Cum să vă virtualizați forța de muncă

Mobilitatea întreprinderii: capacitatea unei companii de a comunica cu furnizorii, partenerii, angajații, bunurile, produsele și clienții, indiferent de locație.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

Forrester Research

Forța de muncă virtualizată (numită și telecommuting sau teleworking) este un subiect foarte interesant, dar din păcate puțin utilizat. Adesea, conducerea nu este împuternicită să gestioneze angajații la distanță, deoarece există o teamă naturală de reducere a productivității. Managementul la distanță poate fi deranjant, dar are multe recompense semnificative, imediate și pe termen lung. Odată cu adoptarea corectă a tehnicilor de bună gestionare, veți observa o îmbunătățire a productivității globale, o frecare redusă, o reducere a cheltuielilor corporative și o disponibilitate sporită în setul de calificări. Compania dvs. poate demonstra leadership-ul prin exemple, precum și aduce beneficii angajaților, comunității locale și chiar mediului înconjurător. În condițiile creșterii prețurilor la combustibili, lucrătorii casnici simt o creștere imediată a veniturilor. Cu o forță de muncă virtualizată, cheltuielile dvs. se diminuează și veți descoperi că angajații care lucrează la domiciliu lucrează mai mult ore și să ia mai puține licențe. De asemenea, virtualizarea locurilor de muncă elimină mașinile de pe drum, făcând afacerea dvs. mai ecologică. Urmând doar câțiva pași simpli, puteți face parte pentru a vă ajuta cu unele dintre problemele mai grave cu care ne confruntăm astăzi, cum ar fi cele economice și ecologice, și de asemenea face ca afacerea dvs. să sporească productivitatea și să reducă cheltuielile.

pași

Imaginea intitulată Păstrați-vă lucrarea Pasul 16

Aveți încredere în echipa dvs. de conducere. Motivul numărul unu în care companiile nu reușesc să-și virtualizeze forța de muncă este că managementul se teme că nu poate monitoriza și motiva angajații aflați la distanță - ei nu-și pun credința în propriile capacități de gestionare. Gestionarea unei forțe de muncă la distanță nu este mult diferită de gestionarea angajaților din întreprindere - comunicarea se face în principiu prin telefon și e-mail în același mod. Managerii se vor adapta rapid.

Imagine intitulată Spin Bad News Pasul 4

Aveți încredere în forța de muncă. Cel de-al doilea motiv pentru care oamenii nu își virtualizează forța de muncă este faptul că managementul este teamă că oamenii nu vor face munca - că vor "ucide munca" și vor continua să fie plătiți. Dacă știți că vreunul dintre angajații dvs. face acest lucru, atunci ar trebui să căutați pe altcineva pentru a umple locul vacant. Faptul este că oamenii sunt motivați de cucerire ... nu este motivul principal pe care l-ați angajat?

Căutați tehnologii. Aflați mai multe despre crearea unui mediu eficient de telelucru. Veți găsi că nu este mult diferit de ceea ce aveți deja. Există multe companii care oferă tehnologii de telecomunicații cu singurul scop de a ajuta companiile, ca dvs., să devină virtualizate. Cu cât înveți mai mult, cu atât mai puțin înfricoșător va părea. Și nu uitați să includeți asistența. Având o asistență tehnică disponibilă 24 de ore pe zi, de preferință, este esențială pentru a asigura productivitatea ridicată a angajaților la distanță.

Imaginea intitulată Virtualizarea forței de muncă Pasul 4

Analizați fiecare ramură a companiei. Luați virtualizarea ca o cerință: orice titlu de post trebuie să aibă o justificare puternică pentru a nu-l lua. Există câteva tipuri de locuri de muncă care pur și simplu nu pot fi virtualizate. Deci, vedeți fiecare dintre cele care nu pot fi virtualizate și începeți cu presupunerea că aceasta putea să fie efectiv realizate dintr-un mediu de lucru la distanță. Locurile de muncă pe care individul le petrec de cele mai multe ori pe telefon și pe computer sunt mari potențiale. Evident, există excepții (virtualizarea unui call center oferă mai multă muncă), dar analiștii, managerii de proiect, administratorii de sistem și programatorii sunt exemple care pot funcționa cu ușurință.

Imaginea răspunsului la întrebările interviului despre informațiile negative Pasul 3

Vorbiți cu angajații. Cine are deja capacitatea de a lucra de acasă? Cea mai mare parte a forței de muncă poate. Există unii oameni care nu vor fi capabili și din motive justificabile: distragerile (de exemplu, copiii), lipsa accesului la internet de mare viteză, lipsa de spațiu pentru a crea un birou sau un anumit handicap care necesită adaptări adecvate.

