Cum să documentați un proces

Companiile documentează adesea un proces pentru a se asigura că lucrătorii știu cum să o facă în mod corespunzător sau să o analizeze pentru a face îmbunătățiri. Dacă ați fost însărcinat cu documentarea unui caz sau ați decis să faceți acest lucru singur, asigurați-vă că implicați oameni care au experiență și cunoștințe despre procesul în ansamblu. Două tipuri de diagrame sunt descrise mai jos, dar dacă, pe de altă parte, ați imaginat un alt tip de diagrama simplă sau document text, care este mai potrivit pentru procesul dvs., îl puteți folosi. În acest caz, citiți secțiunea Avertismente generale pentru a obține o idee despre scopurile documentației procesului.

conținut

Pași
Metoda 1decide cum să documentați procesul
Metoda 2creați diagrame
Metoda 3creați scheme complexe
Metoda 4examinați documentația procesului pentru a o îmbunătăți
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Decide cum să documentați procesul

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 1

Stick la un proces la un moment dat, ori de câte ori este posibil. Nu încercați să descrieți toată munca dvs. într-o singură diagramă. O serie de documente scurte care acoperă fiecare sarcină separat vor fi mult mai ușor de urmărit.

Dacă trebuie să documentați un proces pe scară largă, cum ar fi crearea unui produs de afaceri, de la proiectare la vânzări, utilizați doar nume simple pentru a se referi la fiecare sarcină din proces. Dacă este necesar, utilizați documente suplimentare pentru a explica mai detaliat fiecare activitate.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 2

Fragmentați cadrul mai mare în subprocese. Subprocesele sunt sarcinile cheie efectuate în timpul proceselor. Dacă nu sunteți pe deplin familiarizați cu procesul pe care îl documentați, manageri interviu sau alți experți pentru a înțelege bine sarcinile implicate.

În general, dacă un pas în document include mai mult de un verb sau cuvântul "și", el poate fi împărțit în două părți. De exemplu: "Puneți pâinea și hamburgerul pe grătar" trebuie împărțită în "Puneți hamburgerul pe grătar" și "Puneți pâinea pe grătar".

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 3

Decideți dacă procesul este suficient de simplu pentru un document text. Dacă procesul dvs. este întotdeauna același și implică doar câteva decizii și variante, ați putea dori doar să scrieți pașii într-o listă. Utilizați un document text electronic (de exemplu, un fișier Microsoft Word) sau o foaie de hârtie aliniată.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 4

Luați în considerare crearea unei diagrame. O diagramă simplă este o modalitate ușoară de a reprezenta vizual procesul, după cum este descris în secțiunile următoare ale acestei pagini. Există modalități de a construi și mai multe flowcharts complicate, dar acestea nu sunt necesare pentru majoritatea proceselor. Urmați instrucțiunile de mai jos pentru a elabora diagrame complexe numai dacă procesul dvs. are mai mult de zece pași "și" aveți mai mult de trei persoane care efectuează pași diferiți.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 5

Păstrați-o cât mai scurtă posibil. O pagină este ideală, dar chiar și pentru procese complicate, încercați să le limitați la cinci pagini sau mai puțin. Numai sarcinile specializate și complexe ar trebui să necesite documente lungi și chiar și atunci, numai dacă documentul este folosit de către cei care le execută.

De exemplu, dacă documentul este destinat să ghideze medicii în diagnosticarea cancerului, veți menționa, probabil, fiecare test de diagnostic care poate fi folosit. Cu toate acestea, dacă același proces este documentat pentru a fi prezentat directorilor, creați o versiune mai scurtă, care lasă în evidență pași mai detaliați, cum ar fi deciziile cu privire la setările care se aplică pentru o anumită mașină.
Eliminați adjectivele din numele sarcinilor. Aceste rubrici ar trebui să fie scurte și clare. De exemplu, tastați "trimiteți factura clientului", "nu" "Trimiteți factura completă tuturor serviciilor către un client care solicită un produs".

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 6

Include reprezentări vizuale dacă acest lucru facilitează citirea procesului. Unii oameni înțeleg mai bine reprezentările vizuale decât textele scrise, mai ales dacă sunt directori, administratori sau alții care nu pot fi implicați în experiența practică a procesului pe care îl documentează. Aceste imagini pot fi diagrame, fotografii, capturi de ecran, atâta timp cât sunt simple și clare.

