Cum se administrează documentele pe un Mac

Gestionarea documentelor pe Mac este o problemă tot mai mare. Ca mai mulți utilizatori academice și de afaceri folosesc computere Mac ca cel mai bun partener de astăzi, prima întrebare care se pune este modul de a gestiona documente pe Mac eficient și eficace.

pași

Imaginea intitulată Gestionați documentele pe un Mac Pasul 1

Aveți o locație centrală pentru a vă depozita documentele. Unde stocați documentele și fișierele? Este ușor de făcut pe desktop, sau orice alte dosare în raza de acțiune-cu toate acestea, va fi un coșmar dacă recuperarea fișierelor data viitoare. Deci, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să stocați documentele într-un loc unde le veți salva pe toate. Chiar dacă costă câteva clicuri. Procedând astfel, ați stabilit baza de administrare a unui document pe Mac.

Imaginea intitulată Gestionați documentele pe un Mac Pasul 2

Fiți capabili să le recuperați. Marcarea și de recuperare, al doilea factor de gestionare de documente pe Mac. Pentru a vă asigura că puteți găsi fișierele ori de câte ori aveți nevoie de ea, este esențial să se facă o símbolo- bine, pentru utilizatorii de Mac, „Spotlight“ suficient pentru a găsi totul este ușor , cum ar fi titlurile, data fișierului creat etc. În plus, metadatele ajută foarte mult. Ele conțin o mulțime de informații despre document, cum ar fi subiectul, autorii, tipul, timpul, mărimea sau ISBN etc. Pentru această informație Meta, o puteți folosi pentru a găsi referințe utilizând Software de gestiune a documentelor (SGD). Prin utilizarea "SGD" și "Metadate", puteți găsi fișierele în funcție de subiect, tip, dimensiune, dată sau chiar cuvinte cheie în conținut! La fel de ușor ca și Spotlight!

Imaginea intitulată Gestionați documentele pe un Mac Pasul 3

Asigurați-vă securitatea fișierelor. Cum puteți preveni ca fișierele dvs. personale să fie hackate sau publicate pe internet? Există două metode de a face acest lucru. Aveți posibilitatea să modificați privilegiul în condițiile de utilizare a fișierului sau puteți să îl puneți ușor în dosarul de securitate al software-ului de gestionare a documentelor. Astfel, dosarul poate fi deschis numai cu parola personală.

Imaginea intitulată Gestionați documentele pe un Mac Pasul 4

Au o metodă de distribuire. "Distribuție", cum ar fi afacerea sau proiectele de astăzi, nu putem să ne păstrăm creațiile pe Mac - trebuie să trimitem sau să trimitem documentele altor rude. Livrarea muncii noastre către ceilalți în mod sigur și corect este unul din aspectele importante ale sistemului de management al documentelor. În mod tipic, există trei metode diferite: 1) Imprimare - 2) Rețea de calculatoare - 3) Copie tipărită. Cea mai convenabilă, rapidă și mai ecologică modalitate de a vă distribui documentul este prin rețea. Există multe servicii de partajare gratuite și celebre, cum ar fi Google Docs și Slideshare.com. În plus, pentru a partaja fișiere într-o locație sau într-un birou, este necesară și o rețea. De obicei, software-ul de gestionare a documentelor acceptă toate metodele media și de ieșire cu o listă de partajare inteligentă.

Imaginea intitulată Gestionați documentele pe un Mac Pasul 5

Fiți capabili să vă urmăriți documentele. O „Trasabilitatea“ este important pentru tine de a înregistra toate istoricul de navigare a documentelor partajate, cum ar fi cine și când a fost văzut de colegul si colegii lui. Când verificați jurnalul de navigare în software-ul de gestionare a documentelor, veți vedea toate numerele asociate ale tuturor activităților din documentele dvs.