Cum se scrie un raport de incidente

Dacă sunteți un agent de pază sau de poliție, și a fost prezent la locul unui eveniment, scrie un raport detaliat și precis este o parte importantă a muncii lor. Un raport bun oferă o imagine completă a ceea ce sa întâmplat, fără a lăsa fapte importante sau informații nedorite. Dacă doriți să aflați cum să scrieți un raport de incident excelent, continuați să citiți.

conținut

Pași
Partea 1urmând protocolul
Partea 2descriind ce sa întâmplat
Partea 3raport de lustruire

pași

Partea 1
Urmând protocolul

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 1

Obțineți formularele corespunzătoare de la instituția dvs. Fiecare are un protocol diferit pentru a face față incidentelor și rapoartelor. În unele cazuri, sunteți responsabil pentru completarea unui formular emis de instituția dvs., iar în alte cazuri vi se va cere să introduceți sau să scrieți manual. După ce ați completat corect, trebuie să trimiteți documentul departamentului corect.

Urmați instrucțiunile care însoțesc formularele. Fiecare organizație folosește un format diferit - deci concentrați-vă pe instrucțiuni.
În unele cazuri, veți fi responsabil de completarea formularului trimis de instituție. În altele, va trebui să scrieți un raport în întregime singur.
Dacă este posibil, scrieți utilizând software-ul de procesare a cuvintelor. Acesta va arăta mai frumos și va putea folosi verificatorul ortografic pentru a termina la finalizare. Dacă scrieți raportul manual, faceți acest lucru în imprimare. Nu lăsați oamenii să se intereseze dacă ceea ce ați scris este 7 sau 1.

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 2

Porniți raportul cât mai curând posibil. Scrieți aceeași zi a incidentului, dacă este posibil, deoarece dacă așteptați o zi sau două, memoria dvs. nu va fi la fel de bună. Ar trebui să scrieți faptele de bază pe care trebuie să le rețineți de îndată ce incidentul apare și să terminați raportul în următoarele 24 de ore.

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 3

Furnizați faptele de bază. Formularul dvs. trebuie să aibă semne libere pentru a completa informațiile despre incident. Dacă nu, începeți cu o propoziție care să clarifice următoarele:

Ora, data și locația evenimentului (specificați, scrieți adresa exactă etc.)
Numele și ID-ul.
Numele celorlalți ofițeri prezenți.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 4

Includeți o linie cu privire la natura de bază a evenimentului. Descrie ce te-a adus pe scena. Dacă ați primit un apel, descrieți-l și notați momentul în care a fost primit. Scrieți o declarație obiectivă și factuală care descrie ce sa întâmplat.

De exemplu, ați putea scrie că ați fost chemați la o anumită adresă, după ce ați raportat prezența unui băiat beat.
Rețineți că nu trebuie să scrieți ce credeți că sa întâmplat. Stați la fapte și fii obiectiv.

Partea 2
Descriind ce sa întâmplat

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 5

Scrieți un narativ din prima persoană care să spună ce sa întâmplat. Pentru nucleul raportului dvs., scrieți o narațiune detaliată, cronologică care descrie exact ce sa întâmplat. Utilizați numele complete ale fiecărei persoane care este inclusă în acesta și începeți un nou paragraf pentru a descrie acțiunea fiecărui individ separat.

Utilizați numele complete ale fiecărei persoane incluse în raport. Începeți un nou paragraf pentru a descrie acțiunile fiecărei persoane, respectiv. Răspunde cine, ce, când, unde și de ce sa întâmplat.
De exemplu, atunci când ofițerul menționat mai sus ajunge la reședința din care a venit apelul, el ar spune: „Dupa ce a ajuns, ofițerul a găsit un bărbat caucazian, cunoscut sub numele de John Doe, țipând și blestemând o femeie caucaziană, cunoscut sub numele de Maria Doe în curtea din spate locația menționată (adresa). oficial separat ambele părți și a efectuat anchete. John Doe a spus că a venit acasă și a constatat că cina nu era pregătită. el susține că sa supărat pe soția lui, Mary Doe, pentru a nu pregătit cina ".
Dacă este posibil, includeți citate direct de la martorii și părțile implicate în incident. De exemplu, în cazul de mai sus, ofițerul ar putea scrie: "Mary a spus că John era supărat pentru că nu a făcut cina la timp".
Includeți o descriere exactă a rolului dvs. în cursul evenimentelor. Dacă a trebuit să folosiți forța fizică pentru a opri pe cineva, nu uitați să scrieți. Raportați cum ați tratat situația și ce sa întâmplat în continuare.

