Cum se utilizează Excel

Excel este un manager de foi de calcul foarte eficient dezvoltat de Microsoft Office. În ea, puteți crea și registre de lucru format (seturi de foi de calcul), pentru a construi modele de analiză a datelor, scrierea formule, efectuarea de numeroase calcule și grafice profesional. De asemenea, dacă știți cum să utilizați corect Excel, puteți face declarații privind fluxul de numerar, declarații de venit, bugete, calendare sau declarații de profit și pierderi.

conținut

Pași
Partea 1configurarea unei foi de lucru
Partea 2introducerea și gestionarea datelor în excel
Partea 3efectuarea calculelor de bază
Partea 4crearea de grafice
Sfaturi

pași

Partea 1
Configurarea unei foi de lucru

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 1

Deschide Excel. Dacă nu există o comandă rapidă pe desktop, faceți clic pe "Start", "Programe" și căutați pictograma Microsoft Excel.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 2

Creați un registru de lucru nou (fișier Excel). Faceți clic pe "Fișier" și pe "Nou". În fila "Available Templates", selectați "Workbook Blank" și faceți clic pe "Create". Apoi, va fi creat un registru de lucru gol.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 7

Salvați registrul de lucru. Faceți clic pe butonul Office (sau pe fila "File" dacă utilizați o versiune anterioară a Excel) și selectați "Save As". Apoi alegeți o locație de pe computer pentru a salva fișierul (directorul „My Documents“, de exemplu), tastați numele dorit în „File name“ și asigurați-vă că tipul de fișier este selectat ca „Workbook de Excel ".

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 3

Familiarizați-vă cu filele "Ribbon" din partea de sus a foii de lucru. Tab-urile sunt: Fișier, Acasă, Inserare, Aspect pagină, Formule, Date, Revizuire și Afișare.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 19

Familiarizați-vă cu limba de care aveți nevoie pentru a utiliza Excel. Cunoscând terminologia tehnologiei în cauză, este important să învățați cum să o utilizați cu ușurință și să înțelegeți ghidurile pas cu pas.

O "linie" este o secțiune care se extinde de la stânga la dreapta, pe tot ecranul (identificată prin numere din partea stângă a foii de lucru).
O "coloană" este un set de date care se extinde de la partea de sus spre partea de jos a ecranului, identificată printr-o literă din partea de sus a foii de lucru.
O "celulă" este o pătrată individuală în foaia de lucru, unde puteți introduce o matriță.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 4

Pregătiți foaia de lucru pentru stocarea datelor. Fiecare registru de lucru Excel are, prin definiție, 3 foi de lucru. Prima foaie de lucru se deschide automat, dar puteți comuta între ele în partea de jos a ecranului.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 5

Pentru a redenumi o foaie de lucru, faceți clic dreapta pe fila "Plan 1". Selectați "Redenumiți" și introduceți numele dorit.

Dacă este necesar, creați mai multe coli făcând clic pe butonul de lângă "Plan 3", identificat de o foaie de hârtie cu o stea în colțul din stânga sus.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 6

În primul rând al foii de lucru, introduceți un titlu în fiecare celulă pentru a identifica tipul de date al fiecărei coloane. Puteți alege, de exemplu, "Nume", "Data" și "Cantitate". Coloanele de sub aceste titluri vor fi rezervate pentru datele corespunzătoare.

Salvați fișierul de multe ori. În timp ce introduceți date, este recomandat să vă salvați munca în mod constant. Pentru aceasta, faceți clic pe pictograma floppy din colțul din stânga sus al ecranului sau faceți clic pe pictograma Office și selectați "Salvare". Alternativ, puteți ține apăsată tasta "Ctrl" de pe tastatură și apăsați litera "S".

Partea 2
Introducerea și gestionarea datelor în Excel

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 8

Începeți să introduceți datele în celulele foii de lucru. Cea mai potrivită este că, înainte de a pune toate datele direct, completați una sau două coloane sau linii de practică.

Faceți clic pe o celulă și introduceți datele dorite.
Pentru a edita date după includerea lor, faceți dublu clic pe celulă sau modificați-o prin bara de editare din partea de sus a foii de lucru (chiar deasupra literelor din coloane).

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 9

Aflați cum sunt formatate celulele. Formatarea implicită este "General", dar puteți schimba configurația fiecărei celule, rând sau coloană.

