Crearea unui plan de continuitate a afacerii

Un plan de continuitate a afacerii (PCN) este cea mai ieftină asigurare pe care orice afacere o poate avea (Mai ales în întreprinderile mici și costul practic inexistent). Acesta detaliază modul în care angajații vor păstra legătura și își vor continua activitatea în caz de dezastre sau situații de urgență, cum ar fi un incendiu la birou. Din păcate, multe companii nu iau niciodată timp să dezvolte un astfel de plan.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

Aici veți vedea câțiva pași și considerații sugerate, într-un mod abreviat, astfel încât mic companiile să creeze un NCP care să crească șansele lor de a continua operațiunile în timpul sau după dezastre semnificative. Acest articol nu acoperă dezvoltarea unui NCP pentru companiile mai mari.

Planurile de continuitate a afacerii sunt denumite uneori planuri de recuperare în caz de catastrofe, iar cele două au multe în comun. Cu toate acestea, un PRD se concentrează pe recuperare după un dezastru, în timp ce NCP arată cum să continue să facă afaceri până când această recuperare este finalizată. Ambele sunt foarte importante și sunt de obicei combinate, generând un document unic și extrem de convenabil.

pași

Personalul intern al documentelor interne și suporterii. Aceștia sunt oameni care ocupă poziții fără de care afacerea dvs. nu ar putea funcționa - faceți o listă cât mai mare, dar preferați să fie economică.

Luați în considerare ce funcții sunt necesare în mod critic zilnic. Gândiți-vă cine ocupă aceste poziții atunci când seful principal este în vacanță.
Faceți o listă a tuturor acestor persoane și umple-l cu informații de contact, inclusiv: telefon afaceri- telefon acasă- celular- pager- de e-mail e-mail afaceri- personal, precum și orice alte mijloace posibile de contact de cu aceștia în situații de urgență în care comunicațiile normale ar putea fi indisponibile.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 2

Identificați cine poate telecomanda. Unii oameni din compania dvs. ar putea fi perfect capabili să desfășoare o afacere printr-un birou la domiciliu. Aflați cine poate face acest lucru și cine nu poate.

Puteți să vă asigurați că personalul dvs. critic (identificat în etapa 1) poate telecomunica pe deplin dacă este necesar.

Contactați contactele externe. Dacă aveți agenți de vânzări sau contractori importanți, creați o listă de contacte specială care include descrierea companiei (sau persoana fizică) și orice informații absolut esențiale despre ele, inclusiv contactele personale și informațiile vitale.

Includeți pe lista dvs. oameni ca avocați, bancheri, consultanți ... oricine trebuie să fie chemat în cazul unor diverse probleme operaționale.
Nu uitați companii utile și birouri municipale și comunitare (poliție, pompieri, salubrizare, spitale) și Poșta!

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate a afacerii Pasul 4

Documentați echipamentul critic. Calculatoarele personale conțin de obicei informații critice (aveți o copie de rezervă salvată împreună cu dvs., nu?).

Unele companii abia reușesc să funcționeze imediat după câteva ore fără un fax. Aveți încredere în mașina dvs. xerox? Trebuie să am niște imprimante speciale?
Nu uitați programele - care ar fi în mod normal considerate echipamente critice, în special în cazul programelor specializate sau de neînlocuit.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 5

Identificați documente critice. Articole constitutive, acte juridice, facturile de utilități, detalii bancare, documente de resurse umane, documente referitoare la chiria de proprietate, taxele ... trebuie să aveți totul la dispoziția, dacă este necesar, incepe afacerea.

Amintiți-vă: este posibil să aveți de-a face cu o pierdere totală a companiei. Știți când va trebui să plătiți împrumutul de vehicule al companiei? Cui trimit plata pentru serviciile online?

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 6

Identificați opțiunile de rezervă pentru echipamente. Dacă compania dvs. utilizează camioane și este posibil ca acestea să fie deteriorate în caz de incendiu, unde ați putea închiria vehicule noi? Unde ați închiria calculatoare? Puteți utiliza serviciul terță parte pentru a copia, primi faxuri, imprima și alte funcții vitale?

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 7

Identificați locația dvs. de urgență. Aici veți desfășura o afacere atât timp cât birourile primare nu sunt disponibile.

Ar putea fi un hotel - multe dintre ele sunt companii bine echipate care pot fi folosite. Ar putea fi unul dintre birourile contractorilor dvs. sau camera avocatului dvs.
Poate că telecomunicațiile generale sunt o opțiune viabilă.
Dacă aveți o locație temporară identificată, includeți o hartă pentru aceasta în NCP. Indiferent unde vă aflați, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact necesare (inclusiv numele).

Imagine intitulată Începeți o afacere în China Pasul 2

Faceți un "Cum-Pentru a". Ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas despre ce trebuie făcut, cine o va face și cum.

Listează fiecare responsabilitate și scrie numele persoanei desemnate să facă acest lucru. Faceți și invers: Pentru fiecare persoană, listați responsabilitățile. În acest fel, dacă doriți să știți cine ar trebui să sunați la asigurător, trebuie doar să vă uitați în secțiunea "Asigurări" din listă. Dacă doriți să știți ce va face Big John, puteți căuta numele "John" în listă.

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate a activității Pasul 9

Alăturați-vă informațiilor! Un NCP este inutil dacă toate informațiile sunt împrăștiate în locuri diferite. Un NCP este un document de referință - ar trebui stocat într-un liant cu 3 inele.

Faceți o mulțime de copii și dați fiecăruia celor mai importanți angajați.
Păstrați câteva copii suplimentare într-o locație din afara zonei de lucru - poate fi acasă și / sau într-un loc sigur.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 10

Comunicați. Obțineți toți angajații să cunoască NCP.

Luați clase obligatorii de instruire pentru toți angajații, indiferent dacă sunt sau nu pe lista critică. Nu doriți ca personalul dvs. non-critic să nu știe ce să facă după ce a condus o furtună cu grindină și a ajuns într-o clădire afectată de un incendiu.

Imagine intitulată Începeți o afacere în China Pasul 8

Testați planul! De fapt, ați scris multe idei bune, ați acumulat toate informațiile, locațiile identificate, angajații listați, persoanele de contact și companiile de servicii. Dar ai putea să profiți de asta?

Alegeți o zi și spuneți-le tuturor ce se va întâmpla (inclusiv clienți, contractori și agenți de vânzări) - deci dimineața, ca și cum biroul dvs. ar fi fost distrus. Dați comenzile - mergeți la locația de urgență.
Un lucru pe care îl veți învăța cu siguranță din acest test este că nu totul este 100% corect. Nu așteptați ca dezastrul să apară pentru a afla ce trebuie făcut în mod diferit data viitoare. Rulați testul.
Dacă efectuați modificări majore, executați din nou testul după câteva luni. Chiar și planurile solide necesită testare anuală.

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate a activității Pasul 12

Planificați modificarea planului. Nu contează cât de bun este planul tău și nu contează dacă testele au fost perfecte sau nu - unele evenimente ar putea să fugă de planul tău. Hotelul pe care intenționați să îl folosiți ca tabără de urgență poate găzdui o convenție majoră. Este posibil să nu puteți contacta banca, deoarece dezastrul sa produs într-o vacanță. Nu avea energie în locuința lui. Copiatoarele companiei s-au rupt. Consultantul dvs. este în vacanță.

Examinați și revizuiți. Ori de câte ori se schimbă ceva, actualizați toate copiile NCP.

Nu lăsați niciodată expirarea termenului de expirare. Un plan nevalabil poate fi mai rău decât inutil - ar putea să vă dea un fals sentiment de securitate.

sfaturi

Telefoanele preplatite sunt opțiuni ieftine pentru comunicațiile de urgență. Telefoanele mobile vor înceta să lucreze în anumite dezastre - deci considerând că un sistem de comunicații prin satelit vă poate proteja capacitatea de a comunica.
Aveți un plan de climă pentru angajații dvs. cu un număr pe care ei îl pot contacta pentru a obține actualizări privind condițiile meteorologice. Căutați câteva din aceste noi servicii online prin telefon, care oferă mesaje vocale cu actualizări.
În plus, trimiteți mesaje text prin Twitter: este o metodă ieftină de comunicare de urgență care poate fi utilă atunci când telefonul nu funcționează. Asigurați-vă că toți cei de la birou au un cont Twitter și cunosc adresele angajaților vitali.
Păstrați PCN-ul într-un loc vizibil pentru ca toți să vadă deseori - deci ideea continuității afacerii va rămâne în mintea tuturor.
Fișierul utilizat pentru a stoca PCN-ul ar trebui să fie destul de distinct - neon portocaliu luminos este o culoare bună.
Toți angajații vitregi trebuie să păstreze o copie a PCN. Nu este o idee proastă de a păstra una în mașină.
Potrivit FEMA, focul este cel mai comun dezastru dintre birouri.[1]. Asigurați-vă că ați abordat această situație în NCP.

avertismente

Nu se bazează pe seifuri ignifuge pentru a stoca suportul computerului. Cele mai multe seifuri de acest fel sunt făcute pentru a ține hârtie - CD-uri, DVD-uri, dischete sau benzi magnetice se vor topi. Obțineți un seif media pentru aceste articole. Mai bine, păstrați-i departe de birou!
Nu creați copii piratate ale programelor importante. Chiar dacă puteți face acest lucru (de obicei, nu puteți), este posibil să nu funcționeze și să creeze probleme juridice pentru dvs. Contactați vânzătorul programului dacă nu vă înțeleg opțiunile.
Nu distribuiți planul dvs. persoanelor care nu au nevoie de ele. NCP dvs. ar trebui să conțină informații sensibile și sigure care ar putea fi folosite de un angajat nemulțumit pentru scopuri necorespunzătoare.