Controlul unui inventar

Unul dintre cele mai dificile aspecte ale gestionării unei afaceri este să învățați cum să organizați eficient un inventar, astfel încât să puteți satisface cerințele consumatorilor fără a obține prea multe produse în mână (ceea ce poate fi, de asemenea, o risipă de bani). Efectuarea unui astfel de control aduce câteva avantaje, cum ar fi: să ajute la stabilirea a ceea ce, cât și când să umplem stocul, să avem o noțiune exactă despre produse și să învățăm cum să gestionăm ceea ce este exces și lipsit.

conținut

Pași
Partea 1evaluarea inventarului
Partea 2actualizarea inventarului
Partea 3menținerea inventarului la nivelul potrivit
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Evaluarea inventarului

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 1

Înțelegeți cum funcționează sistemele de control al inventarului. Aceste sisteme au trei funcții principale și trebuie să le memorați pentru a vedea dacă funcționează strategia organizațională actuală, precum și ce trebuie îmbunătățit.

Sistemul ar trebui să vă spună tot ce este în inventar.
Sistemul trebuie să aibă un fel de detectare și actualizare a modificărilor inventarului.
Sistemul ar trebui să implice o modalitate de urmărire a ordinelor și a restului inventarului, precum și ce ar trebui să fie comandat de la furnizori.

Imagine intitulată Control inventar Pasul 2

Investiți într-un program de gestionare a inventarului. Primul pas în controlul inventarului este să știi exact ceea ce aveți la îndemână în orice moment, modul în care produsele sunt listate pe internet, unde stocul rămâne și cum se schimbă puțin câte puțin. Astăzi, există multe aplicații care facilitează procesul.

Ia timp pentru a cerceta opțiunile programului. Căutați comentarii și recenzii pe internet despre pachetele disponibile pentru a afla dacă acestea corespund necesităților dvs. Dacă sunteți doar începutul, cumpărați software care poate fi adăugat la un program contabil pentru a reuni toate informațiile financiare în același mediu.
Utilizați programe de contabilitate precum Quickbooks și Peachtree. De asemenea, au funcții de gestionare a inventarului și includ o bază de date centrală pentru coordonarea tuturor informațiilor.
POS Maid (de asemenea, în limba engleză) este un program gratuit de gestionare și poate fi foarte util pentru întreprinderile mici.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 3

Creați etichete clare și simple pentru fiecare element din inventar. Toate aceste elemente trebuie să aibă un număr, o specificație a cantității și o descriere de bază, inclusiv numele vânzătorului și alte detalii importante care facilitează identificarea. De exemplu, dacă comandați tricouri care vin în pachete de 12 bucăți, cutia trebuie să aibă o etichetă cu numărul articolului corespunzător tipului de componentă, cantitatea (12) și o descriere.

Acest lucru face mai ușor să urmăriți modificările inventarului, deoarece veți ști ce este în fiecare cutie.
Dacă inventarul este prea mare, utilizați un sistem de coduri de bare. Puneți un cod pe fiecare element, astfel încât angajații să poată scana, identifica și transfera informații în programul pe care îl utilizează compania. Aceasta este o bună alternativă la etichetele manuale.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 4

Faceți un număr inițial de stocuri. Chiar dacă utilizați un sistem electronic, este legal să faceți din când în când un număr manual. Pentru a începe, creați o foaie de lucru pentru fiecare număr de element și includeți coloane pentru cantitate.

Trebuie doar să numărați articolele din inventar, precum și cantitățile acestora.
Dacă utilizați un program, adăugați inventarul inițial în baza de date electronică. Veți avea nevoie de numărul articolului, de informațiile de cumpărare și de numele vânzătorului. În viitor, programul poate face acest upgrade pe cont propriu, deducând achizițiile făcute din inventar.
Este esențial să faci numărătoarea fizică să aibă un rezultat precis și să te protejezi de posibilele erori cauzate de uzura morală.
Trebuie să numărați inventarul manual de multe ori, dar puteți utiliza și procesele statistice pentru a include cele mai numeroase sau mai valoroase elemente.

Partea 2
Actualizarea inventarului

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 5

Actualizați inventarul manual. Programul de management poate fi foarte util pentru a obține un sentiment de inventar, deoarece actualizează automat informațiile în funcție de vânzări și achiziții. Cu toate acestea, este important să îl monitorizați manual - pentru a putea face trimiteri la informații și a determina acuratețea sistemului (dacă este cazul).

Determinați intervalul de timp pentru inspecțiile vizuale în inventar și numărarea manuală. Acest lucru depinde de viteza tranzacțiilor de afaceri.
Apoi, asamblați o listă cu toate adăugările la inventar pentru perioada (de exemplu o săptămână), precum și o listă a vânzărilor care au avut loc în acea perioadă (reprezentând abateri de la inventar).
Apoi analizați foaia de lucru inițială și numărați ce sa schimbat. Inventarul curent ar trebui să fie același ca și săptămâna trecută, minus vânzările din ultima zi și achizițiile noi.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 6

Salvați documentele actualizate într-un mod organizat. Puneți toate lucrările săptămânii (sau perioada pe care ați ales-o) în foldere separate sau lianți pe lună. Deci, dacă aveți nevoie de acces la date specifice, aveți totul la dispoziție. Acest lucru este util și în cazul în care contabilul companiei trebuie să consulte anumite informații.

