Cum să analizați un proces de afaceri

Procesele de afaceri se dezvoltă și se schimbă în timp. Adesea ei evoluează pentru a răspunde noilor nevoi ale companiilor. De-a lungul timpului, modificările proceselor și mediul în care funcționează le pot face să devină ineficiente. Analiza proceselor poate identifica ineficiențele și corecția acestora poate reduce costurile și poate îmbunătăți calitatea rezultatelor.

conținut

Pași
Metoda 1determinarea proceselor de analizat
Metoda 2identificarea cerințelor procesului
Metoda 3documentarea proceselor curente
Metoda 4analiza cerințelor procesului
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Determinarea proceselor de analizat

Căutați semne de ineficiență sau de dezechilibru, cum ar fi cozi lungi, timpi îndelungați de așteptare sau întârzieri prelungite la locul de muncă. De asemenea, căutați celule și funcții de lucru subutilizate. Zonele care se află în afara perioadei lungi de lucru indică, de asemenea, un proces dezechilibrat.

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 1

Metoda 2
Identificarea cerințelor procesului

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 2

Intervievați participanții la procesul-cheie.

Întrebați ce fac și de ce.
Verificați ce informații și alte intrări sunt necesare pentru a efectua fiecare activitate. Identificați sursa fiecărei intrări.
Identificați rezultatele (sau livrabilele) fiecărei sarcini, cine sunt destinatarii și de ce au nevoie de ceea ce primesc.

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 3

Efectuați interviuri de grup și sesiuni de brainstorming.

Utilizați sesiunile de grup pentru a valida și rafina informațiile pe care le-ați primit după colectarea datelor inițiale de proces în interviuri individuale. Acesta este un mod excelent de a clarifica concepțiile greșite ale persoanelor în cadrul procesului.

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 4

Rezumați informațiile pe care le-ați primit și le distribuiți pentru a procesa participanții. Aceasta ar trebui să includă cine a fost intervievat sau nu. Cereți feedback.

Metoda 3
Documentarea proceselor curente

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 5

Creați o diagramă a proceselor (cunoscută și ca o hartă de proces). Formatul diagramelor de flux este deosebit de util pentru prezentarea vizuală a unui proces multifuncțional.

Diagramele pot fi pregătite manual sau cu un program de grafic. Procesoarele de text și programele de calcul tabelar pot fi utilizate cu funcționalitatea grafică. Programele create special pentru a desena diagrame de flux funcționează foarte bine pentru această sarcină.
Împărțiți o pagină într-o serie de linii, de asemenea cunoscute sub numele de "dungi". Denumiți linia de sus a "intrărilor" și linia de jos ca "ieșiri". Denumiți celelalte linii în funcție de o activitate care îndeplinește una sau mai multe sarcini în cadrul procesului.
Alocați fiecare activitate de pe linie cu numele jobului care o execută. Puneți intrările pentru fiecare sarcină deasupra ei în rândul "intrări" și listați rezultatele fiecărei sarcini de sub ea în rândul "ieșiri". Rețineți că ieșirea dintr-o singură sarcină poate fi adesea introdusă la următoarea sarcină. Conectați intrările, sarcinile și ieșirile cu săgeți pentru a indica direcția fluxului de proces.

Metoda 4
Analiza cerințelor procesului

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 6

Examinați sarcinile. Evaluați activitățile desfășurate în fiecare activitate: Sunt activitățile eficiente? Sunt toate concentrate pe îndeplinirea obiectivului?

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 7

Comparați rezultatele interviurilor individuale. Căutați inconsecvențe. De exemplu, un pas de proces aduce ceva la pasul următor, care nu este utilizat în acest pas?

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 8

Identificați activitățile și ieșirile din sarcini inutile.

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 9

Desenați procesul de afaceri de la zero, pe baza cerințelor identificate în timpul interviurilor și sesiunilor de brainstorming. Comparați fluxul de proces cu diagrama fluxului procesului existent. Identificați modificările potențiale ale procesului bazate pe compararea fluxului curent cu fluxul creat din cerințe.