Includeți diagrame sau imagini în lateral numai dacă acest lucru este necesar pentru a înțelege un termen din documentul de proces. De exemplu, dacă documentul cere cititorului să identifice diferența dintre două tipuri de mașini, furnizați diagrame sau imagini clare ale acestor mașini.

Nu includeți clip art sau alte imagini dacă acestea sunt doar pentru distracție.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 7

Adresați-vă oamenilor pentru poziție, nu numele. Documentul transcende un individ. Nu scrie: "Trimiteți minutele de întâlnire lui Carol". Scrieți: "Trimiteți minutele întâlnirii președintelui" Dacă considerați că numele este necesar pentru ca cititorul să știe cine să contacteze, includeți numele și poziția.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 8

Asigurați-vă clar modul în care un proces se conectează cu alții. De exemplu, documentarea unui proces pentru "Organizarea unui buletin informativ" se poate încheia cu nota "Rezultatul final este trimis la editare. Vedeți documentul "Editați newsletterul". Documentul intitulat Editați newsletter-ul trebuie să înceapă cu nota "Acesta este precedat de Organizarea buletinului informativ" și se termină cu "Acum este trimis la publicație. Consultați documentul "Publicați buletinul informativ".

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 9

Faceți documentele editabile și accesibile. Faceți copii pentru ca oamenii să citească și să studieze. Păstrați un document de referință electronic într-un format care poate fi modificat, astfel încât să se poată efectua modificări dacă este necesar.

Documentele în format PDF nu pot fi editate. Dacă utilizați un program specializat în redactare și aspect, acesta poate salva fișierele editate într-un format diferit și unic. Alți oameni probabil vor trebui să descarce sau să cumpere același program înainte de a putea edita documentul.
Pentru a documenta procesele exclusiv prin text, utilizați un format de fișier comun, cum ar fi: .doc, .docx, .txt sau .rtf. Dacă anticipați că documentul se va schimba frecvent, utilizați un serviciu de găzduire a fișierelor online, cum ar fi Google Docs, astfel încât utilizatorii să poată vedea întotdeauna cea mai recentă versiune.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 10

Clasificați cu atenție procesul de documentare. Scrieți data creării și ultima schimbare într-un loc evident în fiecare document, de exemplu, în partea de sus a paginii. Dacă mai multe persoane editează documentul, este posibil să doriți să le puneți numele sau inițialele lângă ultima dată de editare. În cele din urmă, includeți un titlu și un nume pe fișier, care comunică clar ce documente de proces se referă.

Metoda 2
Creați diagrame

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 11

Creați o diagramă pentru a explica mai ușor sarcinile simple. Schemele de diagramă sunt foarte bune pentru a descrie informațiile de bază într-un stil vizual ușor de citit. Acestea pot fi utilizate pentru a ghida noii angajați prin sarcini simple în cursul formării profesionale sau pentru a asista un lucrător care îndeplinește o sarcină temporar din cauza absenței colegului responsabil.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 12

Aranjați diagrama de la stânga la dreapta, de sus în jos. Când faceți o diagramă, veți desena o cutie pentru fiecare sarcină din proces și o veți conecta cu săgeți care indică ordinea în care vor fi executate astfel de sarcini. Începeți din partea stângă sau din partea de sus a paginii, la fel ca și când scrieți. Descriindu-se secvența de pași în ordinea de mai sus, vă explicați cu ușurință ce să faceți cu câteva cuvinte.

Dacă lucrați într-o altă limbă decât limba engleză, utilizați-o în locul celei descrise. De exemplu, o diagramă scrisă în arabă se mișcă de la dreapta la stânga.

Utilizați tastele săgeți pentru a menține direcția clară. Nu desenați numai linii fără săgeți între sarcini.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 13

"Începeți cu un cerc intitulat" început ". Dacă diagrama dvs. este suficient de mică pentru a se potrivi într-un rând sau într-o coloană, este posibil să nu aveți nevoie de acest cerc. Pentru flowcharts mai complicate, având un cerc destul de evident cu titlul "început" este foarte util.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 14

Desenați un dreptunghi cu numele primei sarcini scrise în interiorul acesteia. Trageți o săgeată indicând cercul "start" în caseta cu prima sarcină. De exemplu, "Obțineți solicitarea clientului".

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 15

Desenați o săgeată pentru următoarea sarcină sau întrebare. Această săgeată indică următoarea casetă, cu cea de-a doua sarcină scrisă în interiorul acesteia. Dacă trebuie luată o decizie sau o întrebare care trebuie răspunsă înainte ca sarcina să fie executată, scrieți întrebarea într-un diamant.

