Cum se scrie o procedură standard de operare

Procedura de operare standard (POP) este o documentație care constă într-un pas-cu-pas al unei lucrări care trebuie efectuată. Este posibil să fie necesar să actualizați sau să modificați un POP existent sau poate fi necesar să începeți una absolut de la zero. Suna provocator, dar de fapt este doar o lucrare extrem de dure. Uitați-vă la Pasul 1 pentru a începe.

conținut

Pași
Partea 1formatarea pop-ului
Partea 2scrierea pop-ului
Partea 3asigurarea succesului și acurateței
Sfaturi

pași

Partea 1
Formatarea POP-ului

Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 1

Alegeți formatul. Nu există nici o modalitate corectă sau greșită de a scrie un POP. Cu toate acestea, compania dvs. are probabil mai multe POP-uri pe care le puteți arunca o privire la urmărirea formatării, dezvoltând documentul în funcție de preferințele companiei. Dacă este cazul, utilizați unul dintre POP-urile existente ca șablon. Dacă nu există gata, aveți câteva opțiuni:

Lista pasilor simpli. Această formatare este pentru procedurile de rutină care sunt scurte, au puține rezultate posibile și sunt destul de simple. În ciuda documentației necesare și a instrucțiunilor de siguranță, puteți să organizați o listă de articole cu fraze simple, care să le spună cititorului ce trebuie să facă.
Lista ierarhică a pașilor. În general, acest format este pentru proceduri îndelungate - mai mult de zece pași, ceea ce implică unele decizii care trebuie luate, clarificări și terminologie. Este de obicei o listă cu pașii cheie, cu subiteme, ordonate în mod specific.
Schemă logică. Dacă procedura este similară cu o hartă cu un număr aproape nelimitat de posibilități, cel mai bun pariu va fi o diagramă. Ar trebui să optați pentru acest format dacă rezultatele dvs. nu sunt întotdeauna previzibile.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 2

Luați în considerare cititorul. Există trei factori care trebuie luați în considerare înainte de a vă scrie POP-ul:

Cunoștințele anterioare ale cititorului. Sunt familiarizați cu compania și procedurile? Știu terminologia? Limba pe care o utilizați trebuie să se conformeze cunoștințelor cititorului.
Abilitățile tale lingvistice. Există vreo șansă ca cineva care domină limba dvs. să vă citească POP-ul? Dacă este posibil, puteți include imagini și diagrame comentate.
Dimensiunea publicului. Dacă mai multe persoane vor utiliza POP-ul dvs. (din diferite roluri și funcții), puteți să vă formatați documentul similar cu un dialog de script: subiectul 1 completează o acțiune, urmată de subiectul 2 și așa mai departe. În acest fel, fiecare cititor își poate vedea funcția exactă în acest proces.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 3

lua în considerare dumneavoastră cunoaștere. Acest lucru se reduce la răspunsul la următoarele întrebări: Sunteți cel mai bun persoană pentru a scrie acest lucru? Știți ce se întâmplă în acest proces? Ce ar putea merge prost? Cum se face în siguranță? Dacă nu puteți răspunde la aceste întrebări, ar fi mai bine să transmiteți sarcina unei alte persoane. Un POP slab sau mai prost, inexact - nu va reduce doar productivitatea și va duce la eșecuri operaționale, dar poate, de asemenea, să pună în pericol angajații și să aibă efecte negative asupra oricărui lucru - de la personal la mediu. Pe scurt, nu luați acest risc.

Dacă vi s-a încredințat o astfel de sarcină și vă simțiți forțat (sau obligat) să faceți acest lucru, nu vă temeți să cereți ajutorul celor care fac acest lucru în fiecare zi. Efectuarea interviurilor este normală în timpul creării oricărui POP.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 4

Decideți între un format scurt sau lung pentru POP-ul dvs. Dacă scrieți sau actualizați un POP pentru un grup de persoane care sunt deja familiarizate cu protocolul, terminologia etc., ar putea fi mai degrabă să se bucure de un drept și un simplu POP, care arata mai degrabă o listă de verificare. În acest caz, puteți scrie într-un format scurt.

Pe lângă scopul principal și informațiile relevante (data, autorul, numărul de identificare etc.), POP-ul poate conține doar o listă de pași. Puteți alege această cale dacă nu aveți nevoie de detalii și clarificări.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 5

Țineți cont de scopul POP-ului dvs. Este evident că aveți o procedură în cadrul companiei, care este repetată mereu. Dar există un motiv specific pentru ca acest POP să fie util? Este necesar să subliniem securitatea? Măsuri de control? Este folosit pentru antrenament sau zilnic? Iată câteva motive pentru care POP-ul este necesar pentru succesul echipei:

Pentru a asigura respectarea standardelor de control.
Pentru a maximiza cererea de producție.
Pentru a se asigura că procedura nu are efecte negative asupra mediului.
Pentru a asigura siguranța.
Pentru a vă asigura că totul curge conform planificării.
Pentru a preveni defecțiunile de fabricație.
A fi folosit ca document de instruire.
- Dacă știți ce ar trebui să sublinieze POP-ul dvs., va fi mai ușor să vă structurați scrisul din aceste puncte. De asemenea, este mai ușor să ne gândim la importanța acestui POP.

Partea 2
Scrierea POP-ului

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 6

Examinați materialul de care aveți nevoie. În general, PSO tehnice constau din patru elemente suplimentare procedurii în sine:

Pagina de titlu. Aici sunt incluse: 1) titlul procedurii, 2) numărul de identificare POP, 3) data emiterii sau reviziei, 4) numele agenției / departamentului / sectorului căruia i se aplică POP și 5) cei care au pregătit și aprobat documentul. Această pagină poate fi formatată așa cum preferați, atâta timp cât informațiile sunt clare.
Index. Indicele va fi necesar numai dacă POP-ul dvs. este oarecum lung, pentru a fi ușor de referat. Nu aveți nevoie de nimic dincolo de acest format standard.
Controlul calității. O procedură are calitatea numai dacă poate fi verificată. Aveți materialele de care aveți nevoie și oferiți detalii, astfel încât cititorul dvs. să fie sigur că obțineți rezultatul așteptat. Puteți include sau nu alte documente, cum ar fi eșantioane de evaluare a performanței.
referință. Arătați toate referințele citate sau semnificative. Dacă vă referiți la un alt POP, atașați informațiile necesare în anexă.
- Compania dvs. poate avea un protocol diferit decât acesta. Dacă există alte POP-uri pe care le puteți face, urmați structura care a fost deja utilizată de compania dvs.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 7

Pentru procedura în sine, asigurați-vă că menționați următoarele subiecte:

Domeniu de aplicare și aplicabilitate. Cu alte cuvinte, descrieți scopul procesului, limitele sale și cum este folosit. Includeți standarde, cerințe de reglementare, roluri și responsabilități, precum și intrări și ieșiri.
Metodologie și procedură. Principalul lucru: enumerați toți pașii cu detaliile necesare, inclusiv ce echipament este necesar. Menționează procedurile secvențiale și factorii de decizie. Asigurați-vă că abordați întrebările "și dacă ...", posibilele interferențe și aspectele de siguranță.
Clarificări privind terminologia. Identificați acronimele, abrevierile și toate frazele care nu sunt limbaj comun.
Avertismente privind sănătatea și siguranța. Listează-le într-o secțiune proprie, alături de pașii care reprezintă riscuri. Nu neglija această secțiune.
Echipamente și consumabile. Faceți o listă a materialului necesar, unde și când să găsiți echipamentul, regulamentele referitoare la echipament etc.
Precauții și interferențe. Practic, o secțiune de depanare. Gândiți-vă la ceea ce poate merge prost, la ce să acordați atenție și la ceea ce poate interfera cu produsul final ideal.
- Dați-le unuia dintre aceste subiecte o secțiune proprie (marcate de obicei prin numere sau litere) pentru a împiedica confuzia și interpretarea cu ușurință a POP-ului.
- Nu faceți o listă exhaustivă. Acesta este doar începutul. Este posibil ca afacerea dvs. să precizeze alte aspecte care necesită atenție.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 8

Scrieți concis și faceți mai ușor citirea. Probabil că nu este o lectură plăcută. Deci, să fie simplu și direct - altfel atenția cititorului poate fi pierdută sau poate chiar să găsească documentul formidabil, dar dificil de înțeles. În general, păstrați frazele scurte.

Iată una rău exemplu: Asigurați-vă că ați curățat praful acumulat pe arborele de aer înainte de a începe să utilizați echipamentul.
Iată una bun exemplu: Îndepărtați praful de pe arborele de aer înainte de utilizare.
În general, nu utilizați "dvs.". Acest lucru este sugerat în text. Vorbiți despre activități în voce activă și începeți propozițiile cu imperative.

Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 9

Dacă este necesar, interviuți profesioniștii implicați în proces pentru a afla cum îndeplinesc sarcina. Ultimul lucru pe care îl puteți dori este un POP cu inexactități. Puteți compromite siguranța echipei, eficacitatea, timpul pur și simplu prin faptul că nu vă acordați atenție unui proces stabilit - colegii de echipă se pot simți ofensați. Apoi, dacă este nevoie, puneți întrebări! Nu veți dori să pierdeți.

Desigur, dacă nu știți, consultați diverse surse, discutați cu mai mulți oameni, luând în considerare toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei poate să nu urmeze procedura standard de operare, alt membru al echipei nu poate fi implicat în întregul proces.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 10

Spargeți cele mai grele părți ale textului în diagrame și diagrame. Dacă există un pas care poate fi dificil, faceți lucrurile mai ușor pentru cititorii dvs. utilizând un fel de schemă sau diagramă. Este mai ușor să citiți și să salvați mintea cititorului de la încercarea de a descifra toate informațiile. Pe lângă faptul că arăta mai complet și bine scris.

