Reorganizarea unui cabinet de fișiere

Dacă sunteți o persoană normală, aveți cel puțin un dulap de depozitare în casa sau biroul dvs. și probabil că nu este așa de organizat cum v-ar plăcea să fie. Chiar dacă sertarele dvs. constau dintr-o grămadă de hârtii murdare, curățați mizeria inutilă și faceți mai ușor hârtia.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 1

Gândiți-vă cum doriți să fie organizate sertarele. Dacă un sistem vine în minte (conturi într-una, informații fiscale într-un alt, etc ...) scrie într-un tampon de hârtie.

Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 2

Uită-te la un sertar la un moment dat, făcând o scurtă listă de conținut.

Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 3

Găsiți un spațiu de lucru curat, cum ar fi un birou sau birou, și aruncați o privire preliminară asupra hârtiilor libere. Începeți să le separați în grămezi în funcție de modul în care doriți să fie organizați: facturile cărților de credit într-un singur pachet, rapoartele de cheltuieli în altul și așa mai departe. Acesta este momentul potrivit pentru a separa obiectele învechite pentru a le salva sau a le arunca.

Imaginea intitulată Reorganizarea unui cabinet de fișiere Pasul 4

Odată ce toate articolele dezordonate au fost separate, adăugați noi categorii în lista dvs.

Imagine intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 5

Uită-te cu atenție la ea și hotărăște despre cea mai potrivită metodă de organizare pentru tine, casa ta sau biroul tău. Pentru fișierele de lucru, puteți prefera să aveți un fișier pentru fiecare departament sau proiect. Pentru fișiere personale, le puteți separa în funcție de tipul de cont. Rețineți că le puteți rearanja după lună sau pe an.

Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 6

Faceți o listă nouă de fișiere pe care aveți nevoie să o etichetați. Plasați fiecare sertar pe o pagină separată. În partea stângă a paginii, listați categoriile, acestea sunt, de obicei, agățat foldere. În partea dreaptă a paginii, listați fișierele individuale pe care le doriți în fiecare categorie, care sunt de obicei foldere de hârtie maro. De exemplu, un dosar drop-down numit "Conturile cardurilor de credit" poate conține dosare etichetate "MasterCard", "Visa" și etc sau puteți avea fișiere etichetate "Conturi 2005", "Conturi 2004" și așa mai departe. pe.

Imaginea intitulată Reorganizează un cabinet de fișiere Pasul 7

Trebuie să aveți toate materialele necesare. Un set de agende suspendate combinate cu foldere de hârtie maro, toate etichetate în mod clar este o modalitate foarte bună de a organiza orice sistem de fișiere. Mergeți la un magazin de consumabile de birou și alegeți dimensiunile potrivite, împreună cu alegerea de etichete.

Imagine Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 8

Introduceți și / sau imprimați etichetele. Aplicați-le în agendele de hârtie suspendate și maro.

Imagine intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 9

Uită-te la sertarele de fișiere, unul câte unul, și puneți dosarele de fișiere noi în ordine alfabetică. Acum, goliți toate dosarele vechi și plasați-le în locurile potrivite. Faceți același lucru cu hârtiile libere.

Imagine intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 10

Puneți o etichetă adecvată în afara fiecărui sertar și aruncați dosarele vechi. Acum ați terminat!

sfaturi

Fii răbdător dacă ai probleme la găsirea lucrurilor la început. Puteți să imprimați întotdeauna o listă de fișiere și să o plasați cu bandă de conducere lângă cabinet.
Când dezvoltați un sistem de organizare, aflați cât de des folosesc cabinetul de fișiere. Plasați fișierele pe care le utilizați cel mai des în partea din față a sertarului sau într-o locație ușor accesibilă. Poate doriți chiar și o secțiune a sertarului doar pentru lucrările în curs.
Nu vă fie frică să creați noi sisteme de fișiere. Fișierele de birou de acasă nu au același aspect ca al dvs. în birou.
Acești pași funcționează bine și pentru arhivarea fișierelor de pe computerul dvs.!
Nu trebuie să stocați totul imediat pentru a fi organizat. Păstrați o tavă pe sau lângă biroul dvs. și folosiți-o pentru a fi arhivate, ștergeți-o o dată pe săptămână sau când se umple.
Dacă vă faceți griji în privința unde puteți arhiva dosarele dvs., puteți pune oa doua linie în dosarul fișierelor într-un font mai mic, care vă spune care este dosarul în care se află. Unele sisteme de etichetare oferă această opțiune în software.

avertismente

Când încep să se acumuleze hârtiile libere, nu creați fișiere noi. Acest lucru duce la haos și dezordine. Mai întâi, asigurați-vă că fișierul nu există deja.
Dacă într-adevăr aveți nevoie de unul nou, opriți să vă gândiți la cel mai logic loc pentru al pune, în loc să îl puneți în primul sertar pe care îl deschideți.