Cum să gestionați prioritățile cu Excel

Scrierea priorităților pe lucrări de hârtie dacă le puteți termina în după-amiaza târziu. Cu o mulțime de sarcini care se apropie acasă și la locul de muncă, mulți dintre aceștia rămân pentru a doua zi (sau săptămâna sau luna viitoare). Această foaie de lucru Excel analizează termenele de închidere și modifică prioritățile după cum este necesar. În 20 de minute pașii de mai jos oferă o modalitate mai eficientă de a vă gestiona prioritățile.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 1

Creați o filă "Acasă" sau "Lucrare". Deschideți o nouă foaie de lucru Excel. Faceți clic pe butonul din fila "Plan1" din partea de jos și faceți clic pe Redenumire. Introduceți "Acasă" sau "Lucrare".

Imaginea intitulată Gestionați prioritățile cu Excel Pasul 2

Redenumiți Plan2 la "Template" și Plan3 la "Puncte" repetând Pasul 1.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 3

Creați tabelul Importanță. În tabelul Puncte, coloanele complete A, B și C:

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 4

Definiți numele "Importanță". Alegeți celulele A2 până la C7. Faceți clic pe Setați numele.

Setați numele la "Importanță" și faceți clic pe OK.

Imaginea intitulată Gestionați prioritățile cu Excel Pasul 5

Creați tabelul de efort. Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul Efort în coloanele E, F și G. Selectați celulele E2 până la G6 și denumiți-le Efort.

Imaginea intitulată Gestionați prioritățile cu Excel Pasul 6

Creați tabelul Urgență. Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul Urgency în coloanele I, J și K. Dați-le numele "Urgență".

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 7

Introduceți anteturile în fila Pagina principală. Dați clic pe fila Pagina principală și introduceți anteturile în rândul 1:

A - Formula Prioritate A, 1 pentru cea mai importantă sarcină, dar poate ajunge până la 100.
B - Numele sarcinii.
C - Importanța în tabelele A, B, C, D, E sau F.
D - Efortul A 1-5 al tabelului de efort.
E - Formula de Urgență A pe baza limitei de dată.
F - Termenul de finalizare a sarcinii. Termenele limită pot fi modificate. Ramp Up vă spune cât de curând puteți începe sarcina și extensie să vă spun câte zile poate fi prelungită. Părul de tăiere, de exemplu, poate avea un Ramp Up de 5 și o Extensie de 4 - nu are sens să vă tăiați părul cu 2 săptămâni înainte și oamenii pot observa dacă este mai mult de 5 zile mai târziu.
G - Ramp Up Zile înainte de data Limita pe care puteți începe sarcina.
H - Extensie Extensie automată a limitei de dată.
I - Formule de zile rămase. Numărul de zile înainte de termenul limită - negativ dacă a trecut data limită.
J - Data finalizată - data finalizării sarcinii.
K - Observați detalii despre sarcină.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 8

Scrieți lista de activități. Rețineți că Prioritatea, Urgența și Zilele rămase sunt goale. ele vor fi umplute cu formule. Iată un exemplu al unor activități.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 9

Introduceți formulele pentru zilele rămase, urgența și prioritatea. Formulele de mai jos sunt pentru linia 2.

I (Zile stânga) = F2-SE (EVELESS (J2), TODAY (), J2)
E (urgență) = SE (I2> G2.5, SE (I2> 0.4, SE (I2 = 0.3,
A (Prioritate) = PROCV (C2, Importanță, 2, FALSE) + PROCV (D2, Efort, 2, FALSE)

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 10

Schimbați formatul celulei I2 în întreg prin clic dreapta pe celulă selectând Formatoare de celule și plasând formatul la număr cu 0 zecimale.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 11

Copiați formulele pentru prioritate, urgență și zile rămase la celelalte celule din fiecare coloană. Selectați celula E2 și apăsați CTRL + C. Alegeți celulele E3 până la E10 și apăsați CTRL + V. Repetați pentru a copia celula I2 în celulele I3 până la I10. În cele din urmă, repetați copierea celulei A2 în celulele A3 până la A10. Ignorați valorile pe care le primiți din cauza unor sarcini nedefinite.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 12

Sortați rândurile după Prioritate. Alegeți celulele A1 până la K, până la ultimul rând de date. Apoi faceți clic pe Sortare date.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 13

Salvați foaia dvs. de priorități, inclusiv data la care să aveți versiunea.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 14

Marcați sarcinile finalizate. Imediat ce ați terminat o activitate, marcați data în coloana Finalizat. Ține minte asta CTRL + - (Tasta Control și punct și virgulă) introduce imediat data curentă.

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 15

Rețineți zilnic modificările Priorității. Iată câteva priorități pentru câteva zile. La 13 iulie toate activitățile sunt în fața Ramp Up, deci are numere mari. În 20 iulie, mai multe priorități (numere mai mici) apar în patru activități, inclusiv Tăierea gazonului (cosit iarba), care a venit la data ei limită (Due). În cea de-a 21-a, prioritatea este mai mare, pentru că suntem în extensie (Extensia) și pe 23 iulie este chiar mai mare, pentru că este dincolo de extensie (Extension). Plătiți facturile (Plata facturilor) crește de asemenea în prioritate de la 23 la 25.

sfaturi

Citiți articolul despre gestionarea timpului de mai jos.
Puteți descărca un șablon practic din această foaie de lucru aici: [1]
Păstrați fișiere Excel separate pentru familie / acasă și de lucru.
Sortați lista de sarcini zilnic, dacă este necesar.
Copiați sarcinile repetate în fila Șabloane pentru a le găsi și copiați-le ușor.
Împărțiți sarcinile mari în sarcini mai mici.
= SE (ZILE DE DECEMBRIE TODAY) (2)> 5 - ZIUA () - (ZILE DE DECEMBRIE (DNES () - 2) -5) + 7-TODAY (). SĂPTĂMÂNĂ (DNES) - 2) -5))
O modalitate de a păstra constant o actualizare a unei sarcini repetate este aceea de a insera acest lucru în coloana dată: (Acest exemplu folosește vineri, care este "5" aici).
Nu ezitați să modificați punctele date pentru fiecare parte a priorității.
Utilizați AutoFilter pentru a selecta sarcini deja întârziate (Urgency = 1) sau sarcini extrem de importante (Importanță = "A").

avertismente

Salvați din când în când foaia de lucru pentru a vă recupera.
Prioritățile calculate nu sunt numere ordinale. Finalizarea unei sarcini prioritare "1" nu modifică celelalte. Prioritățile pot fi de 100, dar nu toate numerele sunt posibile. Se concentrează în general pe prioritățile cuprinse între 1 și 12.
Nu vă faceți griji că aveți prea multe sarcini - chiar și două luni de activități pot aștepta în partea de jos a listei până la data finală se apropie.
Gestionarea timpului este foarte personală și această foaie de lucru poate să nu corespundă nevoilor și preferințelor dvs. Poate părea intruziva sau prea exigentă să te uiți la ea zilnic. Poate funcționează pentru dvs., dar nu pentru prietenii dvs. sau invers.
În loc să vă luați tot timpul fișierele dvs. Excel, utilizați foaia de calcul Google, astfel încât fișierele dvs. să fie întotdeauna disponibile pentru dvs.