Cum să importați o foaie de calcul Excel în Access

Access este un manager de baze de date relaționale care vă permite să importați una sau mai multe baze de date într-un sistem astfel încât să combine câmpurile comune. Deoarece un singur fișier de acces conține mai multe foi de calcul Excel, programul este, de asemenea, o modalitate excelentă de a agrega sau de a analiza cantități mari de informații. În primul rând, cu toate acestea, va trebui să importați foaia de lucru Excel pentru Access. Această procedură necesită doar câțiva pași.

conținut

Pași
Partea 1se pregătește să se importe din excel în access
Partea 2importul excel pentru a accesa
Partea 3utilizând expertul pentru a finaliza procesul de import
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Se pregătește să se importe din Excel în Access

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 1

Deschideți ambele programe pe computer. Puteți să le descărcați direct de pe site-ul Microsoft.

După descărcarea și instalarea Excel și Access, faceți clic pe meniul "Start" și selectați "Toate programele".
Faceți clic pe "Microsoft Office" și selectați "Access" (sau "Excel") din meniul derulant. Este posibil să aveți deja o foaie de calcul Excel, descărcată sau trimisă anterior de cineva. Microsoft Office vă permite să citiți acest tip de fișier.

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 2

Curățați foaia de lucru Excel înainte de a le importa în Access. Importul Excel în Acces va fi mai ușor dacă mai faceți unele ajustări înainte. Cheia este păstrarea consecventă a datelor în paginile importate.

Este recomandabil să se utilizeze primul rând din foaia de lucru Excel pentru a face antetele coloanelor (sau numele câmpurilor), în mod clar și exemplul compreensível.Por, pentru o coloană care conține numele de familie al oamenilor, nume pe antetul coloanei / Field Name la "Nume de familie". Fiți clar și precis, deoarece acest lucru va facilita încercarea de a combina titlurile coloanelor dintr-o foaie de calcul cu alta.
Accesul vă permite să conectați câmpuri comune între două sau mai multe foi de lucru. Să ne imaginăm o foaie de lucru Excel care conține informațiile despre un salar. Acesta include numele și prenumele, adresa și salariile angajaților. Să presupunem că doriți să combinați această foaie de lucru în Access cu oa doua foaie de lucru Excel care conține informații despre contribuțiile unei campanii financiare. A doua foaie de lucru conține numele, adresa și contribuțiile oamenilor. Accesul vă permite să combinați diferite rubrici ale coloanelor. De exemplu, veți conecta numele pentru a vedea care persoane cu același nume apar în ambele baze de date.
Verificați foaia de calcul Excel pentru a vă asigura că fiecare tip de date este manipulat în același mod și nu uitați să le curățați înainte de a le importa în Access. Asta ar trebui să fie ceea ce apelul numește "relațional". De exemplu, în cazul în care un stat de plată foaie de calcul ipotetic conține mai întâi numele, prenumele si initiala numelui de mijloc într-o coloană, dar a doua foaia de lucru conține doar numele și prenumele în coloane separate, acces nu va recunoaște această combinație . Coloanele antetului / câmpului trebuie să fie echivalente.

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 3

Împărțiți informațiile într-o coloană din Excel. Pentru a rezolva această problemă, împărțiți informațiile într-o coloană din Excel, astfel încât să nu fie înregistrată eronat în Access drept "neegalat".

De exemplu, puteți diviza primul nume, numele intermediar inițial și numele de familie fiecare într-o coloană proprie. Dacă acest lucru se face deja în a doua foaie de lucru, atunci când faceți legătura, de exemplu, numele de familie din Acces, acesta trebuie să genereze potriviri atunci când numele sunt identice.
Pentru a împărți o coloană în Excel, evidențiați-o. Faceți clic pe "Date" din bara de instrumente. Faceți clic pe "Text pentru coloane". În general, opțiunea corectă va fi "Delimitată". Faceți clic pe "Următorul".

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 4

Continuați să utilizați asistentul Excel pentru a împărți coloanele îmbinate. Acum sunteți gata să finalizați procesul de îmbinare a informațiilor într-unul pentru mai multe coloane.

Alegeți modul în care datele din interiorul coloanelor sunt "delimitate". Cu alte cuvinte, fiecare informație din coloană va fi separată de un simbol. Cele mai obișnuite sunt: spațiu (), virgulă (), sau punct și virgulă (-). Acesta este de obicei separat de un spațiu. De exemplu, să ne imaginăm că numele "Max G. Mesquita" apare într-o singură coloană. Primul nume, Max, este separat de cel inițial al celui de-al doilea nume de un spațiu. Numele de familie, Mesquita, este separat de cel inițial al celui de-al doilea nume de un spațiu. Prin urmare, alegeți "Spațiu" în expertul de limită.
Faceți clic pe "Următorul". Apoi dați clic pe "Finalizare". Programul ar trebui să împartă numele Max, G. și Mesquita în trei coloane distincte. Acum puteți da coloanelor noi nume de titluri pentru a indica tipul de informații pe care le conțin (prenume, nume, etc.). Poate fi o idee bună să creați mai multe coloane goale din partea celulară cu datele înainte de ao împărți, deoarece aceasta va arunca informațiile în coloana nouă (în loc de o coloană care conține deja date).

Partea 2
Importul Excel pentru a accesa

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 5

Deschideți accesul pe computer. Faceți clic pe meniul "Start", alegeți "Microsoft Office" și faceți clic pe "Microsoft Access". Trebuie să deschideți o nouă bază de date necompletată în Access pentru a importa foaia de lucru Excel.

Alegeți "Baza de date a bazei de date goale" pentru a crea o nouă bază de date.
Dă-i un nou nume dacă vrei. Faceți clic pe "Creați".

Imagine intitulată Import Excel Into Access Step 6

Importați o foaie de lucru Excel în Access. Următorul pas este să extrageți fișa de lucru Excel (sau mai multe) în baza de date Acces.

Faceți clic pe "Date externe" din bara de instrumente a managerului bazei de date Access. Alegeți opțiunea "Excel". În unele versiuni de acces, veți găsi această funcție dând clic pe "Fișier" din bara de instrumente și pe "Obțineți date externe".
Sub "Nume fișier", faceți clic pe "Răsfoiți". Aceasta vă permite să căutați foaia de lucru Excel de pe computer.
Lăsați caseta de selectare "Importați datele sursă într-un nou tabel din baza de date curentă". Implicit, este deja marcat.
Când găsiți foaia de lucru Excel pe care doriți să o importați, faceți clic pe ea. Faceți clic pe "OK". Acest lucru vă va duce la expertul de import din Excel în Access.

Partea 3
Utilizând expertul pentru a finaliza procesul de import

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 7

Urmați pașii din Expertul de acces. Pentru a finaliza procesul de import al foilor de calcul, urmați pașii din expert.

Alegeți foaia de lucru pe care doriți să o importați. Acest lucru se întâmplă uneori deoarece foaia de lucru Excel are o singură pagină. Cu toate acestea, uneori oamenii creează mai multe pagini într-o singură foaie de lucru, care poate fi accesată de filele din partea de jos a foii de lucru. În acest caz, trebuie să informați Asistentul de acces cu care este utilizată foaia de lucru. Faceți clic pe "Următorul".
Următoarea pagină are o casetă care întreabă dacă primul rând al foii de lucru Excel conține coloane de anteturi. Aceasta înseamnă că rândul din foaia de lucru identifică datele pentru fiecare coloană (cum ar fi numele, adresa, salariul etc.). Este o idee bună (dacă ați curățat foaia de calcul) să utilizați în mod clar și inteligibil rubricile din coloane. Apoi bifați opțiunea "Da" pentru a lăsa primul rând să conțină anteturile coloanelor. Aceasta este cea mai simplă abordare. Faceți clic pe "Următorul".
Dacă primul rând nu conține rubrici ale coloanelor, următoarea pagină vă va întreba dacă doriți să redenumiți "câmpurile" din Access (acestea sunt anteturile coloanelor). Dacă nu ați denumit în mod clar și în mod clar fiecare câmp înainte de a importa (recomandat), puteți face acest lucru acum.

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 8

Finalizați procesul de import. Există doar câțiva pași pentru a finaliza importul. Următoarea pagină a expertului vă va întreba dacă doriți să identificați o cheie primară.

Nu trebuie să faci asta, dar e posibil. O cheie primară înseamnă că programul va aloca fiecărui rând de informații un număr unic. Acest lucru poate fi util mai târziu în organizarea datelor. Faceți clic pe "Următorul".
Ecranul expert final are un spațiu cu un nume implicit. Puteți redenumi foaia de lucru Excel pe care o importați (va deveni "tabel" în Access în partea stângă a paginii când terminați importul).
Dați clic pe "Importați". Apoi faceți clic pe "Închidere". Veți vedea masa din partea stângă a ecranului. Foaia de lucru a fost importată acum în Access.
Dacă doriți să conectați mai multe seturi de date, repetați procesul cu una sau mai multe foi de lucru Excel. Acum sunteți gata să combinați datele din foile de calcul din Access.

avertismente

Dacă fișierul Excel este dintr-o altă versiune de Acces, este posibil să aveți dificultăți în procesul de import.
Acest lucru nu poate fi subliniat suficient: este recomandat să curățați foaia de lucru înainte de ao importa. Cu alte cuvinte, aceasta înseamnă analizarea datelor care pot genera o problemă.
Păstrați întotdeauna o copie a foii de lucru originale pentru a putea repeta procesul în cazul în care ceva nu merge bine.
Nu puteți importa mai mult de 255 de câmpuri în Access.