companiei, deci continuați să citiți pentru a afla mai multe!

conținut

Pași
Partea 1definirea obiectivelor de afaceri
Partea 2scrierea politicilor companiei
Partea 3protocoale de scriere
Partea 4Înțelegerea legalității
Partea 5pregătirea manualului
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Definirea obiectivelor de afaceri

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 1

Asamblați o listă de obiective. Ca manager sau proprietar, ar trebui să știți bine care sunt obiectivele companiei. Gândiți-vă la obiectivele de vânzări, pentru angajați și pentru management. De asemenea, imaginați-vă unde doriți să ajungeți în afaceri în câțiva ani.

Gândiți-vă la obiective specifice, dar posibile și demne de efort. De exemplu, alegeți obiectivele financiare realiste și obiectivele de performanță ale angajaților care sunt posibile în cadrul politicilor și procedurilor definite în manual.
Stabiliți obiective, angajați-le ca proprietar sau manager. Cunoașterea obiectivelor companiei este primul pas în stabilirea politicilor și procedurilor, dar nu vă va face nici un bine dacă nu urmați ceea ce scrieți.

Scrieți politica și procedurile pentru afacerea dvs. Pasul 2

Asamblați o listă cu sarcini și protocoale. Gândiți-vă la întâmplările de zi cu zi ale companiei și scrieți toate sarcinile care trebuie făcute zilnic pentru a menține buna funcționare a afacerii.

Gândiți-vă la următoarele: ce sarcini au nevoie de instrucțiuni formale? Ce proceduri trebuie să fie executate exact în același mod? În loc să vă concentrați asupra sarcinilor lumești care nu necesită multe instrucțiuni, lărgiți orizonturile!

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 3

Creați o listă cu posibile probleme și soluții. Există politici de afaceri pentru a menține firma de afaceri și pentru ca angajații să atingă anumite standarde de performanță. Gândiți-vă la problemele care ar putea apărea dacă nu există politici la nivelul companiei. Crede-mă, acest lucru vă va ajuta foarte mult când scrieți manualul de protocol.

Pe măsură ce vă gândiți la posibilele probleme, dați câteva idei despre modul în care le puteți corecta. Gândiți-vă la problemele legate de activitățile zilnice ale companiei, cum ar fi aspectele financiare, interacțiunile dintre angajați și clienți și conducerea profesioniștilor contractuali.

Partea 2
Scrierea politicilor companiei

Scrieți politica și procedurile pentru afacerea dvs. Pasul 4

Asamblați o listă de categorii. După ce ne gândim la eventualele probleme care trebuie menționate, le separăm în categorii precum siguranța, programele, comportamentul, plățile, beneficiile, vacanțele și discriminarea, de exemplu.

La asamblarea unui manual compilat, clasificarea va ajuta foarte mult în organizație. În plus, separarea vă va ajuta să decideți ce este cel mai important și trebuie să fie mai detaliat.

Scrieți politica și procedurile pentru afacerea dvs. Pasul 5

Utilizați un format standard pentru a detalia politicile pentru fiecare categorie. Standardizarea vă permite să explorați mai departe fiecare categorie adăugând detalii specifice după cum este necesar. Utilizați numere și litere pentru a sorta fiecare secțiune.

Începeți cu o scurtă explicație. După ce ați scris ideile inițiale, puteți să reveniți la explicația inițială și să o extindeți după cum este necesar.

Scrieți politica și procedurile pentru afacerea dvs. Pasul 6

Gândiți-vă la consecințele corespunzătoare pentru eșecul politicii. Ideea este de a face compania să funcționeze corect și să urmeze un anumit tipar, dar politicile servesc, de asemenea, ca un ghid scris pentru a face față încălcării protocolului. Acest lucru este și mai important atunci când o acțiune trebuie luată din cauza unor probleme.

Politicile, atunci când sunt incluse într-un document oficial, pot delimita drepturile și obligațiile legale ale angajaților și ale companiei. Întotdeauna gândiți-vă la legile federale și de stat aplicabile atunci când scrieți manualul companiei și includeți politici care interzic discriminarea și hărțuirea la locul de muncă, de exemplu.

Scrieți politica și procedurile pentru afacerea dvs. Pasul 7

Stabiliți politici clare privind concedierea. Dacă într-o zi trebuie să renunți la un angajat pentru încălcarea protocolului, politicile scrise ar trebui să servească drept dovadă în cazul în care persoana în cauză susține că a fost concediată fără doar motiv. Este bine să clarificați în manualul companiei ceea ce va asigura o încetare imediată.

Este bine să te gândești și la angajare. De exemplu, puteți solicita verificări de fond înainte de angajarea angajaților sau delimitarea unei perioade de testare înainte de a formaliza angajarea. Definiți clar acești termeni în politicile companiei.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 8

Utilizați întotdeauna limbă clară și activă. Este important să scrieți politicile astfel încât să nu poată fi interpretate greșit. Rescrie ceea ce este necesar dacă îți dai seama că există o altă interpretare posibilă a textului.

De exemplu, în loc să scrieți "Unele circumstanțe pot permite concedieri suplimentare din cauza bolii", ar fi mai bine să reformulați politica: "Alocațiile suplimentare de boală pot fi aprobate numai cu acordul explicit al managerului".

