Cum se scrie un raport de eveniment

Este posibil să trebuiască să scrieți un raport pentru a vedea dacă un eveniment a avut succes prin compararea rezultatelor cu obiectivele. Este un mod important că oamenii sau companiile care au desfășurat evenimente pot determina dacă ar trebui să facă schimbări. Există modalități de a vă asigura că raportul dvs. are mai mult succes, ceea ce este important dacă planificați un alt eveniment!

conținut

Pași
Partea 1organizarea raportului dvs. de eveniment
Partea 2introducerea conținutului potrivit în raportul dvs.
Partea 3finalizarea raportului dvs. de eveniment
Sfaturi
Materiale necesare
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Organizarea raportului dvs. de eveniment

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 1

Determinați stilul și formatul prezentării pentru fiecare public. Rapoartele de evenimente pot fi legate, capsate, salvate în PDF și trimise prin e-mail, aranjate ca prezentări PowerPoint și așa mai departe.

A se vedea dacă raportul este organizat în părți clare. Trebuie să determinați rezultatele evenimentului, în comparație cu obiectivele acestuia. Rezumați principalele rezultate ale evenimentului.
Ajustați raportul la nevoile și interesele fiecărui sponsor și audiență. Gândiți-vă la obiectivele sponsorilor. Într-o anumită măsură, ei sunt publicul principal pentru un raport de eveniment și doresc să știe dacă merită sponsorizat. Așa că gândiți-vă la ceea ce vor să știe și la ceea ce le mișcă.
Ajustați raportul, de asemenea, pentru a răspunde nevoilor specifice ale evenimentului și sponsorilor. Nu scrie un text foarte simplu. Alte audiente pentru el includ directori executivi și manageri financiari.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 2

Elaborați un proces pentru a urmări informațiile necesare în timpul evenimentului. Este mai bine să nu se bazeze numai pe memorie.

Urmăriți informațiile cheie înainte, în timpul și după eveniment va permite un raport mai specific, și, în cele din urmă, mai eficiente, și vă va oferi posibilitatea de a rezuma totul într-un mod mai mult timp.
Colectarea datelor ar trebui să fie continuă, utilizând mai multe persoane, dacă este necesar, inclusiv cursanții. Nu trebuie să așteptați până la sfârșitul evenimentului pentru a crea raportul.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 3

Concentrați-vă pe punctele principale. O problemă obișnuită în rapoartele evenimentului este că acestea nu fac mult mai mult decât aruncă ordinea de zi sau se concentrează pe fraze entuziaste care au impact. Evitați această formulă și preferați să evidențiați punctele principale cu o viziune clară și analitică.

Alegeți câteva din momentele importante ale evenimentului pentru a discuta în detaliu. Gândiți-vă la cele trei lucruri care au produs cele mai multe și cele trei elemente uimitoare.
Evitați încărcarea articolului cu detalii cum ar fi meniul sau un rezumat al întregii prezentări a vorbitorului invitat. Evidențiați numai ce era important.

Partea 2
Introducerea conținutului potrivit în raportul dvs.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 4

Scrieți un rezumat executiv. Textul trebuie să includă o versiune concisă a raportului complet, detaliat. Gândiți-vă la acest rezumat ca o introducere.

Puteți crea două rapoarte: un rezumat al tuturor celor interesați de rezultatul evenimentului și un text mai complet pentru oricine este implicat în asamblare sau sponsorizare.
În rezumat, concentrați-vă asupra obiectivelor principale și asupra rezultatelor. Ar trebui să fie succintă, cu doar una sau două pagini, care să rezume elementele cheie furnizate de eveniment și să includă o scurtă interpretare a datelor.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 5

Includeți elemente vizuale în raportul dvs. Furnizarea unei diagrame care să ilustreze tendințele statistice este adesea mai eficientă decât prezentarea numerică a cititorilor.

Dacă evenimentul include un produs nou, plasați o fotografie a acestuia. Fotografiile ocazionale pot ajuta la ilustrarea raportului. Încercați să faceți fotografii ale prezenței sponsorilor pe loc pentru a le pune în document. Din nou, aceasta este o sarcină care nu poate aștepta până după eveniment.
Eșantioane, reproduceri și alte exemple la fața locului sunt bine incluse. Raportați numărul de persoane care au primit cupoane de sponsor și alte elemente. Documentați expunerea generată de eveniment la fața locului și în afara acestuia, în presă și pentru public, informând sponsorii.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 6

Publicitatea în documente și expunerea în mass-media. Evaluați publicitatea generată în comparație cu obiectivele stabilite.

Concentrați-vă pe anunțurile tipărite și articolele în care au apărut numele sponsorilor, precum și pe colectarea valorilor circulației și a taxelor de publicitate.
Publicitate de televiziune, anunțuri de serviciu public, liste de prețuri și acoperire de presă.
Nu uitați să vorbiți despre radio, valorile anunțurilor și promoțiilor, rapoartele auditate și multe altele.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 7

Includeți o declarație cu privire la obiectivele evenimentului. Este foarte important să conectați aceste obiective cu rezultatele, astfel încât să includeți o reamintire a misiunii și obiectivelor originale care au fost subliniate.

