Cum se scrie

Informațiile de înregistrare sunt esențiale pentru desfășurarea unei afaceri sau a unui birou. Toate întreprinderile și indivizii pot beneficia de dezvoltarea unui sistem coerent și codificat de depunere, fie pe computer, fie într-un cabinet de fișiere. Utilizarea metodelor de arhivare structurată va economisi timp și spațiu!

conținut

Pași
Metoda 1arhivarea documentelor pe hârtie
Metoda 2arhivarea documentelor digitale
Materiale necesare

pași

Metoda 1
Arhivarea documentelor pe hârtie

Cumpărați un caz, denumit și un fișier, și dosarele pentru arhivare. Veți avea nevoie de un dosar suficient de mare pentru cantitatea de documente pe care o dețineți. Dacă nu vă puteți permite un fișier scump, cumpărați unul folosit la un magazin de mâna a doua sau la un magazin de mobilă.

Codificați sistemul de înregistrare. Veți avea nevoie de o procedură standardizată pentru ca toți oamenii să le urmeze. Creați instrucțiuni pentru acest sistem, astfel încât documentele să poată fi accesate de oricine care are nevoie de ele.

Ștampilați toate documentele cu data. Când un document se oprește în mână, trebuie să scrieți sau să ștampilați data curentă, întotdeauna în același loc - aceasta ar trebui făcută pe toate documentele. Pentru consistență, plasați și date în toate dosarele.

Cumpărați mai multe dosare. Separați documentele în proiecte și subproiecte. De-a lungul timpului, va trebui să ajustați ușor acest sistem pentru a acoperi proiecte cu cantități mai mari de date.

Utilizați un fișier pentru proiecte în curs și unul pentru proiecte complete. Dacă cabinetul de fișiere are mai multe niveluri, puteți utiliza sertarul de sus pentru proiectele aflate în derulare și sertarul inferior pentru proiecte complete.

Codificați-vă sistemul după culoare. Dosarele de arhivă sunt disponibile în diferite culori, prin urmare achiziționați o culoare diferită pentru fiecare tip de proiect. De exemplu, toate documentele financiare trebuie să rămână într-un dosar albastru în timp ce proiectează documente într-un dosar roz.

Etichetați toate dosarele. Cele mai multe dulapuri vin cu separatoare și etichete din plastic. Utilizați-le pentru a vă asigura locația rapidă a documentului de care aveți nevoie.

Trimiteți documente noi în față. Țineți-le în ordine cronologică, împreună cu bătrânii din partea inferioară a dulapului. Astfel veți economisi timp atunci când căutați un document specific.

Încercați să creați un sistem pentru a vă organiza munca. Dacă lucrați cu mai multe documente de hârtie, pentru a primi cel puțin șapte dosare pentru utilizare în funcție de zilele săptămânii, punând documentele care trebuie analizate sau au lucrat în fiecare zi în parte. Deci vei ști ce înseamnă munca ta pentru acea zi.

Dacă nu puteți lucra la un document în ziua respectivă, mutați-l în folderul a doua zi.

Nu utilizați biroul ca sistem de depozitare. Deoarece aveți dosare pentru proiecte în curs, trebuie să arhivați documente importante în acele secțiuni. Veți pierde mai puține documente dacă se află în poziția corectă.

Aruncați orice documente care nu sunt absolut necesare. O parte a unui sistem bun de înregistrare implică redarea sau punerea în evidență a documentelor neesențiale. Acest lucru va reduce dimensiunea fișierului dvs. și va permite oamenilor să găsească mai ușor documentele de care au nevoie.

Faceți un sistem de înregistrare numerotat sau codificat dacă compania dvs. utilizează deja coduri. O idee bună este să utilizați informații despre specificul fiecărui loc de muncă pentru a fi mai exact documentul.

Gândiți-vă la trecerea la un sistem de înregistrare digitală dacă aveți puține documente fizice și o mulțime de documente digitale. Unele elemente, cum ar fi chitanțele, au fost create pentru a șterge în timp, astfel încât acestea să fie cel mai bine conservate digital.

Mergeți la următoarea metodă pentru a afla cum să treceți la un sistem de înregistrare digitală.

Păstrați toate documentele împreună. În loc să folosiți secțiuni separate pentru discuri, Unități flash USB, foldere și pliante, păstrați tot felul de documente împreună, atâta timp cât fac parte din același proiect sau subiect.

Metoda 2
Arhivarea documentelor digitale

Creați un sistem de copie de rezervă, numită și o copie de siguranță, înainte de a începe. Cea mai importantă parte a depozitării digitale poate fi considerată a fi sigură că fișierele dvs. nu vor fi pierdute dacă unitatea hard disc arde, dacă computerul este furat sau dacă parola este pierdută. Cumpărați un hard disk detașabil sau extern sau plătiți pentru un sistem de stocare în cloud.

Mai bine încă: faceți rezervări în două exemplare. Dacă intenționați să eliminați depunerea hârtiei, ar trebui să aveți un exemplar în loc și unul în afara locului dacă se întâmplă ceva la birou sau la computer.

Programați sistemul să copieze zilnic toate fișierele (sau informațiile site-ului dvs.). Pentru companiile în care informațiile sunt introduse foarte frecvent, copia trebuie făcută în fiecare oră.

Cumpărați un scaner care se conectează la computer. Scanați toate documentele importante atunci când ajung la birou pentru a crea o copie digitală pentru sistemul de depozitare. Pentru proiectele de arhivare mari, cumpărați un scanner cu un alimentator automat de documente și un program de arhivare pentru a economisi timp.

Păstrați parola protejată. Rețineți că este mai sigur să vă scrieți parola pe o bucată de hârtie și să o păstrați în portofel sau pe birou decât să o stocați într-un document de pe computer. Șansele unui hoț virtual de a vă accesa computerul sunt mai mari decât șansele de a invada camera dvs.

Decideți dacă doriți sau nu să utilizați un program de arhivare. Dacă doriți să controlați direct toate fișierele, puteți să creați direct foldere și subfoldere de pe hard diskul computerului. Dacă doriți ajutorul unui program de gestionare a documentelor, achiziționați un program de arhivare și un program optic de recunoaștere a caracterelor (OCR).

OCR înseamnă că documentele scanate vor fi create cu textul, ca și cum cineva le-ar fi tastat manual. Deci, acestea vor putea fi căutate: veți putea căuta și găsi termeni în acele documente, cum ar fi numele și subpozițiile.

Creați un sistem standardizat de numire. Denumiți fiecare document în același mod, inclusiv subiectul, data și alte informații pertinente. De exemplu, încasările trebuie să fie întotdeauna stocate cu numele, data și produsele achiziționate.

Codificați folderele și subfolderele. Dacă arhivați folosind foldere mai degrabă decât un sistem de gestionare a documentelor, va trebui să vă separați documentele folosind date, subiecte sau proiecte. Creați un nou subset de foldere pentru a organiza directoare cu mai multe documente.

Evitați tentația de a salva documente pe desktop. Când descărcați sau primiți unul nou, denumiți-l în funcție de sistem și înregistrați-l imediat pentru acces ușor.

Căutați și utilizați programe native. Computerele Apple au etichete colorate pentru fișiere utilizate frecvent. Atât computerele Apple cât și Windows au deseori căutare și copie de rezervă automată.