Utilizați diferite culori pentru pastile și cutii, dacă este posibil.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 16

Conduceți de la diamant la sarcinile următoare conform răspunsului sau deciziei luate. De exemplu, caseta care descrie următoarea sarcină: "Obțineți comanda clienților" duce la un diamant cu întrebarea: "Ați cerut apă?". Desenați două săgeți care ies din diamant. Într-o scriere "da" sau "s" și indicați-o într-o casetă marcată ca: "Dați clientului apă". Pe cealaltă săgeată, scrieți "nu" sau "n", îndreptându-l într-o cutie care spune "Luați comanda la bucătărie".

Metoda 3
Creați scheme complexe

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 17

Utilizați aceste tipuri de diagrame pentru procese complexe care implică mai multe persoane și departamente. Dacă documentați un proces complicat care implică mulți oameni, echipe sau departamente care lucrează independent, vă recomandăm să construiți o diagramă complexă. Acest tip de schemă descrisă aici este denumită "diagrama liniei de înot" sau "diagrama Rummler-Branche". . Diagrama face mai ușor să vedem cine este responsabil pentru fiecare sarcină și ajută la identificarea domeniilor în care procesul poate fi îmbunătățit.

Schema de evoluție ar trebui să descrie procesul așa cum este de fapt făcut, nu modul în care ar trebui făcut.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 18

Luați în considerare utilizarea software-ului. Schema de evoluție va arăta probabil mai ordonată și mai lizibilă dacă utilizați software de diagramă. Un fișier electronic face ușor schimbările necesare ale diagramei. Căutați pe Internet pentru "software-ul de procesare a proceselor", asigurându-vă că cumpărați sau descărcați unul care poate crea diagrame Rummler-Brache.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 19

Listează fiecare participant într-o coloană organizată din partea stângă a paginii. Linile pot fi clasificate ca poziții ale departamentului, echipei sau individului. Fiecare participant este responsabil pentru sarcinile aflate pe linia lor orizontală, care se extinde peste pagină. Acest lucru este denumit uneori "banda de înot a participantului".

Razele pot fi clasificate în funcție de culoare. Acestea ar trebui întotdeauna divizate prin linii negre îndrăznețe, pentru a facilita citirea persoanelor care sunt colorate orb.

Încercați să puneți grupuri care interacționează între ele, în poziții adiacente. Cu toate acestea, acest lucru nu este necesar.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 20

Începeți cu prima sarcină. Începeți procesul prin plasarea primei sarcini într-o cutie de lângă marginea din stânga a paginii, chiar în partea dreaptă a participantului responsabil. De exemplu, dacă divizia de cercetare inițiază procesul prin crearea unei idei de produs, trageți o casetă în dreapta cuvântului "Căutare" și etichetați-o drept "Crearea ideii de produs".

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 21

Continuați ca și când ar fi o diagramă normală, dar păstrați sarcinile care se mișcă spre dreapta și localizate pe linia corespunzătoare. De exemplu, dacă Căutare trimite ideile dvs. de produs la Marketing pentru testele focale, trageți o săgeată din "Creați ideea de produs" într-o casetă din rândul Marketing, în partea dreaptă a casetei anterioare. Etichetați această casetă "Test focal".

Uneori, o sarcină se poate repeta, de exemplu, produsul se poate întoarce mai târziu pentru teste focale suplimentare. Dacă procesul se întoarce la aceeași etapă anterioară, desenați o săgeată îndreptată spre caseta originală numită "Test focal." În cazul în care procesul este diferit (de exemplu, acesta este un stadiu mai avansat al testelor focale, ducând la sarcini diferite), faceți o nouă casetă cu un nume diferit, cum ar fi: "Teste focale avansate".

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 22

Aflați cum să utilizați pastilele și cercurile. Multe diagrame folosesc cutii, pastile și cercuri, precum și săgeți între ele. Ați văzut deja cutiile care sunt etichetate cu titlurile de locuri de muncă. Utilizați un diamant atunci când există mai multe rezultate posibile. Utilizați cercuri atunci când se obține un rezultat. Continuați cu exemplul de mai sus, trageți o săgeată din sarcina "Teste focale" pentru un diamant cu eticheta "Este aprobat produsul?". Trageți o săgeată care iese din diamant cu eticheta "nu" și conectați-o la un cerc intitulat "Sfârșitul procesului". O a doua săgeată, etichetate "da", poate duce la următoarea sarcină în proces.

Plasați diamantul pe linie sau "șiretlic" al participantului care este responsabil pentru decizie.
Cercul marcat "Sfârșitul procesului" trebuie să fie pe propria linie, fără nici o legătură cu niciun participant.
Există multe alte simboluri specializate pentru flowcharts, dar acestea sunt rareori utilizate și nu sunt de obicei necesare. Simțiți-vă liber să le căutați singur dacă credeți că documentul dvs. ar beneficia de o varietate mai largă de simboluri.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 23

Setați un standard. Utilizați cutii de dimensiuni similare și nu mai mult de două sau trei culori diferite pentru a face schema dvs. de diagramă cât mai ușor de citit. De exemplu, toate casetele (sarcinile) pot avea un fundal albastru, în timp ce diamantele (întrebările) pot fi galbene.

Dacă este posibil, urmăriți săgeata cu răspuns "da" întotdeauna dintr-o parte a cutiei (de exemplu, partea dreaptă) și săgeata "nu" întotdeauna pe cealaltă parte (de exemplu, partea de jos). . Acest lucru nu este întotdeauna posibil sau ușor de realizat, deci nu petreceți prea mult timp pe această temă.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 24

Dacă este necesar, utilizați o altă pagină. Este mai bine să utilizați mai multe pagini decât să creați o diagramă atât de mică încât să nu poată fi citită. Utilizați corect notele sau săgețile pentru a clarifica modul în care graficul de flux continuă. De exemplu, trageți o săgeată cu eticheta "A", care duce la partea dreaptă a paginii. Pe pagina următoare, trageți o săgeată din partea stângă, denumită de asemenea "A".

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 25

Editați diagrama. Urmați fiecare "ruta" posibilă prin intermediul diagramei și vedeți dacă are sens. În mod ideal, cineva familiar cu procesul ar trebui să îl însoțească, să perceapă erori și să identifice pașii lipsă. După ce ați verificat cel puțin o dată și ați corectat unele erori, documentul este gata să apară sau să fie trimis altor persoane implicate. Cu toate acestea, nu ezitați să editați această diagramă dacă procesul se schimbă mai târziu, trimițând un document actualizat persoanelor care o vor folosi.

Metoda 4
Examinați documentația procesului pentru a o îmbunătăți

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 26

Identificați zonele în care controlul calității poate fi util. De fiecare dată când procesul se deplasează de la o persoană la alta, luați în considerare dacă cineva ar trebui să examineze lucrarea în desfășurare pentru a vedea dacă este gata să continue. Calitatea este adesea nesatisfăcătoare după un anumit pas, cum ar fi cel de obicei realizat de un membru al echipei fără experiență? Ce procese au cel mai mare efect global asupra calității și care au cea mai mare atenție?

Dacă decideți să recomandați un pas de revizuire a calității în acest proces, stabiliți un criteriu clar de "avansare" pentru următoarea etapă. Nu lăsați oamenii să ghicească la standardul de calitate în uz.

Imaginea intitulată Documentați un proces Pasul 27

Localizați sarcinile în dublu exemplar. Dacă diagrama sau documentul dvs. conține două sarcini identice, luați în considerare dacă acest lucru este util sau ineficient. Uneori este bine să repetați o sarcină pentru a obține un control mai bun al calității (de exemplu, două departamente care inspectează un produs în diferite etape). Cu toate acestea, sarcini simple cum ar fi revizuirea nu ar trebui să aibă loc mai mult de o dată în proces. Sugestia este ca una din sarcinile duplicate sa fie eliminata din procedurile de proces.

Imaginea intitulată Document a Process Pasul 28

Localizați mișcările inutile între departamente. Documentul dvs. poate arăta că persoana "A" și persoana B transferă responsabilități înainte și înapoi de la proces de mai multe ori. Este posibil să se reducă numărul de transferuri inutile? Dacă puteți reorganiza procesul, persoana A ar trebui să poată efectua diverse sarcini în aceeași perioadă și apoi să le livreze persoanei B.

sfaturi

Pentru a documenta un proces mare, creați mai multe scheme de diagramă sau diagrame. Mai întâi, creați reprezentări grafice ale procesului sau imaginii mai mari. Includeți subprocesele din acest cadru. Creați apoi o altă reprezentare vizuală axată pe subprocese. Prezentați sarcinile care formează aceste subprocese.