Cum să organizați un fișier

Urmând câteva îndrumări simple, puteți crea și organiza un singur sertar sau o cameră completă de fișiere.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Organizați un dulap de arhivare Pasul 1

Generează-ți fișierele. Asigurați-vă că sunt toate etichetate într-un mod uniform, cu toate numele companiei sau toate numele de oameni.

Imaginea intitulată Organizați un dulap de arhivare Pasul 2

Organizați-vă fișierele în ordine alfabetică, mergând din față în spate în sertar, de sus în jos în dulap, și de la stânga la dreapta în sistemul dvs. de depozitare.

Imaginea intitulată Organizați un dulap de arhivare Pasul 3

Lasati loc pentru fisiere viitoare. Dacă aveți suficiente fișiere pentru a umple 50% dintr-un dulap cu 4 sertare, nu umpleți complet primele 2 sertare - completați toate cele 4 în jumătate. Noile fișiere nu vor merge neapărat la final, ele vor rămâne acolo în ordine alfabetică.

Imagine intitulată Organizați un dulap de arhivare Pasul 4

Înlocuiți fișierele în timp util. Veți avea nevoie pentru a elimina fișiere din timp în timp, dar nu uitați că, atunci când terminat de utilizat, ar trebui să-l pună din nou în locul său cât mai curând posibil. Dacă îi lăsați să se adune în afara sistemului organizat, nu veți putea să le găsiți mai târziu.

sfaturi

Când etichetați fișiere, plasați-le în diferite părți ale diferitelor fișiere, astfel încât acestea să nu se suprapună și să se dezbrace reciproc.
Vă ajută să păstrați interiorul fiecărui fișier într-un fel de ordine (cronologic este modul tradițional), astfel încât atunci când găsiți fișierul dvs., puteți găsi cu ușurință lucruri în interiorul acestuia.
Când creați un fișier pentru o persoană, urmați formularul "Nume, prenume" pentru a vă asigura ordinea alfabetică corespunzătoare.
Pentru a menține ordinea corectă în cabinetul de fișiere, introduceți Inițiali înainte de cuvinte întregi, astfel încât "AZZ Inc." vin înaintea "Abagaba Co".

avertismente

Deschideți un singur sertar la un moment dat pentru a menține cabinetul stabil. Deschiderea mai multor sertare la un moment dat poate duce la scăderea întregului fișier (și la partea superioară a dvs.).
Pe măsură ce dulapurile sunt umplute cu hârtie (care este inflamabilă), puteți păstra la îndemână echipamentul de protecție împotriva incendiilor.
Încercați să evitați tăierea hârtiei.