Cum se face un document de proces

Documentele de proces sunt aranjamente logice ale etapelor care sunt esențiale pentru a finaliza cu succes un proces și pentru a obține un rezultat dorit. În timp ce conținutul unui astfel de document poate fi complicat sau simplu, în funcție de complexitatea etapelor care alcătuiesc procesul general, abordarea de bază solicită determinarea fiecare pas trebuie să fie finalizat cu succes, secvența sau ordinea mai logic pentru acești pași și ceea ce este efectiv realizat după finalizarea fiecărui pas. Având în vedere aceste principii, este posibil să creați documente de proces pentru orice, de la fierberea unui ou până la desfășurarea unei campanii de marketing internaționale.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Efectuați un document de proces Pasul 1

Identificați scopul final al procesului implicat. Știind ce trebuie făcut pentru ca procesul să fie productiv ajută la definirea parametrilor în termeni de timp și de utilizare a resurselor în completarea sarcinilor-cheie în acest proces.

Imaginea intitulată Efectuați un document de proces Pasul 2

Listează resursele necesare pentru finalizarea cu succes a procesului. Acestea includ nu numai resurse tangibile, cum ar fi banii și echipamentele, ci și timpul și experiența. Acest lucru va fi util pentru a decide exact cum să se ocupe de fiecare dintre pași și să descrie cum să le finalizați în cel mai eficient mod posibil.

Imaginea intitulată Efectuați un document de proces Pasul 3

Gândiți-vă la secvența logică a evenimentelor care trebuie să apară pentru ca procesul să progreseze. Adesea, finalizarea unui pas va deschide calea pentru executarea următorului pas în ordine. De exemplu, definirea scopului unei litere este necesară înainte de a scrie această scrisoare, care este, la rândul ei, necesară pentru trimiterea scrisorii.

Imaginea intitulată Faceți un document de proces Pasul 4

Aranjați pașii identificați în cea mai logică succesiune. Asigurați-vă că fiecare pas completat este ușor de pregătit pentru următorul pas din secvență, ultimul pas atingând scopul final al procesului.

Imaginea intitulată Efectuați un document de proces Pasul 5

Creați o listă de excepții care acoperă fiecare intrare în secvența procesului. Excepțiile sunt rezultatele obținute în fiecare etapă a procesului, care au un potențial scăzut de apariție, dar pot deraia consecințele dacă sunt lăsate netratate. Obiectivul de a identifica și de a face cu posibile excepții este de a pregăti o abordare de urgență pentru finalizarea fiecărei etape fără nici un eveniment neprevăzut deraieze întregul proces.

Imaginea intitulată Efectuați un document de proces Pasul 6

Testați secvența. Dacă este posibil, încercați să finalizați procesul și urmați fiecare pas. Acest lucru va face posibilă rafinarea instrucțiunilor pentru fiecare etapă și asigurarea faptului că se obține efectul dorit în fiecare etapă. Un test real al secvenței se va face de multe ori mai ușor de identificat un factor mic, care a fost ignorat anterior și de a face procesul final al documentului mai logic și cuprinzător.

sfaturi

Nu gândiți prea mult la fiecare pas identificat într-un document de proces. O greșeală obișnuită a multor oameni este să încerci să faci fiecare pas atât de complicat încât să se piardă urmând logica din spatele treptelor. Alegeți cuvinte clare și ușor de înțeles care se referă la mecanica etapelor.
Niciodată nu-ți fie frică de a schimba un document proces de informații noi sau caracteristici asigură că procesul este finalizat cu un nivel mai ridicat de eficiență, sau anterior factori necunoscuți sunt descoperite furnizează una sau mai multe etape din succesiunea sa nu fie logic. Schimbările tehnologice, materiile prime și o serie de alți factori pot face actualul proces învechit, necesitând crearea unui nou proces.