Cum să organizați rolurile unui birou

Organizarea rolurilor unui birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă există o mare parte din ele, dar acest lucru nu trebuie neapărat să fie un proces complicat. Planificarea și alegerea unui sistem de fișiere vă pot ajuta să organizați rolurile și documentele care fac parte din munca dvs., asigurându-vă că găsiți lucrurile importante mai eficient. Iată câteva etape care vă vor ajuta să începeți să organizați rolurile unui birou.

conținut

Pași
Metoda 1separarea timpului pentru organizare
Metoda 2sortarea documentelor și a fișierelor
Metoda 3crearea de fișiere lunare
Sfaturi
Lucrurile de care ai nevoie

pași

Metoda 1
Separarea timpului pentru organizare

Imagine intitulată Organizați fișierele Office Pasul 1

Aveți suficient timp neîntrerupt pentru a vă organiza fișierele fără a trebui să întrerupeți sarcina. Asigurați-vă că aveți destule dosare și etichete pentru a crea fișiere noi înainte de a începe.

Metoda 2
Sortarea documentelor și a fișierelor

Imaginea intitulată Organizați fișierele Office Pasul 2

Împărțiți toate rolurile pe care doriți să le organizați în stive mici, făcând mai ușor să gestionați totul.

Verificați fiecare teanc și aruncați sau împingeți orice hârtie și fișiere care nu mai sunt necesare, eliberând mai mult spațiu pentru dvs.
Separați documentele și fișierele pe care doriți să le păstrați în două stive separate, unul pentru fișierele de care aveți nevoie în lunile următoare și altul pentru documentele arhivate pe care nu va trebui să le accesați în viitorul apropiat.

Imaginea intitulată Organizează fișierele Office Pasul 3

Organizați folderele în ordine alfabetică atunci când sunt prezente fișierele client. Dacă fiecare dosar conține numele persoanei sau al companiei, ar putea fi potrivit să le organizați utilizând numele de familie. În acest caz, asigurați-vă că eticheta are numele de familie al persoanei, urmată de primul nume. Organizați și dosarele în ordine alfabetică, plasând etichete pe sertare cu literele fișierelor pe care le dețin.

Imaginea intitulată Organizați fișierele Office Pasul 4

Organizați după categorie dacă aveți documente pentru diferite sectoare ale muncii dvs. Puteți separa conturile, întreținerea și documentele contractuale în diferite categorii pentru arhivare. Utilizați o etichetă pentru fiecare document cu categoria corectă și plasați toate documentele relevante din acea categorie. Este posibil să fie nevoie să creați subcategorii, să utilizați foldere și fișiere pentru a le separa.

Creați un dosar pentru documente care necesită o îngrijire urgentă, astfel încât să găsiți rapid documente importante.
Puneți documentele într-un liant astfel încât fișierele temporare să fie în față și arhivele în fundal, ceea ce face ca documentele utilizate să fie adesea găsite rapid.

Metoda 3
Crearea de fișiere lunare

Pe lângă metodele utilizate mai sus, adăugați un grup de dosare separate de lună (și an). Chiar și atunci când nu aveți timp să le depuneți, le puteți organiza după dată. Acest lucru vă va face mai ușor când aveți nevoie de ceva.

Tabelele lunare sunt, de asemenea, locuri excelente pentru a ține documente care nu se încadrează în celelalte categorii.

La sfârșitul anului, verificați ce a mai rămas în dosarele lunare. Puteți descoperi un model și creați un nou grup de fișiere (categorie) care lipsește în sistemul dvs. Creați un dosar pentru această categorie în noul an.

Separați fișierele rămase pe lună și salvați-le într-un dosar numit "Variados" (marcat și cu anul).

sfaturi

După ce ați terminat de organizat documentele, încercați să rămâneți organizat. Mențineți coerența sistemului dvs. de organizare și returnați documentele în locurile lor adecvate după ce le-ați terminat.
Aruncați, reciclați sau prăjiți documentele pe care nu le mai aveți nevoie, făcând sistemul dvs. din ce în ce mai eficient.