itholoinfo.com.com

Cum să arhivați documente

Arhivarea este stocarea sau păstrarea informațiilor. Pentru a crește durata de viață utilă a documentelor, organizațiile convertesc documentele pe suport de hârtie în format digital. Adăugând la aceasta cantitatea imensă de date generate de calculatoare astăzi, se dovedește că documentele de înmatriculare vor crește în importanță. Dacă știți cum să arhivați documente, puteți elibera spațiu pentru ca computerul să gestioneze mai eficient documentele în uz.

pași

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 1
1
Arhivarea documentelor într-un fișier zip. Este deosebit de util pentru fișierele importante dar rareori consultate, fișierele zip reduc spațiul pe care documentele îl stochează pe hard disk.
  • Pur și simplu selectați fișierele pe care doriți să le convertiți la formatul zip.
  • Faceți clic dreapta și alegeți opțiunea "Trimiteți la".
  • Ar trebui să trimiteți fișierele într-un "folder comprimat (zip)".
  • Asigurați-vă că fișierele sunt acolo făcând dublu clic pe dosarul cu fermoar. Dacă sunt, puteți șterge fișierele originale.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 2
    2
    Migrați documentele pe un mediu de stocare separat. Opțiunile populare pentru arhivarea digitală sunt unitățile externe de bandă, unitățile hard disk externe sau unitățile de memorie.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 3
    3
    Faceți copii de siguranță ale documentelor pe un CD sau pe DVD dacă aveți un dispozitiv de scriere pe CD sau DVD. Backupurile sunt o altă formă de arhivare, deși probabil știți această metodă cu alt nume - ardeți un disc. De exemplu, Windows folosește un sistem de fișiere și un format Mastered (mai bine pentru compatibilitate pe alte dispozitive) pentru a copia fișiere pe CD-uri sau DVD-uri.
    • Introduceți un CD sau DVD care poate fi inscripționat în fișierul CD sau DVD al computerului dvs. în sistemul de fișiere live.
    • Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Scrie fișiere pe discul de date".
    • Dați discului un nume și faceți clic pe "Următorul".
    • Așteptați ca un dosar gol să apară pe disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
    • Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și glisați fișierele în folderul de pe discul gol.
    • Pentru formatul Mastered, introduceți un CD sau DVD care poate fi înregistrat în fișierul de scriere CD sau DVD al computerului.
    • Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Scrie fișiere pe discul de date".
    • Dați discului un nume și faceți clic pe "Afișați opțiunile de formatare".
    • Alegeți "Mastered" și faceți clic pe "Next".
    • Așteptați ca un dosar gol să apară pe disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
    • Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și glisați fișierele în folderul de pe discul gol.
  • Imagine despre documentele de arhivare Pasul 4


    4
    Trimiteți documente la depozitul extern.
    • În plus, pentru a servi ca locație de stocare a fișierelor, locațiile de stocare securizate externe protejează datele împotriva dezastrelor, cum ar fi incendiile și defectele de hard disk.
    • Cu atât de multe companii care oferă acest serviciu, trebuie să contactați direct o companie pentru informații specifice despre modul în care funcționează și ce garanții sunt incluse în arhivarea în afara documentelor.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 5
    5
    Utilizați software pentru arhivare digitală.
    • Una dintre metodele cele mai cunoscute pentru păstrarea aspectului unui document este crearea unui fișier PDF. Oferită de Adobe, acest software (cunoscut sub numele de Adobe Acrobat) facilitează conversia documentelor în format PDF din diverse aplicații software. Există, de asemenea, mai multe programe gratuite care creează fișiere în acest format.
    • Faptul că specificațiile sunt publice înseamnă că versiunile viitoare ale Adobe vor putea citi versiunile anterioare ale documentelor.
    • În plus, cititorii PDF sunt disponibili pentru descărcare gratuită de pe site-ul Adobe.
  • Imagine despre documentele de arhivare Pasul 6
    6
    Fiți la curent cu tehnologia de arhivare a documentelor. Odată cu evoluția rapidă a tehnologiei, ceea ce este astăzi actual poate deveni mâine depășit, ceea ce poate crea o problemă în migrarea fișierelor stocate într-un nou sistem.

    • sfaturi

    • Catalogați fișierele stocate astfel încât dvs. sau altcineva să le puteți găsi când este necesar. Puteți face acest lucru prin simpla denumire a fișierelor sau a dosarelor cu numele conținutului și datele relative. De exemplu, dacă arhivezi înregistrări de afaceri, poți numi un dosar "Fișierele companiei din primul trimestru 1997". Pe sistemele mai mari, fișierele pot utiliza metadate în scopuri de catalogare.
    • Un alt motiv pentru a arhiva fișierele este că uneori există cerințe legale care necesită arhivarea informațiilor.

    avertismente

    • Riscul de corupție a dosarelor reprezintă un pericol. Asigurați-vă că utilizați un sistem bine testat pentru a vă susține informațiile.
    • Datele multimedia sunt adesea legate de hardware sau software specifice și pot să nu fie accesibile în afara sistemelor proprietare.
    • A nu avea un sistem de arhivare a documentelor poate duce la pierderea accidentală a fișierelor, mai ales dacă acestea sunt șterse din greșeală.

    Materiale necesare

    • Separați sistemul de stocare dacă doriți să arhivați documente în alt mediu.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum se administrează documentele pe un MacCum se administrează documentele pe un Mac
    Cum se șterge fișierele temporare și prefetch fișierele în WindowsCum se șterge fișierele temporare și prefetch fișierele în Windows
    Cum se arhiva în Outlook 2007Cum se arhiva în Outlook 2007
    Cum se compactează un fișier pe MacCum se compactează un fișier pe Mac
    Cum să obțineți spațiu liber pe hard diskCum să obțineți spațiu liber pe hard disk
    Cum se convertesc fișierele MP4 la MP3Cum se convertesc fișierele MP4 la MP3
    Cum să copiați fișierele de pe computerul dvs. într-un PendriveCum să copiați fișierele de pe computerul dvs. într-un Pendrive
    Cum se extrag fișiereleCum se extrag fișierele
    Gestionarea fișierelor pe AndroidGestionarea fișierelor pe Android
    Cum se administrează fișierele RARCum se administrează fișierele RAR
    » » Cum să arhivați documente
    © 2021 itholoinfo.com.com