Imaginea intitulă Răspundeți la întrebările referitoare la dimensiunea pieței Pasul 2

Calculați economia. Acest lucru va face ceva de lucru - nu credeți că puteți face rapid. Puteți lua în considerare lucruri precum economisirea energiei electrice fără a avea calculatoare în funcțiune. Dacă veți avea mare succes în acest moment (virtualizarea aproape întregii forțe de muncă), atunci economia cu confortul mediului poate fi substanțială. Asigurarea de răspundere va scădea. Veți salva în siguranță? Nu uitați factura de apă. Amintiți-vă că angajații care nu merg de la mașină la locul de muncă vor avea economii mari pe cheltuiala de transport, așa că puteți considera acest lucru ca un avantaj pentru angajat - o creștere a compensației directe - dar compensată de costurile suplimentare cu energia electrică și HVAC lucrează acum de acasă. Interacționați cu departamentul de resurse umane despre potențialele economii în creșterea costului vieții.

Imaginea intitulată Lucrul într-un muzeu de artă Pasul 4

Cerințe de performanță. Acest lucru este fundamental. Pentru a gestiona în mod eficient o forță de muncă la distanță, trebuie să aveți așteptări precise privind locurile de muncă. Nu numai când oamenii sunt "la serviciu", ci o schiță de performanță reală. Migrarea la gestionarea de la distanță este ca și cum ați începe să învățați cum să gestionați oamenii. Utilizarea unui sistem de monitorizare a sarcinilor îi ajută pe teleworkers să își gestioneze cu ușurință misiunile. Sistemul oferă de asemenea managerilor o evaluare mai precisă a performanței sarcinilor finalizate.

Imaginea intitulată Virtualizarea forței de muncă Pasul 8

Îmbunătățiți biroul lucrătorilor casnici. Poate fi necesar (sau de dorit) ca unii (sau toți) angajații să ia echipamentul de lucru acasă. Dacă computerul pe care angajatul îl deține la domiciliu este învechit sau nu are software-ul necesar (inclusiv software de securitate), poate fi mai convenabil să trimiteți computerul de birou la domiciliul angajatului. Asigurați-vă că telecomunicațiile sunt în ordine - nu va fi nedrept să-i faci să plătească pentru o factură de telefon mai scumpă din cauza economiilor cu transportul. Este posibil să aveți nevoie de cineva care să supravegheze atât securitatea tehnologiei de la distanță, cât și eficiența acesteia. Unele companii efectuează o revizuire OSHA la biroul de acasă.

Imaginea intitulată Virtualizarea forței de muncă Pasul 9

Identificați pozițiile și persoanele care vor lucra acasă. Efectuați o listă, dar nu publicați întreaga listă simultan. Publicați doar primii oameni care vor lucra acasă. Faceți-o nouă și faceți-o de dorit. Doar lăsați ceilalți oameni care vor migra la sistemul la distanță o săptămână mai târziu. Va atrage atenția și va face să vă simțiți ca și cum ați câștigat loteria. Acesta este efectul dorit.

Imaginea intitulată Virtualizarea forței de muncă Pasul 10

Faceți schimbarea pieselor. Nu vă așteptați să vă puteți muta dintr-o dată într-un mediu îndepărtat - o schimbare graduală vă va arăta cum să reglați procesul. Pe de altă parte, de asemenea, nu faceți acest lucru pe o bază unu-unu. Alegeți un grup de persoane pentru a începe: fie un departament mai mic, fie unul sau doi oameni din diferite departamente. După primul apel, treceți câteva săptămâni pentru a promova următorul apel, dar nu așteptați prea mult - acest lucru poate cauza suspendarea procesului. Continuați în mod consecvent, dar nu agresiv.

Imaginea intitulată Pregătiți-vă să vă întâlniți cu un planificator financiar Pasul 4

Se administrează. Aceasta este cea mai critică activitate post-migrație! În timp ce abilitățile care trebuie să fie gestionate de la distanță sunt aceleași ca și celelalte seturi bune de abilități manageriale, va trebui să vă concentrați pe realizarea unui nou mediu. Asigurați-vă că prezența conducerii este puternică și rămâneți complet calmă, pentru că munca va fi ca în birou. Cel puțin la început, va trebui să vă măriți dramatic contactul cu teleworkerii, astfel încât să nu se simtă abandonați. Dacă încep să simtă că nu primesc instrucțiunile adecvate, le va fi frică să-și piardă slujbele. Lăsați-i să cunoască în fiecare zi cerințele muncii tale. Discutați telefonic cu fiecare angajat o dată pe săptămână (30 de minute este un moment bun pentru acest lucru).