Partea 3
Protocoale de scriere

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 9

Stabiliți ce sarcini trebuie să fie detaliate în scris. Nu toate sarcinile sau incidentele vor necesita instrucțiuni detaliate de protocol. Prioritizați lucrurile care trebuie făcute în mod constant și frecvent, cum ar fi termenele și plățile.

Atunci când decideți ce proceduri să stabiliți în detaliu, gândiți-vă la următoarele: Procedura este lungă sau complexă? Vor fi grave consecințele erorilor? Au fost implementate recent schimbări majore? Procedura are nevoie de documente? Angajații sunt adesea confundați de procesele necesare?

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 10

Adunați informațiile de care aveți nevoie pentru fiecare procedură. Înainte de a detalia procesele, trebuie să cunoașteți toți pașii și aspectele acestora. Luați în considerare întrebările făcute de angajați în trecut și problemele pe care le-ați întâlnit.

Chiar și cu toate informațiile de care aveți nevoie, ar putea fi bine să păstrați elementele de bază pentru a detalia procedura. Gândiți-vă la ce trebuie să înțeleagă angajatul pentru a îndeplini funcția.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 11

Utilizați toate informațiile pentru a scrie protocoale clare și precise. Utilizați întotdeauna vocea activă în momentul redactării și evitați prolixitatea. Este necesar să se folosească un limbaj ușor de înțeles, evitând jargonul pe care noii angajați nu îl pot înțelege.

De exemplu, în loc de a scrie "Hollerings ar trebui să fie verificate cu contabilitate", poate fi mai simplu și mai simplu să scrieți "Verificați contabilitatea cu evidența contabilă".

Partea 4
Înțelegerea legalității

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 12

Includeți o secțiune cu politici antidiscriminare. Toate companiile trebuie să respecte politicile antidiscriminare definite de guvernul federal, așa că asigurați-vă că le includeți în cartea de conduită a companiei, subliniind că vă așteptați ca angajații să respecte legea la locul de muncă.

Includeți informații despre egalitatea de șanse, respectul pentru toți și hărțuirea. Este o idee bună să se facă referire în manual la legi care interzic discriminare și asediu.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 13

Asigurați-vă că toate politicile stabilite sunt legale. Este o idee bună să faceți niște cercetări pe internet pentru a verifica legislația actuală și pentru a vedea dacă nu încălcați nici o lege cu politicile companiei.

Dacă este posibil, consultați un avocat de muncă și cereți-i să verifice politicile stabilite înainte de a le transmite angajaților. Ca proprietar, avocatul de încredere cu care să consulți este o opțiune excelentă.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 14

Cereți angajaților să semneze un termen științific ori de câte ori politicile companiei sunt actualizate. Angajații noi trebuie să citească și să semneze documentul și să primească o copie a manualului companiei. Deci aveți o modalitate de a dovedi că toată lumea a fost conștientă de politicile corporative dacă aveți nevoie să vă prezentați în fața unui judecător în viitor.

Dacă intenționați să angajați un ucenic tânăr minor, trebuie să aveți permisiunea legală a unui părinte sau a unui tutore. Cereți acelei persoane să citească și să fie de acord cu politicile companiei (ca măsură de precauție).

Partea 5
Pregătirea manualului

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 15

Organizați informațiile într-o ordine logică. Începeți cu cele mai generale întrebări și treceți la cele mai specifice. De exemplu, în loc să începeți să dezbateți offseturile și derogările, este mai bine să începeți manualul cu procesele de angajare.

Porniți manualul cu o descriere a obiectivelor companiei așa cum a fost definită inițial. Scrieți un paragraf coerent și clar, care va clarifica ce așteaptă compania de la angajați și ce se pot aștepta de la companie.
Organizați manualul cu categorii și subcategorii bine definite. Când ați terminat, montați un index pentru a fi ușor de utilizat.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 16

Utilizați imagini, grafice și mese. Deoarece unii oameni sunt mai vizibili decât alții, imaginile și diagramele din manual pot facilita înțelegerea conceptelor prezentate. Imaginile ajută foarte mult la diferențierea procedurilor și politicilor.

De exemplu, ar fi o idee bună de a pune împreună un tabel cu diferite roluri și responsabilități. O altă opțiune ar fi includerea unui tabel cu întrebări și răspunsuri pentru a obține întrebări din partea angajaților.

Scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs. Pasul 17

Faceți manualul disponibil tuturor angajaților. În mod ideal, angajații noi ar trebui să primească o copie a manualului companiei la momentul angajării și angajații deja primesc noi versiuni atunci când se fac schimbări. Dacă este posibil, cereți tuturor să semneze un contract prin care să confirme că au înțeles informațiile din manual.

Păstrați câteva copii fizice și digitale ale manualului, astfel încât să îl puteți verifica rapid. Politicile și procedurile trebuie înțelese și respectate cu exactitate. În cazul unor probleme, utilizați manualul ca ghid pentru a acționa.

sfaturi

Identificați întotdeauna data de scriere a manualului pentru a economisi timp la efectuarea oricăror actualizări. Deci, va fi mai ușor să știi ce sa schimbat în noua versiune.