Cum se instalează un sistem de fișiere Office

Puține lucruri sunt mai importante pentru a conduce un birou decât un sistem de fișiere funcțional. Indiferent dacă fișierele sunt accesate de o persoană sau partajate de o echipă, sistemul trebuie să fie organizat astfel încât toată lumea să poată găsi ceea ce caută. Dacă este dificil de utilizat, veți rămâne cu hârtiile care se tem de pierderea lor în mijlocul dosarelor, ceea ce va duce în curând la grămezi de hârtii care acoperă masa.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 1

Alegeți sistemul de fișiere. Indiferent de sistemul în care este, trebuie să aibă sens, astfel încât să fie posibil să se cunoască exact locul fiecărei foi de hârtie. Opțiunile sunt:

Alfabetic: Acest sistem este potrivit atunci când majoritatea fișierelor vor fi numele de clienți, pacienți sau angajați.
Subiect sau categorie: majoritatea sistemelor de fișiere sunt organizate pe subiect sau pe categorii, lucru care chiar funcționează bine atunci când este făcut corect, dar care poate fi și foarte confuz dacă nu este.
Ordinea numerică sau cronologică: Acesta este cel mai bun mod în care fișierele constau în principal din materiale numerotate sau datate, cum ar fi comenzi de cumpărare sau chitanțe.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 2

Instalați portofolii în sertarele de fișiere. Suportul de dosare nu va fi niciodată eliminat, acționând ca suport pentru dosarele care vor fi eliminate din sertare.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de arhivare a biroului Pasul 3

Sortați hârtiile în categorii după stiva. Dacă un teanc este mai mare de 5 cm, împărțiți-l în subcategorii. Dacă devine prea subțire, combinați-l cu altul și dați-i un nume nou. Numele bateriilor ar trebui să fie mai ușor de determinat în care heap fiecare hârtie merge.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 4

Pune fiecare stiva într-un dosar și etichetați-o clar. Utilizați foldere tablate care sunt centrate și nu sunt eșalonate, deoarece acestea fac ca fișierele să pară mai organizate.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 5

Puneți folderele în dosare. Pentru majoritatea fișierelor, va fi folosit un portofoliu comun, dar pentru fișiere foarte groase sau pentru cele care au fost împărțite în subcategorii, utilizați foldere în cutii. Organizați dosarele după cum doriți, dar majoritatea oamenilor folosesc sistemul alfabetic.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 6

Etichetați folderele cu același nume ca și folderele. Poziționați toate filele din plastic în partea stângă a dosarului, cu excepția cazului în care utilizați un dulap lateral de fișiere. Pentru fișierele laterale care rulează de la stânga la dreapta atunci când deschideți sertarul, în loc să mergeți înainte și înapoi, poziționați clapeta dreaptă.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 7

Aveți întotdeauna o sursă de dosare și dosare aproape de fișiere, astfel încât să puteți adăuga cu ușurință un folder dacă aveți un document care nu aparține unui dosar existent. Evitați pastele care sunt groase sau prea subțiri. Puteți, de asemenea, să reetichetați sau să redistribuiți hârtiile dacă considerați că este necesar să le re-categorizați.

Imagine intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 8

La sfârșitul fiecărui an, eliminați toate folderele, reînnoiți etichetele cu aceleași categorii și le puneți înapoi în fișiere. Verificați dosarele vechi pentru a vedea dacă ceva trebuie transferat în fișierele curente și pune restul în fișier.

sfaturi

Este posibil să fiți tentat să vă organizați fișierele în funcție de culoare, să imprimați etichete pe computerul dvs. sau orice altceva care le face mai atractive. Cu toate acestea, atunci când este necesar să faceți o modificare, cum ar fi adăugarea unui singur dosar, veți fi frustrați să descoperiți că nu sunteți în ordinea culorilor potrivite sau că trebuie să scrieți manual o etichetă. Cel mai bine este să păstrați lucrurile simple.

avertismente

Nu creați niciodată un teanc mixat de fișiere pe care nu le-ați putut clasifica, pentru că totul se va termina acolo.
Odată ce ați stabilit sistemul de fișiere, trebuie să vă concentrați asupra arhivării. Anulați timpul în fiecare zi pentru a ridica hârtiile de pe birou și a le deplasa. Rezistați tentației de a le pune într-un coș de arhivă profund, deoarece acesta va fi umplut și va deveni o altă arhivă.