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 6

Fii atent. Scrie tot ce îți amintești - cu cât sunt mai multe detalii, cu atât mai bine. Nu lasati loc pentru interpretari incorecte ale cititorilor. Nu vă faceți griji că ați făcut un raport foarte lung. Cel mai important lucru este să dați o imagine completă a ceea ce sa întâmplat.

În loc de a spune pur și simplu „fața lui era roșu când am ajuns,“ prefer o descriere de genul „când am ajuns, el a fost tipa, fara suflare fata furios roșu.“. Cel de-al doilea exemplu este mai bun decât primul care indică mai multe motive în spatele roșeaței feței.
Sau, în loc de a spune „după ce am ajuns, el ma atacat,“ ai putea spune că „atunci când am sosit, a cerut ca ambele părți opri lupta. Dupa o respiratie adanca si uita-te la mine, el a început să alerge spre mine și a ridicat mâna ca și cum ar fi pregătit să mă atace ".

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 7

Fii precis. Nu scrie nimic pe raport care nu este sigur dacă sa întâmplat sau nu. Raportați zvonurile ca niște zvonuri, nu fapte.

De exemplu, în cazul în care un martor a spus că a văzut pe cineva sari gardul și fugi, asigurați-vă că pentru a face clar că este martor ocular, și nu există nici o cale de a fi siguri de faptul.
În plus, dacă raportezi ceea ce ți-a spus martorul, trebuie să-ți spui modelele comportamentale. Dacă declarația provoacă controverse, raportul dvs. se poate dovedi util. De exemplu, ar fi util să știm că martorul părea nervos să-și spună versiunea faptelor, sau calm și controlat.

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul

Fii clar. Nu utilizați limbajul înfloritor și confuz pentru a descrie evenimentul. Scrisul dvs. trebuie să fie clar și concis. Utilizați propoziții scurte, obiective și factuale care nu permit interpretarea greșită.

Fii concis și clar în scris.
Nu folosiți jargonul. Spune „masina“ în loc de „V.A.T“ (vehicule terestre cu motor „și“ scena crimei „, în locul codului numeric utilizat de poliție pentru a indica tipul de infracțiuni raportate.
În loc să scrie "Cred că suspectul a vrut să se răzbune pe soția sa, pentru că părea să aibă o intenție rea atunci când intră și o ținea". Scrie: "Suspectul [nume] a mers spre soția lui [nume] și a ținut-o strâns de pumnii".

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 9

Fii cinstit. Chiar dacă nu sunteți mulțumit de modul în care ați tratat situația, este important să scrieți în mod sincer. Dacă ați scris un mincinos, s-ar putea să vă dați rău mai târziu, vă va pune în pericol locul de muncă și veți cauza probleme persoanelor implicate. Păstrați integritatea și cea a instituției pe care o reprezentați, vorbind adevărul.

Partea 3
Raport de lustruire

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 10

Editați și examinați raportul. Citiți totul pentru a vă asigura că este consistent și ușor de înțeles. Verificați toate faptele, inclusiv numele, datele, orele, adresele, plăcuțele de mașină și orice altceva. Asigurați-vă că nu ați lăsat nici o informație care ar trebui inclusă. Căutați lacune evidente în povestea pe care ar trebui să o completați.

Nu încercați să faceți fapte sau să faceți raportul complet în concordanță cu versiunea colegilor de aplicare a legii. Dacă modificați orice porțiune a raportului dvs. pentru a se potrivi cu rapoartele terților, este posibil să fiți penalizați.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 11

Editați și corectați raportul. Citiți-o calm pentru a vă asigura că este coerentă și inteligibilă. Verificați-l pentru a vă asigura că nu a fost lăsată nici o informație. Căutați probleme narative care pot fi rezolvate.

Verificați greșelile de gramatică și de ortografie.
Eliminați orice cuvinte care pot fi văzute ca fiind subiective, cum ar fi descrieri ale sentimentelor și ale emoțiilor.

Imagine intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 12

Trimiteți-vă raportul. Găsiți numele persoanei sau departamentului căruia doriți să-l trimiteți. Atunci când este posibil, livrați-l în persoană și faceți-vă disponibil pentru clarificări suplimentare. În situațiile în care raportul trebuie să fie trimise prin poștă sau e-mail, da continuitate cu un apel telefonic în termen de 10 de zile pentru a se asigura că documentul a fost primit.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit