Cum se scrie o notă

Un memorandum servește pentru a informa un anumit grup de persoane despre o problemă specifică - un eveniment viitor sau o politică nouă, de exemplu - și o încurajați să acționeze. Termenul "memo" înseamnă "a fi amintit". Continuați să citiți pentru a afla cum să scrieți memorii eficiente.

conținut

Pași
Partea 1scrierea antetului
Partea 2scrierea corpului memoriei
Partea 3finalizarea notei
Partea 4utilizarea șabloanelor
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Scrierea antetului

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 1

Scrieți "MEMORANDUM" în partea de sus a paginii pentru a face documentul clar în față. Titlul trebuie scris în prima linie, cu majuscule și preferabil negru. Opțional, îl puteți alinia la stânga sau centrul paginii. Dacă doriți, puteți utiliza și un font mai mare decât restul textului.

Dați un spațiu dublu între titlu și restul antetului.

Imagine intitulată Scrieți o notă Pasul 2

Introduceți destinatarul. Memo-ul funcționează ca o formă de comunicare profesională și ar trebui abordat oficial. Utilizați numele complet și titlul persoanei căreia îi veți trimite nota.

Dacă doriți să trimiteți documentul tuturor angajaților companiei, de exemplu, tastați: "TO: All Employees".

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 3

Indicați destinatarii suplimentari. Sub linia "TO:", includeți linia "CC:" (copie de curtoazie). Ideea este ca persoana care primește nota să fie avertizată să vă informeze, chiar dacă subiectul nu vă privește în mod direct.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 4

Introduceți numele în rândul "FROM:"Pe lângă destinatari, antetul trebuie să includă și expeditorul notei.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 5

Introduceți data documentului. Scrieți în întregime ziua, luna și anul. De exemplu: "dаta: 5 ianuarie 2016" sau "dаta: 5 ianuarie 2016".

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 6

Scrieți subiectul notei. Fii specific și scurt, astfel încât destinatarii să aibă o idee bună despre ce este vorba despre document.

De exemplu, în loc să scrie "Ants", să fie mai specific: "Problema furnicilor din birou".

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 7

Formatați corect antetul. Ar trebui să fie în partea de sus a paginii, aliniat la stânga. Termenii "până la", "de la", "dată" și "subiect" trebuie să fie scrise cu majuscule.

Un exemplu de antet bine formatat:
TO: Numele și titlul destinatarului.
DE: Numele și poziția dvs.
dаta: Memorarea scrisă a datei complete.
SUBIECT: Tema abordată în document.
Când scrieți antetul, asigurați-vă că aliniați textul și puneți spații duble între secțiuni.
Dacă doriți, includeți și o linie sub antetul paginii. Acest lucru vă va separa de corpul documentului.

Partea 2
Scrierea corpului memoriei

Imaginea intitulată Scrieți un notă Pasul 8

Gândiți-vă la publicul țintă al documentului. Pentru ca acesta să aibă efectul dorit, este necesar să se ajusteze tonul, dimensiunea și nivelul de formalitate în funcție de persoanele care o vor citi. Pentru a face o treabă bună, trebuie să aveți o idee bună despre cine va citi documentul.

Gândiți-vă la prioritățile și preocupările publicului țintă.
Încercați să anticipați posibilele întrebări ale cititorilor. Desfășurați o brainstormă de conținut, inclusiv exemple, dovezi și informații care vă pot convinge publicul.
Gândirea despre cine va citi memo-ul vă va ajuta să evaluați dacă ar trebui să includeți anumite informații sau termeni care ar putea fi necorespunzătoare.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 9

Ignorați salutări. Memosurile nu sunt scrisori și nu trebuie să înceapă cu "Dragă domnule So-so-so". Apăsați direct pe subiectul în cauză pentru a introduce ceea ce va fi discutat în document.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 10

Introduceți problema în primul paragraf. Contextualizați cititorul cu privire la acțiunea pe care vreți să o faceți. Paragraful funcționează ca o teză, unde se prezintă subiectul și se spune cât de importantă este. De asemenea, gândiți-vă la introducere ca rezumat al ceea ce veți spune în restul memoriei.

În general, introducerea ar trebui să aibă un maxim de un paragraf.

exemplu: "Începând cu 1 iulie 2016, compania va implementa noi politici privind planurile de sănătate. Toți angajații vor primi un medic cel puțin R $ 30,00 pe oră ".

Contextualizați subiectul discutat. Este posibil ca cititorul să aibă nevoie de informații despre problema abordată. Oferiți context, dar să fie succint și să vorbiți doar după cum este necesar.

Dacă este cazul, continuați să explicați de ce este pusă în aplicare o politică. De exemplu: "După întâlnire, sindicatul cere acum tuturor angajaților să primească cel puțin 30.00 dolari pe oră".

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 13

Consolidați acțiunile care trebuie întreprinse. Rezumați-le pe scurt și furnizați dovezi și motive logice pentru soluțiile propuse. Începeți cu cele mai importante informații și urmați cele mai specifice informații. Lăsați cititorii dvs. să știe cum vor beneficia de acțiunile recomandate și ce se va întâmpla dacă nu fac nimic.

Dacă doriți, includeți diagrame, imagini, liste și tabele. Anexele sunt vreodată relevante pentru text.
Dacă scrieți o notă mare, scrieți anteturi care separă toate categoriile. De exemplu, în loc să scrieți "Politici", scrieți "Politici noi despre angajații cu fracțiune de normă". Fii scurt și specific, astfel încât tema memorandumului este directă.

Sugerați acțiunile care trebuie întreprinse. Funcția memoriei este de a acționa într-o anumită problemă, fie că anunță un produs nou, fie comunică noi politici despre rapoarte, fie raportează despre modul în care compania se confruntă cu o problemă. Consolidați acțiunea care trebuie luată de cititor în ultimul paragraf al textului.

De exemplu, puteți scrie: "Toți angajații ar trebui să utilizeze noul sistem până în iunie 2017."
Dacă este necesar, includeți dovezi care să susțină recomandările.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 15

Termina nota pe o notă pozitivă. Ultimul paragraf trebuie să evidențieze pașii necesari pentru a rezolva problema în cauză și să reitereze solidaritatea companiei.

Puteți scrie ceva de genul "Voi fi bucuros să discutăm recomandările mai târziu și să urmați deciziile pe care le vom lua."
Un alt exemplu de închidere: "Suntem foarte mulțumiți de extinderea liniei și suntem siguri că va ajuta compania să devină mai durabilă".
Închiderea trebuie să fie cel mult două fraze.

Partea 3
Finalizarea notei

Imaginea intitulată Scrieți o notă pasul 16

Formatați textul în consecință. Utilizați formatarea standard pentru citirea ușoară cu font Arial sau dimensiune Times New Roman de dimensiune 12. Folosiți bordurile standard Word din toate părțile.

Formați paragrafele utilizând spații duble între ele și fără a utiliza indentare.

Imaginea intitulată Scrieți un memoriu Pasul 17

Examinați textul. Citiți-o cu voce tare pentru a vedea dacă scrisul este clar, concis și fără erori. Verificați dacă limba utilizată este consecventă și elimină termenii specifici și inutil.

Verificați erorile de ortografie, gramatică și conținut prin furnizarea mult atenție la nume, date și valori.
Asigurați-vă că nota nu este prea lungă și tăiați orice materiale inutile.

Semnează nota. Documentul nu trebuie să includă o linie de semnătură, dar o veți semna cu bucurie. Includeți numele dvs. complet în text și, după imprimare, îl semnați manual cu un stilou pentru a indica faptul că ați aprobat documentul.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 19

Utilizați antetul companiei dacă există unul. Aflați dacă firma are un antet de memorie specific. Dacă nu aveți, folosiți antetele companiei.

Dacă creați un document care va fi trimis numai prin e-mail, creați un antet cu sigla companiei și informațiile de contact. Salvați-l ca șablon pentru următoarele memorii pe care le scrieți.

Alegeți cele mai bune mijloace de distribuire a notei. Aveți posibilitatea să imprimați copii ale notei și să le distribuiți prin birou sau pur și simplu să trimiteți un e-mail tuturor destinatarilor.

Dacă trimiteți nota prin e-mail, formatați-o HTML sau convertiți-l în PDF și să-l atașați corpului mesajului.

Partea 4
Utilizarea șabloanelor

Imaginea intitulată Scrieți un notu Pasul 21

Căutați un șablon de memo pe internet dacă nu doriți să creați documentul de la zero. Faceți o căutare detaliată pentru a găsi șablonul ideal pentru companie sau pentru a utiliza șabloanele disponibile în Microsoft Word. Șabloanele au de obicei o formatare de bază standard, dar folosesc diferite fonturi și dimensiuni.

Descărcați modelul cel mai potrivit pentru ceea ce aveți nevoie.
Citiți termenii de utilizare înainte de a utiliza orice șablon găsit pe internet.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 22

Deschideți șablonul descărcat de pe computer. După ce faceți clic pe butonul de descărcare, așteptați. Accesați dosarul în care ați salvat fișierul și îl deschideți în Microsoft Word. Dacă documentul a fost descărcat în format .ZIP sau .RAR, descărcați un program de extragere.

Pentru a evita problemele de compatibilitate cu șabloanele găsite pe Internet, instalați pe computer cea mai recentă versiune de Microsoft Word. Când utilizați versiuni vechi, este posibil ca șabloanele să nu funcționeze conform așteptărilor. Actualizați mai întâi Microsoft Word.

Setați antetul. Modelele sunt complet editabile și pot fi personalizate în funcție de nevoile dvs. De exemplu, puteți adăuga logo-ul companiei în antetul oricărui șablon, trebuie doar să faceți clic pe secțiune și să efectuați modificările necesare.

Completați câmpurile cu antet. Fiți foarte atent când completați câmpurile "De la", "La", "CC" și "Subiect", astfel încât să nu lăsați nimic gol. Examinați după completare pentru a evita erorile de scriere și gramatica.

Introduceți mesajul. Acum este momentul să scrieți introducerea, corpul și închiderea memoriei. Dacă preferați, utilizați liste comandate pentru a organiza informațiile.

Păstrați formatarea șablonului astfel încât textul să fie bine aliniat și cu margini corecte.
Dacă este necesar, personalizați nota pentru a utiliza un tabel. Aceasta poate fi o idee bună dacă utilizarea listelor face ca textul să fie poluat și greu de citit.
Nu uitați să ștergeți textul șablonului implicit. Verificați bine documentul înainte de a-l imprima sau trimite.

Imaginea intitulată Scrieți o notă Pasul 26

Nu uitați subsolul. Acesta este în partea de jos a paginii și de obicei conține informații suplimentare, cum ar fi contactul personal sau de companie. Aveți timp să examinați dacă informațiile pe care le-ați introdus sunt corecte. Nu vreți să scrieți o notă excelentă cu informații de contact incorecte, nu?

Imaginea intitulată Scrieți o notă în etapa 27

Modificați aspectul documentului. Cel mai mare avantaj al utilizării unui șablon este personalizarea aproape completă a notei. Dați documentului un pic de personalitate pentru ao face să iasă în evidență. Puteți utiliza o culoare adecvată pentru situație, astfel încât nota să fie vizibilă, dar încă profesională.

Memorați nota ca fișier nou. Este bine să aveți o copie de rezervă a documentului, care va servi drept dovadă a comunicării trimise personalului.

Imaginea intitulată Scrieți o notă în etapa 29

Salvați șablonul pentru ao folosi din nou. Ori de câte ori aveți nevoie de o notă pentru un subiect diferit, modificați din nou șablonul schimbând ceea ce aveți nevoie. Acest lucru vă va economisi timp și va crea o comunicare profesională consistentă. O notă bună va atrage atenția cititorilor.