Cum să organizați un stand la un eveniment

Fie că este vorba de o convenție, de un festival sau de o expoziție, o cabină este o modalitate bună de a vă promova produsul, organizația sau cauza. Planificarea și pregătirea sunt cheia pentru a da un aspect profesional și a câștiga atenția pe care o merită.

conținut

Pași
Metoda 1Înainte de eveniment
Metoda 2În timpul evenimentului
Sfaturi
Avertismente

pași

Metoda 1
Înainte de eveniment

1
Căutați un eveniment potrivit pentru cabina dvs. Dacă puteți merge la evenimente similare ca un vizitator, du-te. Vedeți ce fac ceilalți expozanți. Aduceți un pachet și faceți note despre ceea ce ați găsit bine pe alte standuri și despre ce credeți că s-ar fi putut face mai bine.
2
Vă rugăm să vă înregistrați. Aflați mai devreme ce este nevoie pentru a avea o cabină la evenimentul la care participați. Înscrieți-vă și plătiți taxele.
- Acum este momentul să faceți orice solicitări speciale organizatorilor evenimentului. Dacă aveți nevoie de lumină sau electricitate pe stand, cereți-o în avans. Dacă aveți nevoie de sunet, refrigerare, acces la vehicule sau orice altceva dincolo de spațiul cabinei dvs., întrebați acum. Companiile calificate pot avea prețuri mai mari, însă experiența poate fi esențială pentru buna desfășurare a evenimentului.
- Dacă puteți alege locația, alegeți una cu cel mai mare trafic. Dacă nu puteți, alegeți o locație în apropierea altor standuri care să atragă felul de oameni pe care îi doriți.
3
Mențineți o evidență a tuturor costurilor legate de eveniment, inclusiv cheltuielile de călătorie, hoteluri, mese, taxe etc. După încheierea evenimentului, ar trebui să comparați costurile și rezultatele cu cele ale altor evenimente pentru a decide dacă să reveniți sau nu.
4
Faceți rezervări. Dacă trebuie să călătoriți la eveniment, rezervați un hotel, un zbor și o mașină de închiriat. Evenimentele mari pot epuiza aceste servicii în apropierea locului - fă-ți rezervările imediat ce vei fi sigur că participi.
5
Pregătiți materialele. Ce veți avea nevoie depinde de natura exactă a evenimentului și de ceea ce promovați, dar gândiți-vă la următoarele:
- Plăci și benzi. Cel puțin un banner mic care să spună ce sau cine promovați. Placile suplimentare vă pot ajuta să vă informați publicul. Nu vă așteptați ca toată lumea să citească cantități mari de text atunci când vizitează o cabină. În schimb, utilizați o grafică mare și atractivă și lăsați detaliile pentru fluturași. Crearea unui design consistent pe stand vă va da un sentiment de unitate.
- Colorante autocolante
  Oferiți cadouri. O modalitate clasică de a atrage oamenii în cabina dvs. este să oferiți cadouri gratuite. Probele de ceva legat de mesajul dvs. sunt ideale. Obiectele utile (stilou, tricou, pungi) cu numele dvs. imprimat și insigne pot acționa ca anunțuri de mers pe jos sau mementouri de lungă durată. Chiar dulciurile sau o farfurie de gustări pot aduce oamenii în jur.
- Literatura. Dacă doriți ca oamenii să intre în contact și să-și amintească după eveniment, faceți cărți de vizită, pliante sau broșuri cu mesajul dvs. aduce mai mult din ceea ce credeți că veți avea nevoie.
- Declarații. Dacă puteți demonstra ceva legat de organizația dvs. (cum ar fi un produs sau serviciu) sau puteți arăta rezultatele unei activități sau al unui proiect de succes, aduceți-l să se afișeze și să vorbească despre aceasta. Mai bine încă: permiteți participanților să participe, poate chiar experimentând ceea ce promovați.
- Activități. Oferiți activități pentru a atrage oameni. Un concurs de desene sau texte cu premiu vă poate face să completați lista dvs. de contacte. Chiar dacă activitatea este o împușcare simplă sau o activitate de pescuit, ea poate atrage oameni suficient de lungi pentru ca tu să le spui de ce ești acolo.
- Acoperire. În cazul în care evenimentul este în aer liber, un capac portabil, cort sau foișor este indispensabil pentru a păstra soarele și ploaia departe. De asemenea, va părea mult mai oficial și profesional. Dacă puteți pleca cu culorile organizației dvs. sau pur și simplu colorate, vă va ajuta să vă faceți prezența mai vizibilă. Aflați în prealabil cât spațiu vă va permite să ocupați.
- Mese și scaune. Organizatorii de evenimente pot aranja sau nu. Dacă nu sunteți sigur, întrebați.
- Protecție împotriva vremii. Dacă este în aer liber, utilizați greutăți de hârtie și legături pentru cârpe și postere, astfel încât vântul să nu poarte. De asemenea, trebuie să vă îmbracați în funcție de vreme.
- Unelte și unelte. Dacă vă configurați propriul stand, masă sau postere, aduceți instrumentele. Șurubelniță, clești și sârmă pot fi foarte utile. Foarfece, bandă de mascare, cârlige și frânghie sunt, de asemenea, idei bune. Dacă nu sunteți sigur ce aveți nevoie pentru a configura cabina, cel mai bine este să aveți material rămas care lipsește. Notă: Datorită restricțiilor actuale privind aviația, asigurați-vă că stocați instrumentele de asamblare în bagajele dvs. înregistrate, nu în bagajele de mână, pentru a evita hassle-urile. Nimic mai rău decât să ai toate instrumentele care vor fi utile în asamblarea cabinei confiscate din cauza restricțiilor de securitate.
- Un cărucior. Nu presupuneți că veți putea parca lângă cabină, în special la evenimente mai mari. Un cărucior vă poate ajuta să purtați materialele.
- Lumini. Dacă credeți că aveți nevoie de lumini, asigurați-vă că există electricitate disponibilă.
- Apa. Va trebui să beți multă apă și poate fi costisitor sau incomod să aveți apă la momentul evenimentului.
- Un vehicul suficient de mare pentru a transporta tot ce ai nevoie. Dacă închiriați o camionetă sau o camionetă, pregătește-te mai devreme.
6
Cereți ajutor. Dacă standul dvs. are succes, veți vorbi cu mulți oameni în timpul evenimentului. Nu încercați să faceți totul singur. Ambalatoarele vă vor ajuta să rămâneți prezenți și vocea voastră intactă. Asigurați-vă că toți oamenii care vor să vorbească cu dvs. nu trebuie să aștepte. Dacă este posibil, ajutați-i să facă schimburi scurte. Este foarte obositor să trebuiască să stai multă vreme și să vorbești mereu aceleași lucruri.
7
Pregătiți-vă ajutorul. Informați-le despre ceea ce oferă publicului, cine ar trebui să se apropie și de ce, unde sunt serviciile și la ce oră. Ei vor putea vorbi în numele organizației dvs. ca specialiști și vor trata publicul mai profesionist dacă sunt bine informați, chiar dacă sunt voluntari.
8
Rochie gravă. Dacă doriți să arătați că sunteți autoritatea organizației dvs., stați departe de mare de vizitatori și faceți parte din spectacol.
- Dacă organizația dvs. are un uniform sau chiar un tricou, purtați-l și încurajați angajații să facă același lucru. Cămășile personalizate sunt ieftine, chiar și în cantități mici.
- Purtați-vă în mod egal. Chiar dacă purtați doar blugi și tricouri, veți arăta mai mult ca o echipă.
- Îmbrăcați-vă profesional. Hainele oficiale vor arăta că transmiteți un mesaj serios.
- Purtați costume sau haine tematice. Dacă vă aflați într-o atmosferă festivă sau dacă grupul dvs. este teatral, purtați haine de clovn, rochii de petrecere sau pălării amuzante pot atrage o mulțime de atenție.
- Utilizați șabloane profesionale dacă doriți. Persoanele atractive care știu să "lucreze" cu un public larg pot fi destul de utile pentru a atrage atenția asupra cabinei dvs. și a organizației dvs. Asigurați-vă că utilizați profesioniști care înțeleg cum să se comporte corect.