Puteți alege o formatare prestabilite, cum ar fi „Număr“, „Data“, „Timpul“ sau „moneda“ prin meniul drop-down de lângă „General“, în tab-ul „Acasă“ a „Ribbon“, situat în partea de sus a foii de lucru.
În plus, puteți schimba fontul și stilul, și alinierea numerelor sau text folosind secțiunile „sursă“ și „aliniere“, în tab-ul „Acasă“.
Pentru a modifica formatarea unei coloane întregi, selectați litera corespunzătoare din partea de sus a foii de lucru și apoi formatați-o după cum doriți.
În mod similar, pentru a modifica formatul unei linii întregi, faceți clic pe numărul din partea stângă a foii de lucru și efectuați formatul dorit.

Introduceți datele. Adăugați toate datele în foaia de lucru.

Apăsați tasta "Enter" pentru a vă deplasa în celula de sub celula curentă sau "Tab" pentru a selecta celula din dreapta. În plus, puteți utiliza săgețile direcționale pentru a naviga între celule.
Amintiți-vă să vă salvați munca!

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 10

Organizați datele. Alegeți datele pe care doriți să le sortați. Puteți selecta una sau mai multe coloane, inclusiv titlurile, dacă doriți.

Dacă preferați să păstrați împreună rândurile de date, asigurați-vă că selectați mai multe coloane. Sortarea unei singure coloane va schimba ordinea datelor din ea, dar coloanele adiacente vor rămâne ca mai înainte.
Selectați fila "Date" și faceți clic pe "Sortare". O nouă fereastră va apărea în ceea ce privește clasificarea.
Selectați coloana pe care doriți să o sortați din lista "Sortare după". Dacă există titluri în primul rând, acestea vor fi afișate ca nume ale coloanelor.
Alegeți dintre "Valori", "Culoare celulă", "Culoare font" sau "Celulă pictogramă". Dacă în celule există text, se recomandă să alegeți "Valori".
Selectați tipul de sortare pe care doriți să-l aplicați în funcție de operația de sortare. Puteți alege între ordine ascendentă sau descendentă (de exemplu, de la A la Z sau de la Z la A pentru texte - majore la minore și minore la majore pentru numere).

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 13

Filtrați datele. Pentru a alege datele care urmează să fie filtrate, selectați una sau mai multe coloane.

Selectați fila "Date" și faceți clic pe "Filtrați" (pictograma canalului) în secțiunea "Sortare și filtrare".
În acel moment, săgețile vor apărea în partea de sus a fiecărei coloane. Faceți clic pe săgeată pentru a vedea lista opțiunilor pentru fiecare dintre ele.
Alegeți valorile pe care doriți să le utilizați și faceți clic pe "OK" pentru a vedea rezultatele. Restul datelor vor fi ascunse, astfel încât să puteți vedea numai datele filtrate.
Pentru a le restabili, selectați opțiunea "Ștergeți" (pictograma arată o pâlnie cu un X roșu lângă ea) în secțiunea "Sortare și filtrare" din fila "Date".

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 16

Căutați un text specific în registrul dvs. de lucru. Faceți clic pe pictograma "Găsiți și selectați" (binocluri) din fila "Acasă".

Faceți clic pe "Căutare" și introduceți textul pe care îl căutați.
Selectați "Find All" și va fi generată o listă cu toate aparițiile textului din foaia de lucru. Pentru a căuta întregul registru de lucru, mergeți la "Opțiuni" în fereastra "Găsiți și înlocuiți" și în câmpul "În", schimbați "Foaie" în "Lucrul de lucru". Apoi dați clic pe "Găsiți pe toți".

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 11

Pentru a imprima foaia de lucru, apăsați "File" și "Print" sau țineți apăsată tasta "Ctrl" de pe tastatură și apăsați "P" (shortcut Ctrl + P).

Aveți posibilitatea să previzualizați fișierul înainte de al imprima făcând clic pe pictograma Office și apoi trecând cu mouse-ul peste "Print". În opțiunile care apar, alegeți "Previzualizare tipărire". De aici, puteți face clic pe pictograma de imprimare din colțul din stânga sus al ecranului.
Puteți schimba setările paginii, mărimea paginii, marginile și alte opțiuni accesând meniul "Page Setup" din fila "Page Layout". Faceți clic pe săgeata mică din colțul meniului pentru ao extinde.
Scalați întreaga foaie de lucru pentru a se potrivi într-o singură pagină prin fila "Pagină de aspect". Faceți clic pe săgeata mică de lângă "Scale pentru a se potrivi". În secțiunea "Dimensiune" a filei "Pagină", selectați "Reglați la" și modificați setările la "Lățime 1 pagină pe 1 pagină înălțime". În cele din urmă, faceți clic pe "OK".
Pentru a imprima doar o parte din foaia de lucru, selectați-o și apoi alegeți intervalul de date pe care doriți să îl imprimați făcând clic și deplasând mouse-ul peste celule. Faceți clic pe pictograma Office, alegeți "Print" și în meniul "Settings", "Print Selection". În cele din urmă, faceți clic pe "OK".
Utilizați meniul derulant din secțiunea "Imprimantă" pentru a vedea care imprimante sunt instalate și disponibile în prezent pe computer. Apoi alegeți cel ales.

Partea 3
Efectuarea calculelor de bază

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 17

Utilizați funcția "Sum" pentru adăugări simple. Faceți clic pe o celulă goală sub coloana cu numărul pe care doriți să o adăugați.

Apoi dați clic pe simbolul "AutoSum", situat în caseta "Acasă" din dreapta, similar cu litera "M" îndreptată lateral.
Dați clic din nou, iar celula anterior goală va afișa suma totală a coloanei numerelor în cauză.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 18

Utilizați un semn egal (=) pentru a indica începutul unei formule. Dacă trebuie să tastați manual (în loc să utilizați butonul sumă), trebuie să începeți cu semnul egal. În plus, acesta trebuie plasat în celula în care doriți să fie afișat rezultatul.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 21

Adăugați o întreagă coloană de numere. Pentru aceasta, utilizați "AutoSoma" (consultați Pasul 1 al acestei secțiuni) sau introduceți manual formula.

Tip = în celula în care doriți să apară rezultatul, apoi tastați "SUM".
Deschideți o paranteză. "(" Introduceți litera de coloană și numărul liniei corespunzătoare primei poziții din coloana numerelor pe care doriți să o adăugați, apoi introduceți două puncte.
Introduceți litera de coloană și numărul liniei din ultima poziție a coloanei pe care doriți să o adăugați și apoi închideți parantezele. Literele și numerele trebuie să fie închise în paranteze, ca în formula "= SUM (B5: B9)". Apăsați Enter și se vor adăuga numerele coloanelor.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 20

Faceți sume utilizând formula proprie. Dacă doriți să adăugați numere care nu sunt aliniate într-o singură coloană, puteți crea o formulă de adăugare proprie.

Faceți clic pe o celulă goală în care doriți ca suma să apară.
Tastați = și faceți clic pe prima celulă pe care doriți să o adăugați sau tastați numărul literei și numărul liniei care corespunde primului număr al adăugării (de exemplu, B2).
Tastați + și faceți clic pe celula următoare pe care doriți să o adăugați sau tastați litera corespunzătoare și numărul liniei corespunzătoare (de exemplu, B2 + C5). Repetați procedura până când se adaugă toate numerele dorite. Apăsați "Enter" și rezultatul va apărea în celula aleasă.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 22

Se scade prin aceeași metodă de adăugare, dar folosiți semnul minus (-) în locul semnului plus (+). Într-o celulă goală, tastați =, urmată de litera și numărul liniei care corespund primei poziții. Introduceți - și poziția celui de-al doilea număr (de exemplu, = D5-C5). Apăsați "Enter" și rezultatul calculului va fi afișat.

Partea 4
Crearea de grafice

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 14

Pentru a crea o diagramă, trebuie mai întâi să selectați datele care urmează să fie utilizate.

Accesați fila "Inserare" din secțiunea "Grafică".
Faceți clic pe tipul de diagramă pe care doriți să îl utilizați, urmat de subtipul acestuia.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 12

Pentru a face o masă, selectați intervalul de celule dorit. Aceste celule trebuie să conțină date, dar este acceptabil ca unele celule să fie goale.

În fila "Acasă", căutați secțiunea "Stil" și faceți clic pe "Formatare ca tabel".
Alegeți stilul tabelului din numeroasele opțiuni disponibile.

Imaginea intitulată Utilizați Excel Pasul 15

Modificați culoarea celulelor sau adăugați margini. Selectați intervalul de celule pe care doriți să le modificați.

În fila "Acasă", căutați secțiunea "Sursă".
În această secțiune, faceți clic pe "Frontiere".
Din meniul derulant, alegeți stilul dorit.
Pentru a edita culoarea celulei, faceți clic pe fila "Acasă" și pe secțiunea "Font".
În meniul "Umpleți culoarea", selectați culoarea dorită.

sfaturi

Rețineți că acest articol este despre cunoștințele de bază ale programului Excel. Există numeroase alte formule și funcții disponibile.
Acest tutorial se bazează pe Excel 2007 - este probabil că există variații ușoare între această versiune și alte versiuni. În plus, setările și sistemul de operare utilizat pot determina ecranul să pară puțin diferit de imaginile de mai sus.
Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu pe ecran, minimizați panglica. Faceți clic dreapta pe banner și selectați "Minimizare panglică".

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit