Cum se creează o bază de date pentru inventar în Access

Accesul Microsoft (MS) oferă o modalitate versatilă de a crea instrumente de urmărire a inventarului, prin crearea unei baze de date care să arate cu ușurință numerele de inventar. Resursele interne, cum ar fi tutorialele, pot ajuta utilizatorii să creeze baze de date în Access, dar mai sunt încă câțiva pași de bază. Utilizați acești pași cheie pentru a crea o bază de date de inventar în Access.

pași

Analizați nevoile afacerii.

Gândiți-vă ce ar trebui să arate acest instrument dintr-un punct de vedere non-tehnic înainte de a începe să implementați o bază de date inventar în MS Access.
Faceți schițe, șabloane și alte resurse pentru a implementa baza de date de inventar. Gândiți-vă la principalele detalii care vor fi necesare și cine va folosi planul de programe de acolo. Aceasta include brainstorming care aspecte ale inventarului sunt cele mai potrivite. De exemplu, puteți lua în considerare dacă vârsta elementului poate afecta rezultatele sale sau dacă trebuie înregistrate mici diferențe în produse.
Decideți cum să implementați instrumentul MS Access gândindu-vă la arhitectura generală a software-ului. Uneori, companiile cu servicii de cloud sau SaaS trebuie să se gândească la modul în care bazele lor de date MS Access vor interacționa cu alte programe. Utilizați personal cu experiență în tehnologia informației, dacă este necesar, pentru a lucra la această problemă.

Imaginea intitulată Faceți o bază de date pentru inventar în Access Step 2

Instalați sau achiziționați MS Access pentru a crea baza de date a inventarului.

Asigurați-vă că aveți calculatorul și instrumentele necesare și că știți cum va fi stocată baza de date - pe computer, pe servere interne sau de către terțe părți.

Montați baza de date MS Access.

Adăugați câmpurile specifice după cum este necesar. Adăugările adiționale la bazele de date MS Access pentru inventar sunt datele și câmpurile cantitative, cum ar fi "unitățile comandate" și "unitățile primite". Așa cum am comentat mai sus, locațiile de producție sau detaliile produsului pot fi de asemenea necesare.
Completați câmpurile cu informațiile corespunzătoare din hârtia existentă sau documentația digitală. Dacă lipsesc informații, căutați-le și adăugați-le la câmpuri.

Imaginea intitulată Faceți o bază de date pentru inventar în acces Pasul 4

Finalizați montarea bazei de date MS Access ajustând-o conform notelor și altor linii directoare.

Stabilirea relațiilor dintre câmpuri. Gândiți-vă la ce date trebuie să le spuneți utilizatorului în timp ce utilizați baza de date și creați o modalitate strategică de stocare a acestora. Experții avertizează să nu aibă date duplicate în mai multe câmpuri. În schimb, găsiți o modalitate de a prelua mai mult de un câmp cu o căutare.

Imaginea intitulată Faceți o bază de date pentru inventar în acces Step 5

Completați baza de date a inventarului cu datele dvs.

Imaginea intitulată Faceți o bază de date pentru inventar în acces Step 6

Conectați baza de date MS Access Inventory cu alte sisteme, dacă este necesar. Unii administratori avansați de baze de date folosesc tehnologii precum MySQL sau alte instrumente de baze de date pentru a structura căutările. Acest lucru poate sau nu se poate aplica situației dvs.

Delegați activități avansate managerilor specializați în baze de date atunci când este necesar. Multe companii utilizează aceste persoane pentru a administra funcții de baze de date mai avansate. Asigurați-vă că există o distribuție corectă a sarcinii pentru a gestiona corect produsul final.