Imaginea intitulată Trimiteți o referință negativă a angajaților Pasul 8

Continuă să evaluezi. Nu te opri la prima evaluare. S-ar putea să constatați că ați pierdut o lucrare care poate fi virtualizată. Pe de altă parte, puteți constata că ați făcut o evaluare incorectă și că unele lucrări sunt de fapt mai eficiente dacă sunt efectuate în cadrul firmei. Nu vă grăbiți să vă inversați deciziile, dar dacă credeți că ceva trebuie răsturnat, nu vă fie teamă să faceți această schimbare.

sfaturi

Țineți întâlniri cu grupul. Ați vorbit despre asta în trecut - luați-vă pe toți împreună pentru a înființa echipe sau pentru a vă antrena. Acum tu are care fac asta. Cel puțin o dată pe lună, angajați-vă angajații împreună pentru o adunare generală. Consolidarea uniunii corporatiste.
Înainte de a începe, puteți face un mic studiu de piață pentru a obține feedback și știți cum se simt angajații cu privire la virtualizare. Obțineți feedback - puteți avea, de asemenea, idei bune cu privire la modul de eficientizare și eficiență a procesului. Ai angajat oameni inteligenți, nu?
Luați în considerare instalarea camerelor Web în biroul de acasă. Camerele vor reduce dependența telefonului - trebuie doar să faceți clic pe imaginea persoanei și să începeți să vorbiți ca și cum ar fi fost față în față. În plus, chiar dacă nu este necesar să vedeți persoana în față, acest lucru are un impact semnificativ. De asemenea, face ca oamenii să se ridice și să se pregătească pentru muncă. Pe de altă parte, puteți utiliza numai audio.
Orientați-vă la crearea unui mediu de lucru eficient la domiciliu. Unele domenii care trebuie discutate sunt:
- Crearea unui spațiu de lucru separat și departe de zonele comune ale familiei, televiziunii și alte distragere a atenției
- Linie telefonică exclusivă pentru companii
- Crearea regulilor familiale privind întreruperile în timpul programului de lucru
Urmați tehnologia. Documentul la distanță și gestionarea documentelor la distanță au crescut foarte mult. Google și Microsoft sunt în competiție acerbă pe această piață. Pe măsură ce apar noi instrumente, testați-le în mediul dvs. Pe măsură ce acest lucru devine din ce în ce mai comun, piața conduce invenția.
Obțineți un certificat verde. Dacă compania dvs. este suficient de virtualizată, va fi mult mai ecologică și veți obține recunoaștere. Această publicitate este minunată.
S-ar putea să începeți prin a face oamenii să lucreze câteva zile din săptămână la domiciliu și alții la birou. Pot exista și momente în care teleworkerii trebuie să se afle în birou. Scopul este mobilitatea totală a întreprinderilor, dar acest obiectiv nu ar trebui să fie în detrimentul productivității. Chiar dacă un procent mic de angajați lucrează de la domiciliu, compania și angajații vor economisi bani.

avertismente

Monitorizați performanța. Va exista un procent din persoanele care nu se pot adapta la munca la domiciliu. Chiar dacă sunt angajați buni, au nevoie de mai multă supraveghere (acest lucru poate implica și câțiva manageri). Dacă nu le puteți menține motivat într-un mediu îndepărtat, sunați-i înapoi la firmă. Faceți asta repede.
Faceți ideea atractivă. Ultimul lucru pe care îl veți dori este ca oamenii să obțină ideea unei companii defragmentate sau să creadă că acest lucru se întâmplă deoarece compania are probleme. Efectuați un discurs axat pe îngrijorarea privind mediul. Vorbiți despre stimulul economic și beneficiile familiale. Promovați ideea cu mult înainte de a începe să o puneți în practică.
Spuneți-le clienților. Trebuie să promovați ideea clienților dvs. în același mod în care ați făcut-o cu angajații dvs. Aici este folosit același raționament - trebuie să îi faceți pe clienții dvs. să înțeleagă că faceți acest lucru pentru a vă îmbunătăți afacerea chiar mai mult. Prezentați o listă de avantaje clienților. Trebuie să continuați să îmbunătățiți calitatea serviciului pentru clienți.
Dezvoltați noi planuri de continuitate a afacerii. Un plan de accident este încă necesar, dar acum va fi puțin diferit. Regăsește-ți strategiile. Acesta este un alt domeniu al economiei. Înainte de virtualizarea afacerii dvs., a trebuit să aveți opțiuni de contingență disponibile în cazul în care capitalul dvs. suferă pierderi. Aceasta nu va mai fi o preocupare principală. Veți avea totuși nevoie de situații neprevăzute pentru astfel de lucruri, cum ar fi lipsa de energie, dar acestea sunt mai puțin probabil să vă dăuneze forței de muncă datorită diversității geografice.