Cum se activează sau se dezactivează Asistentul Office în Microsoft Outlook

Dacă trebuie să părăsiți biroul pe scurt sau chiar să plănuiți să plecați în vacanță, puteți dori să lăsați aceste informații să ajungă la persoanele care vă trimit e-mailuri, astfel încât acestea să știe de absența dvs. Dacă aveți un cont în Exchange, Outlook are un rol pentru el. Dacă nu aveți un cont Exchange, puteți răspunde în mod automat la e-mailuri prin crearea unor reguli. Urmați acest ghid pentru a vă stabili răspunsurile automate, indiferent dacă aveți sau nu un cont Exchange.

conținut

Pași
Metoda 1outlook 2010/2013
Metoda 2outlook 2007
Metoda 3outlook 2003
Metoda 4trimiteți un răspuns automat fără un cont exchange
Sfaturi

pași

Metoda 1
Outlook 2010/2013

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de tip Off Office în Microsoft Outlook Pasul 1

Activați răspunsurile automate. Selectați un director Exchange. Selectați directorul fișierului dvs. de mesaje. Trebuie să aveți un director Exchange selectat pentru a vedea opțiunea Răspunsuri automate. Deschideți meniul Răspunsuri automate (în afara biroului). Puteți să o găsiți făcând clic pe fila Fișier și selectând fila Info.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de tip Office Out din Microsoft Outlook Pasul 2

Configurați-vă răspunsurile. În meniul Răspunsuri automate, selectați opțiunea intitulată Trimiteți răspunsurile automate. Puteți ajusta durata activării expertului selectând această opțiune și setând un interval de timp cu ora și data.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 3

Scrieți răspunsurile. Pentru e-mailurile trimise de pe serverul Exchange, utilizați fila Inside My Organization. Pentru a răspunde la e-mailurile primite de la oricine altcineva, utilizați fila Out of My Organization. Odată ce sunteți mulțumit de răspunsurile dvs., faceți clic pe OK.

Dezactivați răspunsurile automate. Dacă setați un timp pentru răspunsuri automate, expertul se va opri automat după data limită și ora stabilite în intervalul său temporal. Dacă nu setați un interval de timp, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați manual opțiunea "Nu trimiteți răspunsuri automate".

Metoda 2
Outlook 2007

Imagine intitulată Porniți sau dezactivați asistentul în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 5

Activați Asistentul de birou. Faceți clic pe fila Instrumente. Din meniul Instrumente, selectați Asistentul de birou. Selectați opțiunea "Trimiteți răspunsurile automate din birou". Puteți regla timpul prin care expertul va rămâne activ prin selectarea și stabilirea unui interval de timp.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 6

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului în Microsoft Outlook Pasul 7

Dezactivați asistentul din afara biroului. Dacă ați stabilit un termen limită pentru răspunsurile automate, expertul vă va întrerupe automat activitățile până la sfârșitul termenului limită definit. Dacă nu ați setat un interval de timp, acesta va continua să acționeze până când îl dezactivați automat prin meniul Răspunsuri automate selectând opțiunea "Nu trimiteți răspunsuri automate din afara biroului".

Metoda 3
Outlook 2003

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 8

Activați Asistentul de birou. Din meniul Instrumente, selectați Asistentul de birou. Selectați opțiunea intitulată "Sunt în prezent în afara biroului".

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului extern în Microsoft Outlook Pasul 9

Scrieți răspunsurile. În caseta intitulată "Răspuns automat - doar unul pentru fiecare expeditor cu următorul text:" introduceți răspunsul pe care doriți să îl trimiteți.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 10

Adăugați reguli. Puteți adăuga reguli în expertul dvs., cum ar fi redirecționarea mesajelor de la anumiți expeditori către alt destinatar. Faceți clic pe butonul Adăugați regula ... pentru a configura o regulă particularizată. De exemplu, puteți crea o regulă care să transmită e-mailurile unui anumit client colegului dvs., astfel încât mesajele importante să nu se piardă în timpul absenței dvs.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea Asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 11

Dezactivați asistentul din afara biroului. Out of Office Assistant va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate la Absent de la birou.“

Metoda 4
Trimiteți un răspuns automat fără un cont Exchange

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de tip Office out din Microsoft Outlook Pasul 12

Creați șablonul. Fără un cont Exchange, opțiunile de răspuns automat nu vor fi disponibile. Este încă posibil să configurați răspunsuri automate utilizând un șablon și câteva reguli. Începeți prin a crea un nou e-mail. Acesta va fi șablonul pentru răspunsurile dvs. automate.

Alegeți un subiect care explică succint situația. De exemplu, "În afara funcției până la "De asemenea, ați putea tasta cuvintele" auto responder "în câmpul Subiect pentru a permite destinatarului să identifice faptul că este un răspuns automat.
Scrieți un mesaj scurt. În corpul de e-mail scrieți un mesaj general care poate fi aplicat oricărei persoane care îl primește. Lăsați destinatarul să știe cum să vă contacteze sau pe cine să contacteze.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara serviciului în Microsoft Outlook Pasul 13

Salvați șablonul. Când sunteți mulțumit de mesaj, faceți clic pe Salvare ca .. În meniul drop-down "Salvează ca tip", selectați Șablon Outlook. Acest lucru va salva fișierul ca un șablon care poate fi încărcat în Outlook.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de tip Office out din Microsoft Outlook Pasul 14

Creați regulile. Pentru ca răspunsurile automate să funcționeze corect, trebuie să definiți câteva reguli pentru automatizarea procesului. În Office 2003/2007, faceți clic pe meniul Instrumente și selectați Reguli și Alerte. În Office 2010/1013, faceți clic pe fila Fișier și selectați Informații. Apoi faceți clic pe Reguli și alerte. Aceasta va deschide meniul Reguli e-mail.

Faceți clic pe butonul Noua regulă. Ele vă vor cere să selectați un șablon. Din secțiunea "Începeți cu o regulă goală", selectați "Verificați mesajele când sosesc". Faceți clic pe Următorul.
Definiți la ce mesaje să răspundeți. Dacă doriți să răspundeți la toate mesajele primite în căsuța dvs. poștală, bifați caseta "În cazul în care numele meu este în caseta Către". Puteți să o reduceți atribuind anumiți expeditori sau e-mailuri cu anumite cuvinte în subiectul sau corpul e-mailului. Faceți clic pe Următorul după efectuarea selecțiilor.
Încărcați șablonul. Selectați opțiunea "răspundeți utilizând un șablon specific" din fereastra următoare pentru a încărca mesajul pe care l-ați creat mai devreme. Dați clic pe linkul din caseta de descriere pentru "un anumit șablon". Acest lucru va deschide un dialog care vă va cere să căutați șabloanele. Selectați "Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere". Deschideți mesajul pe care l-ați creat mai devreme.
Definiți-vă excepțiile. Odată ce șablonul este încărcat, puteți defini cazurile în care nu doriți ca răspunsul să fie trimis, cum ar fi un destinatar specific sau pentru anumite tipuri de mesaje etc. Faceți clic pe Următorul după efectuarea selecțiilor.
Denumiți regula. Înainte de a finaliza, va trebui să definiți un nume pentru regula dvs. Utilizați ceva ușor de memorat, astfel încât să îl puteți opri rapid în viitor. Selectați opțiunea "Activați această regulă" pentru a activa regula - apoi faceți clic pe Terminare.

Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului în Microsoft Outlook Pasul 15

Dezactivați regula. Când reveniți la birou, puteți dezactiva regula prin deschiderea Regulilor de meniu și alerte din nou. Selectați regula pe care ați creat-o din lista de reguli active - apoi faceți clic pe butonul Ștergere.

sfaturi

Organizația este de obicei definită în funcție de compania dvs. și include persoane care au un cont pe serverul Exchange în sistemul lor de e-mail.
Meniul Instrumente apare în fereastra principală din Outlook. Fereastra principală este aceeași fereastră care apare atunci când porniți Outlook și în ea sunt incluse meniul File, Edit, View, Go, Instrumente, Acțiuni și Ajutor. Meniul Instrumente nu există în ferestrele în care creați sau vizualizați elemente, cum ar fi mesajele de e-mail, contactele, sarcinile etc.
Când este selectată opțiunea Auto Responder pentru persoanele din afara organizației, fila Out of My Organization (Organizarea mea) va afișa un mesaj "Activat" de lângă numele filei, indicând faptul că funcția este activată.
Contactul trebuie să existe în directorul de contacte al serverului Exchange. În cazul în care contactul este numai într-un director care este în fișierul răspuns automat, acesta nu va funcționa.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit