Cum să răspundeți la un e-mail brut la locul de muncă

Partea 1
Ce poate fi considerat Grossness într-un e-mail?

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 1

1

Aflați pentru a identifica un email nepoliticos. Este ușor să interpretați greșit intenția, tonul și anumite cuvinte într-un e-mail. Evident, un e-mail nu vine echipat cu expresii faciale, tonul vocii și limbajul corpului, așa că, dacă sunt copleșiți de o mulțime de muncă, nu mănâncă de ceva timp si simt ca ai vrut să plece doar la birou, poate fi ușor de făcut o greșeală și de a vedea intențiile negative într-un e-mail care nu are nimic din ele. Semnele pe care le "ați putea" au primit un e-mail nepoliticos includ:

Limba utilizată este evident abuzivă și / sau deranjantă. (Dacă primiți un e-mail completă profanare, acest lucru este la fel ca și de rupere a standardelor de viață ale mediului de lucru și este o lipsă totală de profesionalism. Acest lucru poate duce, de asemenea, la acțiune în justiție în funcție de ceea ce a fost spus, mai ales dacă te-ai simțit amenințat, hărțuit sau insultat).
Părțile specifice în care se exprimă o ordine sau ceva disprețuitor sau întregul e-mail au fost scrise cu majuscule (strigă). (Aveți grijă ca șeful sau colegul dvs. să fi uitat tasta Caps Lock activată și a fost prea leneș să scrie din nou mesajul sau chiar să ignore aceste reguli.)
E-mailul este, în principiu, o cerere fără salut, vă rog, vă mulțumesc sau rămas bun. Nu menționează numele său și fără semnătură este ceva normal pentru email-uri care fac parte dintr-o interacțiune în curs de desfășurare, dar atunci când acesta este primul mesaj al unui fir nou, care corespunde unui ordin sau instrucțiune, atunci clasifică lipsa de educație, pentru că lasă deoparte anumite curtoazii legate de contextul mediului de lucru.
E-mailul se referă la dvs. într-un mod neprietenos (cu o glumă personală) sau ridică acuzații și / sau sugerează că ați făcut X, Y, Z sau orice altceva.
Un e-mail grosier poate avea multe puncte de exclamare sau semne de întrebare. Utilizarea mai multor "!!!!" și "????" este adesea văzută ca fiind nepoliticoasă sau condescendentă. Cu toate acestea, poate fi și un semn de accentuare, deci nu o considerați un indicator izolat.
Expeditorul a copiat pe cineva în mesajul care se ocupă de amândoi ca o modalitate de ao "constrânge" să facă ceva.

Partea 2
Ia-o ușor! Luați timp pentru a înțelege primul intenție

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 2

1

Citiți cu atenție e-mailul înainte de a vă convinge de intențiile dvs. Dacă ați uitat pur și simplu și ați decis că este nepoliticos, este important să o citiți din nou cu mai multă grijă. Chiar dacă prima citire a fost atentă, re-citirea e-mail-ului vă va asigura că nu lăsați nimic să treacă sau să vă împiedice să citiți ceva care nu este acolo. Și este o idee bună să te întrebi ce e în e-mailul care te deranjează. Acest lucru poate fi o altă dovadă că respectivul conținut este direcționat către tine-de exemplu, dacă ați avut o dispută cu său coleg sau șef și că e-mailul a fost trimis la scurt timp după o discuție agresivă, astfel încât este de înțeles că vedeți intenții rele în mod automat . Pe de altă parte, în cazul în care nu acționează nici un indiciu că șeful tău sau co-lucrător este supărat pe tine, atunci, s-ar putea avea în mod greșit interpretat de e-mail.