Comparați informațiile despre contorizarea manuală cu cea a programului pe care îl utilizați înainte de a salva documentele. Nivelurile inventarului trebuie să fie egale în ambele. Dacă nu sunt, este posibil să fi trecut informații eronate undeva. Dacă este așa, repetați întregul proces.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 7

Continuați să utilizați o metodă de control al inventarului la momentul vânzării atunci când afacerea crește și are nevoie de o formă mai complexă de control. După cum spune și numele, controlul inventarului la punctul de vânzare indică faptul că casa de marcat sau computerul pe care îl utilizați pentru a efectua verificările și tranzacțiile de afaceri înregistrează toate activitățile de inventariere. În acest fel, puteți genera rapoarte la sfârșit de săptămână, în weekend sau în orice alt interval de timp.

Dacă afacerea are un inventar foarte mare și face multe vânzări pe zi, sistemul de puncte de vânzare vă poate ajuta să îl actualizați în timp real. În general, pentru aceasta, trebuie să utilizați calculatoare și programe speciale, care includ imprimante de primire și altele asemenea. Aceste sisteme actualizează automat inventarul pentru fiecare tranzacție, precum și notifică partea responsabilă atunci când un anumit produs se epuizează.
Când faceți cumpărături pentru un sistem point-of-sale, căutați ceva practic și de bază la început - apoi adăugați funcții mai avansate pe măsură ce afacerea se extinde.
Puteți conecta programul de puncte de vânzare la programul de inventar sau de gestiune contabilă. În acest fel, de fiecare dată când efectuați o vânzare, informațiile vor fi actualizate automat.

Partea 3
Menținerea inventarului la nivelul potrivit

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 8

Analizați datele de vânzări. Scopul controlului stocurilor este de a rămâne la curent cu cererea. Pentru aceasta, aveți nevoie de cantități suficiente de produse în funcție de proiecțiile de vânzări. Dacă afacerea este deja mai veche, puteți utiliza istoricul vânzărilor pentru a anticipa mai mult sau mai puțin viitorul. Dacă este recent, bazați-vă pe această previziune de vânzări pe tipul de afacere, locație, alte oferte similare din domeniu / industrie și contracte sau consumatori pe care îi aveți deja.

Cercetați cât de mult fiecare produs iese pe lună și întrebați suficient pentru a acoperi această sumă și să aveți un stoc suplimentar în cazul în care cererea este mai mare decât se aștepta.
Suma suplimentară depinde de natura afacerii. Este instabil și se schimbă frecvent? Dacă da, întotdeauna aveți un stoc suplimentar doar pentru a fi sigur.

Imagine intitulată Apărați-vă într-un proces de fraudă a brokerului de acțiuni Pasul 7

Decideți cât de mult din fiecare produs doriți să îl păstrați în stoc. Această sumă depinde de nivelul vânzărilor și de spațiul disponibil.

Dacă inventarul dvs. conține elemente perisabile sau puțin spațiu, studiați datele privind vânzările din lunile precedente pentru a cumpăra cel puțin puțin mai mult decât proiecția cererii și a creșterii. Controlarea inventarului este și mai importantă pentru cei care au puțin spațiu sau vinde produse perisabile. În aceste cazuri, precizia este mai mare. În plus, puteți alege furnizori de încredere pentru a vă ajuta să vă reluați rapid produsele.
Dacă aveți un furnizor de încredere care vă ajută să completați inventarul după cum este necesar, reduceți inventarul imediat.
Dacă produsele nu sunt perisabile și aveți spațiu, profitați de reduceri en gros și cumpărați mai multe produse simultan. Aceasta este o strategie bună pentru cei care nu pot anticipa vânzările atât de bine (dacă fluctuează foarte mult) și dacă produsele nu se află într-o piață de nișă unde preferințele se schimbă frecvent.

Imagine intitulată Depășiți temerile privind investițiile Pasul 12

Gândiți-vă la momentele de cumpărare și livrare. Termenul limită pentru primirea noilor produse din stoc este, de asemenea, un factor care trebuie luat în considerare. De exemplu, dacă vânzătorul are nevoie de o săptămână pentru a livra un anumit element, probabil că va trebui să comandați cantități mai mari din acel articol pentru a evita trecerea contingențelor până la livrarea următoare. Pe de altă parte, dacă produsele sunt livrate la intervale de câteva zile, este mai ușor să înlocuiți ceea ce este vândut fără probleme majore.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 10

Alegeți un punct de revânzare. Scopul lor este întotdeauna să aibă un inventar suficient pentru a răspunde cerințelor consumatorilor, dar fără a supraestima suma (nu pentru a pierde bani). Pentru a obține acest lucru, trebuie să învățați cum să comandați mai multe produse.

De exemplu, puteți specifica o cantitate minimă din fiecare element din stoc pentru a solicita înlocuirea. De exemplu: Nu lăsați niciodată stocul să primească mai puțin de 100 de cămăși fără a cere mai mult de la furnizor.
Astfel, stocul nu va lipsi niciodată. Pentru produsele de cea mai bună calitate, puteți alege o cantitate minimă mai mare. În cele din urmă, dacă afacerea dvs. este sezonieră, creșteți acest nivel în lunile de vârf ale anului pentru a vinde mai mult.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 11

Separați un "stoc special" în cazul în care există lipsuri în inventar sau se întâmplă ceva neașteptat. De exemplu, dacă vindeți un depozit frigorific, păstrați mai mult de un element în fiecare caz în cazul unei schimbări climatice bruște. În acest fel, veți evita orice circumstanțe neprevăzute care ar putea afecta vânzările.

Dimensiunea specială a stocului depinde de modul în care afacerea este susceptibilă de schimbările rapide ale cererii, precum și de timpul anului.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 12

Închirierea unei companii externe de control al inventarului. Acest lucru este și mai util pentru vânzătorii mari sau pentru cei care au nevoie de un inventar bun la anumite momente, cum ar fi datele comemorative. Compania poate contoriza întregul inventar, poate comanda mai multe produse sau poate chiar să ia obiecte ramblate și să le trimită producătorului pentru schimb și altele asemenea.