Metoda 2
În timpul evenimentului

1
Sosiți în avans. Aveți suficient timp să pregătiți cabina și să vedeți locul înainte de sosirea publicului. Fiind pregătit în momentul în care ușile se vor deschide, vă împiedică să vă pregătiți cutii sau prezentări în momentul în care ar trebui să comunicați mesajul.
2
Uită-te la standul afară. După ce ați pus totul în mișcare, ieșiți afară și arătați că sunteți vizitator. Sunt postere vizibile din toate direcțiile în care se apropie oamenii? Se invită cabina dvs.? Aveți ceva pe afișaj pe care nu ar trebui să-l aveți?
3
Vedeți direcția mișcării. Vrei să stai în spatele unei mese, cu oamenii de cealaltă parte, sau vrei ca masa să fie în colț pentru a putea saluta oamenii care se apropie?
4
Vorbește cu oamenii. Dacă observați că oamenii trec fără a se opri, apropiați-vă de ei, introduceți-vă sau introduceți grupul. Strângeți-vă mâinile. Oferiți broșura, cartea sau pâinea prăjită. Invitați-i să participe la activitatea dvs. Unii pot fi reticenți să se apropie. Alții nu v-ar fi putut observa nici măcar.
5
Transmiteți-vă mesajul. Indiferent de modul în care ați atras oamenii: asigurați-vă că părăsesc știind că sunteți acolo.
6
Întrebați despre interesele oamenilor. Cu asta le angajați în conversație. În plus, acest lucru vă va ajuta să știți cum să obțineți mesajul dvs.
7
Distribuiți broșura sau broșura. Aceste obiecte îi ajută pe oameni să-și amintească organizația, contactul și mesajul după încheierea evenimentului.
8
Modificați informațiile de contact. Spuneți vizitatorilor interesați cum vă pot contacta. Fii sigur că va fi cineva care să primească contactele.
9
Curățați-vă zona. Puneți-vă în pantofii celor care vor curăța locul după eveniment. Demontați standul dvs. la sfârșitul evenimentului și listați toate coșurile de gunoi pe care le-ați produs. Este o chestiune de maniere și va face organizatorii să aibă o bună impresie despre tine pentru viitor.
10
Scrieți-vă experiențele. Dacă trebuie să vă expuneți din nou, scrieți ce a lucrat și ce nu a făcut, ce ați adus și ce ați lipsit, ce ați făcut și ce ar fi trebuit să faceți. Scrie ceea ce ai învățat din acest eveniment - data viitoare, poți folosi aceste note pentru a face lucrurile să meargă bine. Dacă altcineva organizează următorul eveniment, puteți să îi transmiteți cunoștințele.

sfaturi

Îmbunătățiți prezentarea. Pe măsură ce veți repeta același lucru de mai multe ori, este o ocazie excelentă de a vă pregăti și de a vă îmbunătăți limba latină.
Utilizați draperii pentru a vă acoperi cabina când trebuie să plecați, mai ales când ați terminat înregistrarea. Deci, dacă ați întârziat, produsul dvs. va fi mai puțin probabil să fie furat și persoanele care îl caută vor ști în mod clar că sunteți temporar afară.
Aveți așteptări raționale - nu vă așteptați să fiți persoana cea mai populară / importantă a oricărui eveniment. Experții prezentatori știu că o rentabilitate de 3-5% a investiției este deja un rezultat bun. Câștigați cu aproximativ 5% mai mult decât cheltuielile dvs. (chirie spațiu / cabină, cadouri, aeriene, călătorie, etc.) este un randament bun. Dacă vindeți un serviciu, aceste 5% aparent nesemnificative ar trebui să aducă un profit bun pentru compania dvs.
Purtați pantofi confortabili cu care puteți rula dacă doriți. Cele mai multe zone de convenții au pardoseli din beton. Alegerea incorectă a pantofilor vă poate lăsa picioarele rănite la sfârșitul evenimentului.
Dacă doriți să distribuiți informații de contact, planificați o structură în avans pentru a primi apelurile în următoarele săptămâni. Răspunsul prompt la persoanele care au avut grijă să intre în contact vă va face să stabiliți o relație pe termen lung între ei și organizația dvs.
Dacă este necesar, aduceți echipamente de suport, cum ar fi monitoare, proiectoare, calculatoare și așa mai departe. Aceste echipamente pot fi închiriate în orașul în care va avea loc evenimentul, dar, în general, prețul este exorbitant.
Păstrați materiale care nu fac parte din eveniment (jacheta, o cutie cu fluturași suplimentari) într-o locație aflată în afara punctului de vedere, cum ar fi sub masă.
Înfășurați întotdeauna în jurul meselor cu bandă, pini sau capse, astfel încât să puteți stoca lucrurile sub ele, fără a fi văzute de public.
Încercați să vorbiți în moduri diferite pentru a vedea care dintre lucrări și care nu. Adaptați-vă discursul la audiență. Pe măsură ce descoperiți cine este doar un om curios sau familiar pentru organizația dvs., faceți prezentarea în consecință.
Acționați ca și cum ați fi fost parte a spectacolului. Fii profesionist. Folosește cel mai bun zâmbet și participă la eveniment, atâta timp cât durează.
Distrează-te. Dacă vă bucurați de vorbă cu oamenii, acesta va apărea în prezentarea dvs. și o va face mai plăcută.
Cooperează cu organizatorii de evenimente și sprijină oamenii.
Luați în considerare aducerea shake-urilor în sticle - alimentele vor fi la fel de costisitoare marcate ca apa, și vor rula la capătul profund de prajit al spectrului. O cutie mică de gheață este ideală pentru mese și poate fi ascunsă sub masă. Adu gloanțe și o oglindă pentru a-ți verifica dinții! Vorbești cu oamenii!
Marcați mașina în mod vizibil și lizibil. Nu lăsați standul sau echipamentul nesupravegheat. Cazurile de furt de echipamente scumpe în timpul acestui tip de eveniment sunt frecvente. Protejați elementele de valoare ridicată.
Aduceți cu dvs. cutii de materiale de prezentare. Oferiți copiilor CD-urilor sau DVD-urilor prezentării diferiților membri ai echipei dvs., în cazul în care o copie este pierdută sau un membru al echipei ajunge cu întârziere.
Este o idee bună să aveți un prieten sau un partener cu dvs. în cazul în care trebuie să mergeți la baie, de exemplu.
Citiți regulile evenimentului. Evenimentele mari se desfășoară mai bine dacă toată lumea știe rolul lor.
Aveți activități și cadouri în funcție de publicul dvs. țintă. Încercați să atrageți copii, profesioniști sau publicul larg? A fost făcută broșura în acest scop?

avertismente

Nu presupuneți că lucrurile voastre vor fi în siguranță în interiorul cabinei. Luați tot ce aveți de câștigat atunci când trebuie să plecați. Dacă este posibil, nu lăsați standul fără nimeni în timp ce audiența este prezentă.
Oamenii vor în mod inevitabil să vorbească cu tine, să-ți spună povești inadecvate sau să te hărțuiască. Aproape întotdeauna puteți încheia conversația prin ascultarea politicos a acestora pentru o perioadă scurtă de timp și răspunzându-le cu o frază finală fermă. Le puteți întrerupe, dacă este necesar. Lipsa lor de atenție le va face aproape întotdeauna să dispară.
Nu vă simțiți rău că oamenii nu sunt interesați sau nu solicită prezentarea. Acceptați fiecare scuză rătăcită și îndreptați-vă atenția către persoana următoare.
Atracțiile pot aduce oameni, dar pot și ei să devieze interesul față de subiect.
Chiar vei citi aceste broșuri?
Nu toți vizitatorii vor fi interesați de organizația dvs. În loc să vă pierdeți timpul târând pe cei dezinteresați în cabina dvs., lăsați-i să treacă și să se apropie de următorul vizitator potențial.