Care este intenția din spatele cuvintelor?
Este o persoană cunoscută că are dificultăți de comunicare sau cineva care este în mod obișnuit educat? Chiar și cu oamenii care sunt de obicei politicoși, este posibil ca ei să aibă dificultăți în a pune mesajul în e-mail, mai degrabă decât să nu fie nepoliticos.
Este această persoană încercarea de a se impune, având ca scop să pară mai greu decât are cu adevărat curajul de a fi atunci când vorbește în persoană? În acest caz, poate fi o altă bluf care să încerce să depășească limitele, sperând să-l sperie și să-l împiedice să-i ceară să vorbească personal cu tine.
Există trei elemente în e-mail pe care tocmai nu le înțelegeți? În acest caz, este mai bine să nu decideți nimic până nu știți mai multe. Oamenii care scriu repede, adesea săruri de cuvinte și unii nu se gândesc la punctuație sau scriere corectă într-un e-mail. Deci au o tendință puternică de a trimite texte de e-mail care pot fi greu de interpretat dacă nu le puteți înțelege.

2

Luați în considerare ceea ce ați "trimis" anterior pentru a primi e-mailurile presupuse a fi grosiere. A fost trimis acest e-mail ca răspuns la ceva "trimis" de dvs.? Asigurați-vă că ați urmat și eticheta bună. Uneori, chiar și un e-mail bine intenționat poate declanșa un răspuns neplăcut!

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 3

3

Evitați presupunerea că cunoașteți starea emoțională a expeditorului. Asigurați-vă că nu se face presupuneri cu privire la starea emoțională a remetente.Dificuldades de comunicare, sarcasm si glume eronate, sau de a fi scris leneș sau neglijentă poate duce cititorul să creadă că textul este aspru, atunci când el nu este nimic mai mult decât o persoană care dorește să spună ceva, fără să se poată exprima corect. Știu că puțini oameni exprimă bune abilități de scriere în texte scurte, rapide și majoritatea scrie în grabă, cu intenția de a lua mesajul de „lucruri de făcut“ dvs. gramada, astfel încât acestea să poată trece la următoarea atribuire de lucru.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 4

4

Asigurați-vă că nu răspundeți, de asemenea cunoscut sub numele de "revizuire, mai degrabă decât să reacționeze". Până când nu crezi că ai înțeles mesajul și te-ai liniștit, este important să nu răspunzi. Răspunzând rapid, puteți încerca să fiți doar nepoliticoasă, în loc să rezolvați problema. Este întotdeauna mai rău să răspunzi necorespunzător atunci când e-mailul inițial nu a avut nici o intenție de tip! Așa că respirați adânc. Închideți e-mailul și faceți o plimbare. Luați o ceașcă de cafea, întindeți-vă și faceți ceva diferit pentru câteva clipe pentru a vă limpezi mintea. În acest fel, când vă simțiți puțin mai calm, puteți reciti e-mailul și puteți decide dacă continuă sau nu să vă deranjeze în același mod în care ați făcut-o prima dată când l-ați citit.

Există excepții de la această regulă, desigur. Dacă ați avut situații dificile cu persoana în cauză la nivel personal, este foarte posibil ca ea să-și lase partea ei emoțională să iasă în comunicațiile ei prin e-mail. Cu toate acestea, interpretați acest lucru prin context, nu prin așteptare.
Nu răspundeți niciodată la furie, deoarece este întotdeauna mai bine să dormiți cu un răspuns furios. Cuvintele rabdare scrise într-o formă scrisă au consecințe pe termen lung.
Nu contează cât de mult încărcături emoționale pe care e-mail-ul le are și cauzează în tine, este mai important să dormi cu răspunsul tău.

Partea 3
Clarificați intențiile intenționate

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 5

1

Căutați clarificări. Dacă da, ridicați-vă și discutați cu persoana despre ce a vrut să spună în e-mail. Aversiunea la o conversație personală este mult mai probabil să clarifice lucrurile decât orice altă abordare. Cu toate acestea, este posibil ca acest lucru să nu fie posibil pentru mulți oameni care lucrează departe unul de celălalt sau chiar în diferite locuri, state sau țări. Încercați să efectuați un apel telefonic ca următorul pas. Vorbind la telefon, veți ajuta la clarificarea lucrurilor mult mai repede decât trimiterea unui e-mail și așteptarea unui răspuns. Și dacă nu aveți altă opțiune sau pur și simplu considerați că este mai potrivit să răspundeți prin e-mail, atunci fiti politicoși și profesioniști în răspuns. De exemplu:

"Dragă Kevin, Vă mulțumim pentru mesaj. Și nu știu cum ar trebui să interpretez următoarele: "Credeți că puteți adăuga suficientă voință pentru a vă îndepărta de răcitorul de apă și a începe să lucrați la raportul Noxos? Mă întreb dacă voi fi forțat să vă reconsidem rolul aici. "Trebuie să spun că am citit acest lucru ca fiind ceva foarte nepoliticos și lipsa de recunoaștere a profesionalismului meu. Știu că există un termen limită și că sunt pe drumul spre respectare - tocmai am luat o scurtă pauză pentru a mă reîmprospăta înainte de a mă întoarce să finalizeze raportul. Dacă sunteți îngrijorat de progresul meu, atunci voi fi fericit să vă duc în camera dvs. sau să sunați și să explicați progresul sarcinilor mele. Sincer, Nelly.
Sau poate o abordare mai plină de umor (va trebui să lucrați la locul potrivit!): "Dragă Kevin, Vă mulțumim pentru mesajul dvs. e-mail perceptiv. Înțeleg că mersul pe jos în jurul fântânii de băut poate fi înțeles ca o pierdere de timp. Cu toate acestea, veți fi încântați să aflați că în scurtă pauză mea în exact două minute și 23 de secunde, am fost în stare să descopere că Jim a lucrat cu aceleași diagrame prezente în raportul nostru, ceea ce înseamnă că pot să-l termin în seara asta , în loc de mâine dimineață. Voi fi fericit să livrez raportul finalizat în seara asta, înainte de a părăsi locul de muncă. Apropo, îmi plăcea noile pantofi - i-am putut vedea sub perdea, în timp ce eram în răcitorul de apă. Nelly ".

Partea 4
Răspuns Email

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 6

1

Revedeți răspunsul după ce îl scrieți. Citiți din nou de cel puțin trei ori pentru a vă asigura că nu ați răspuns brutal sau prea emoțional. Păstrați un ton politicos și profesional pe tot parcursul mesajului și eliminați orice este inutil sau conțineți ipoteze despre starea mentală a celeilalte persoane. Păstrați e-mailul simplu, direct la punct și fără nicio declarație inflamată. După cum sugerează "Sugestiile de etichetă 101", "scrieți altora cum doriți să vă scrieți"

Luați în considerare faptul că sunteți un exemplu de educație prin faptul că nu cumpărați insinuări sau rudeness. Un profesionalism rigid este potrivit, dar înjurașul, blestemul, acuzațiile și abuzurile nu sunt legale - și nici nu este obișnuit formatul textului să pară agresiv (nu folosiți puncte de exclamare etc.).

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 7

2

Înțelegeți că este mai bine să nu răspundeți uneori.Uneori este mai bine să lăsăm e-mail-ul nepoliticos să treacă. Poate că expeditorul nu știa toate faptele, sa ridicat în partea dreaptă a patului în acea zi sau nu sa gândit drept din mai multe motive. Dacă simțiți că este mai bine să lăsați acest lucru și că nu este nevoie să confirmați ce a fost trimis, sau nu trebuie să răspundeți la întrebare etc., atunci luați în considerare lăsarea să fie uitată. Acționați ca și cum nu ați primit-o, ceea ce vă va permite să vă faceți munca așa cum vă așteptați să se facă.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 9

3

Opriți întrebarea. Dacă nu sunteți sigur dacă să trimită e-mail-ați scris când era furios, nervos și furios, și consideră că sentimentele tale sunt foarte evidente în mesaj, creând posibilitatea de a fi prea nepoliticos, trebuie să elaboreze cutie sau off. Nu trimiteți până nu vă gândiți la asta de ceva timp. Fiți un exemplu de bună educație și profesionalism în e-mailurile dvs., în orice moment.

Partea 5
Faceți o corespondență cu e-mailuri grosiere frecvente

1
Discutați cu șeful dvs. sau cu un reprezentant al resurselor umane dacă observați că se dezvoltă un model de e-mail necinstit. Nu trebuie să vă supuneți rudeniei, hărțuirii sau amenințărilor la locul de muncă. Hărțuirea și amenințările sunt supuse acțiunii și rudeness nu este ceva necesar la un loc de muncă, altfel moralul angajaților va fi amenințat. Păstrați e-mailurile care vă provoacă îngrijorare ca dovadă a situației în care ați fost supuși, astfel încât veți avea înregistrările dvs. și puteți dovedi ceea ce spuneți.

sfaturi

Realizați că nu aveți nimic de-a face cu ziua rea a altcuiva. Cu toții trecem prin asta, dar trebuie să ne păstrăm complet intacte sentimentul de curtoazie.
Sugerați-vă că locul dvs. de muncă oferă o lecție de etichetă pentru e-mailuri. Dacă nimeni nu știe cum să dea acest seminar, contactează-te cu cineva care știe - acesta va fi un semn că este nevoie de multă pregătire!
Dacă doriți să vă aruncați mânia prin scriere, faceți acest lucru într-un e-mail gol sau un document Word. În acest fel, îl puteți arunca fără să riscați să-l trimiteți accidental făcând clic pe butonul de răspuns!
E-mailurile sunt dificile chiar și pentru cei mai experimentați, amintiți-vă că transmiterea corectă a emoțiilor și intențiilor într-un e-mail nu este întotdeauna posibilă. Chiar dacă este, destinatarul poate să nu înțeleagă.
O modalitate de a face cu un coleg de serviciu care trimite în mod constant e-mailuri nepoliticos este de a pune seful tau sau un alt coleg relevante „copiat“ (CC), în e-mail de fiecare dată când trimiteți un răspuns (o formă de constrângere inversă, care îl va forța să păstrați politicos conversația). Păstrați-vă mesajul politicos și ne-amenințător, lăsând cuvintele proaste ale colegului să vorbească de la sine.
Dacă expeditorul este o persoană cu o istorie de rudeness prin e-mailuri, amintiți-vă că și adresa de e-mail în mod corespunzător.

avertismente

Orice calomnie, infracțiune, hărțuire, defăimare sau rasism este un e-mail care poate cauza un proces. E-mailurile sunt recunoscute în mai multe jurisdicții și vă pot expune compania la litigii. O persoană care trimite astfel de e-mailuri este supusă acțiunii disciplinare și chiar concedierii. Dacă sunteți preocupat de faptul că e-mailul conține un fel de conținut de condamnare, discutați cu șeful dvs. sau cu resursele umane pentru un sfat mai bun sau cu un reprezentant legal dacă nu doriți să îl discutați la locul de muncă.
Evitați obișnuința de a trimite e-mailuri co-lucrătorilor sau șefului asupra a totul absolut, atunci când câțiva pași vă vor lăsa în fața biroului dvs. și în măsură să vorbească în persoană. Un mediu de lucru care face ca comune rezolva totul prin e-mail și nu vorbesc niciodată, indiferent de proximitate, reduce plăcerea de a lucra cu alții și crește șansele de a comunicațiilor necugetate prin utilizarea unui mediu care nu modera comportamentul în același mod contactele față în față. Profesorul Clay Shirky recomandă inițierea comunicării în persoană și apoi mutarea acesteia la e-mail. Chiar spunând "Bună" în fiecare dimineață face parte din calea lungă care facilitează colaționarea socială.
Unii oameni sunt ca bombe de timp și pot să vă supărească dacă vă răspundeți nepoliticos. Fiți politicoși și profesioniști și dacă aveți nelămuriri sau temeri, discutați cu șeful sau resursele umane despre acest lucru.