Puteți adăuga o listă a programului de evenimente și discutați, de asemenea, care au fost principalii participanți la anumite momente. Păstrează doar acele părți scurte.
Petreceți cea mai mare parte a listei dvs. de timp și discutați obiectivele specifice ale evenimentului și combinându-le cu rezultatele care au fost enumerate. Fii realist și nu încerca să înmoaie ceea ce nu a funcționat.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 8

Includeți informații financiare în raport. Este important să oferiți o discuție detaliată a bugetului și ceea ce a fost efectiv cheltuit (sau poate colectat). Includeți o comparație a cheltuielilor programate cu cheltuielile reale și evidențiați ce a lucrat și ce trebuie îmbunătățit.

Detaliați toate costurile, inclusiv cele pentru activități promoționale și de marketing, cheltuieli cu personalul și costuri de sponsorizare. Este o idee bună să includeți un buget detaliat. Managerii financiari și directorii executivi vor dori să vadă dovezi care susțin constatările.
Adăugați contabilitatea veniturilor, cum ar fi taxele, sponsorizările și expunerile, dar asigurați-vă că o comparați cu proiecțiile privind veniturile. - Comparativ cu ce? este o întrebare bună să vă întrebați.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 9

Includeți statistici care vor fi relevante pentru cititorii dvs. Raportul nu trebuie să conțină numai informații plăcute. Numărul de persoane care participă la eveniment este o statistică pe care ar trebui să o includeți. Furnizarea de date măsurabile este o idee bună.

Alte date și statistici relevante pot fi numărul de date plumb din vânzările generate și numărul de vizitatori la o cabină specifică. Furnizarea de date oferă un raport mai mare credibilității. Oferiți informații despre participanți sau spectatori, inclusiv datele demografice, numerele și rezultatele sondajului public, cum ar fi obiceiurile de cumpărare.
Raportați numărul de persoane care au răspuns la sponsorizarea campaniilor, precum și donații către organizațiile caritabile. Documentați impactul economic și social.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 10

Utilizați un element calitativ pentru a contextualiza datele. Raportul ar trebui să includă statistici, dar citează și pe oameni pentru a oferi un răspuns contextual.

Aduna citate și comentarii din partea participanților și membri ai personalului evenimentului la evaluarea succeselor și eșecurilor nu se vor raporta lui numai autorului. Textul va fi considerat mai credibil.
Includeți și căutările terților. Valoarea expunerii în mass-media este un exemplu de lucru pe care o terță parte îl poate cerceta.
Evaluați spațiul și asamblați. Luați timp pentru a evalua eficiența site-ului și a ansamblului din punctul de vedere al altor persoane. Discutați despre modul în care spațiul a fost utilizat de conferință, eveniment etc.

Partea 3
Finalizarea raportului dvs. de eveniment

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 11

Fii punctual cu raportul. Încercați să o scrieți și să o publicați rapid după eveniment. Marcați programul dacă vi se cere. Unii oameni sugerează să prezinte un raport de eveniment în termen de 30 de zile, dar alții spun că ar trebui să faceți acest lucru în câteva zile.

Indiferent de termenul limită, păstrați-l. Este posibil să scrieți un raport comandat de un anumit client unei agenții. În acest caz, acordați atenție tuturor solicitărilor.
Adevărul este că publicul se va aștepta la un raport complet și la timp - astfel încât să fie cuprinzător, dar să nu întârzie atât de mult până în momentul în care textul este datat.

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 12

Examinați raportul. Verificați dacă gramatica este corectă și evitați scrierea greșelilor, punctuația și altele.

Vedeți dacă răspunsurile dvs. conțin adâncime. O regulă bună este tehnica "descrie, nu narate". Așadar, este o idee bună să furnizăm câteva exemple specifice pentru a susține declarațiile mai generale făcute în text.
Nu uita publicul și vezi dacă scrisul tău pare formal și profesional. Un raport este un document esențial pentru a determina dacă un eveniment merită, deci trebuie să fie bine scris.

sfaturi

Luați mai multe fotografii decât credeți că veți avea nevoie. Vă veți bucura de opțiuni mai târziu.
Dacă doriți să înregistrați declarații din partea conducătorilor și a managerilor, nu vorbiți mai întâi cu aceștia. Aceștia sunt cei care vor rămâne după ce evenimentul sa terminat, deci priviți publicul înainte - este cel care pleacă mai întâi. De asemenea, nu deranjează un vorbitor sau un lider dacă este ocupat cu altceva - acea persoană va fi disponibilă mai târziu.
Pentru a obține afirmații, a fi informat și a pune întrebări în mod firesc, până când puteți afla persoana care să vorbească despre ce credeau despre eveniment.
Scrieți mai multe declarații decât credeți că veți avea nevoie. Veți fi bucuroși să aveți opțiuni mai târziu.
Fotografiile bune pot arăta acțiunea evenimentului sau reacția oamenilor la acesta.
Încercați să fotografiați totul, inclusiv mulțimea și difuzorul într-o singură imagine, pentru a comunica dimensiunea evenimentului cititorului.