Nu utilizați niciuna dintre aceste strategii doar pentru a îngroșa documentul. Urmați această cale dacă într-adevăr îi este mai ușor să înțeleagă cititorul.

Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 11

Fiecare pagină trebuie să conțină notație pentru controlul documentației. Acest POP este doar unul dintre multe alte POP-uri - deci compania dvs. trebuie să aibă un fel de bază de date pentru a cataloga aceste documente cu un fel de sistem de referire. POP-ul dvs. face parte din acest sistem de referință și, prin urmare, are nevoie de un anumit cod de identificare. Aici intră acea notație.

Fiecare pagină trebuie să conțină un titlu scurt sau un număr de identificare, un număr de revizie, o dată, o numerotare a paginii în formatul "# # of #" în colțul din dreapta sus (în majoritatea formatelor). Este posibil să aveți nevoie de note de subsol în funcție de preferințele companiei dvs.

Partea 3
Asigurarea succesului și acurateței

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 12

Testați procedura. Dacă nu doriți să testați procedura, probabil că nu ați scris destul de bine. Întreabă pe cineva cu cunoștințe limitate a procesului (sau a unei persoane care poate reprezenta cititorul mediu) utilizează POP-ul pentru a vă ghida. Ce probleme nu au fost abordate? Dacă este cazul, includeți-l și faceți îmbunătățirile necesare.

Cel mai bine este să cereți mai multor persoane să vă testeze POP-ul. Diferitele persoane vor ridica diferite întrebări, permițând o mare varietate de răspunsuri.
Testați procedura cu cineva care nu a efectuat-o niciodată înainte. Oricine are cunoștințe anterioare se va baza pe propriile referințe pentru a îndeplini sarcina, în timp ce o persoană încă neexperimentată în această procedură va lua în considerare, în principal, informațiile prezentate în dumneavoastră lucru.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 13

Adresați-i pe cei care cunosc procedura de revizuire a POP-urilor. În cele din urmă, nu contează foarte ceea ce superiorii dvs. se gândesc la document. Este important mai mult pentru cei care îndeplinesc sarcina abordată. Apoi, înainte de a vă trimite munca la cele de mai sus, arătați documentul celor care o vor folosi. ce ei crezi?

Permițându-le să se implice și să se simtă ca parte a procesului va crește șansele de a accepta acest POP. Și, în mod inevitabil, vor avea idei minunate!

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 14

Adresați-vă consultanților și echipei de Asigurare a Calității pentru a revizui POP-ul. După aprobarea echipei, trimiteți-o consilierilor. Probabil că vor avea mai puține întrebări cu privire la conținut, dar vor ști dacă se află în formatul necesar, dacă ați uitat ceva și ce protocol să îl faceți oficial, înregistrându-l în sistem.

Transmiteți POP-ul spre aprobare, utilizând sistemul de management al documentelor, pentru a vă asigura o pistă de audit de aprobare. Acest pas variază de la companie la companie. Practic, documentul trebuie să fie în limitele instrucțiunilor și reglementărilor.
Va trebui să fie semnat și majoritatea companiilor acceptă astăzi semnăturile electronice.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 15

Odată aprobată, începeți să implementați POP. Aceasta poate necesita o formare formală pentru grupul implicat în procedură sau documentul dvs. va fi suspendat în baie. Oricum, fă-o să funcționeze! Ai muncit din greu. E timpul să fim recunoscuți!

Asigurați-vă că POP-ul este întotdeauna actualizat. Dacă este depășit, actualizați-l. Aplicați din nou actualizările și redistribuiți noul document după cum este necesar. Siguranța, productivitatea și succesul echipei tale depind de acest rol.

sfaturi

Verificați claritatea. Asigurați-vă că nu există interpretări îndoielnice. Arătați procedura persoanei care nu este familiarizată cu procesul și cereți-le opinia asupra documentului. S-ar putea să fiți surprinsi.
Nu uitați să implicați publicul în cauză ori de câte ori este posibil, astfel încât procesul documentat să raporteze procesul real.
Utilizați diagramele și reprezentările ilustrative astfel încât cititorul să nu aibă îndoieli cu privire la proces.
Solicitați persoanelor să revizuiască documentul înainte de a-l prezenta spre aprobare.
Utilizați portugheză clară pentru a explica pașii.
Păstrați istoricul documentului chiar și după fiecare actualizare.
Verificați dacă există o versiune veche a acestui POP înainte de a vă scrie a ta. Pot fi necesare doar câteva schimbări rapide. Dar asigurați-vă că le documentați!

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit