Cum să vă administrați emailul profesional

Nu credeți că sunteți anonim. Dacă trimiteți mesaje urât, puteți crede că nimeni nu va afla vreodată că e-mailul a venit de la dvs. La urma urmei, ați configurat o adresă web falsă. Gândiți-vă din nou. E-mailul conține informații invizibile despre expeditor. Această informație se află în antet. Toate programele principale de e-mail pot afișa această informație antet. Iată cum se face:

• În Microsoft Outlook, faceți dublu clic pe e-mail. Apoi faceți clic pe Vizualizare> Opțiuni. În Microsoft Outlook Express, faceți clic pe e-mail. Apoi faceți clic pe File (Fișier)> Properties (Proprietăți) și selectați fila Details (Detalii).
  
• În Eudora, faceți dublu clic pe mesaj. Apoi dați clic pe butonul Blah Blah.
• În Netscape, faceți clic pe mesaj pentru al deschide. Apoi faceți clic pe Vizualizare> Sursa mesajului pentru a afișa antetul.
• Informațiile pe care expeditorul le dezvăluie vor fi în secțiunile care încep cu "Primite:". Pot exista mai multe dintre acestea, în funcție de numărul de computere la care a trecut e-mailul. Computerul sursă este în secțiunea "Primite :." din partea de jos. Această secțiune va avea un număr de protocol Internet (IP), cum ar fi numărul 124.213.45.11. Poate fi accesat cu crawlere pe mai multe site-uri Web.
  

Evitați trimiterea unui e-mail persoanei greșite. Programele curente de e-mail sunt concepute pentru a facilita trimiterea mesajelor e-mail. Acest lucru înseamnă că, atunci când începeți să tastați adresa unui destinatar căruia i-ai trimis un e-mail mai devreme, „To:“ va oferi deja o sugestie de umplere. Fii atent. Asigurați-vă întotdeauna că destinatarul este cel pe care îl doriți. De asemenea, dacă scrii ceva urât despre Joe Smith, vei avea numele lui Joe în mintea ta. Nu-i trimite asta.

Nu utilizați o adresă de e-mail pentru tot. Au mai multe adrese de e-mail: pentru uz personal, pentru uz public, pentru liste de discuții online și pentru cumpărături online. Majoritatea furnizorilor vă vor oferi ceva în jur de o jumătate de duzină de conturi de e-mail. De asemenea, puteți utiliza adrese web pentru conturile personale. Atât Gmail cât și Yahoo! sunt bune. Puteți accesa aceste conturi de oriunde, atâta timp cât aveți acces la Internet.

Nu uitați să verificați toate conturile dvs. de e-mail. Verificarea tuturor acestor conturi poate fi o corvoadă, mai ales din casă. Pentru a reduce timpul, puteți utiliza ePrompter (eprompter.com), care poate verifica 16 conturi diferite protejate prin parolă. Cel mai bun dintre toate, ePrompter este gratuit. Există alte programe care vor face acest lucru prin plata unei taxe, inclusiv Active Email Monitor (emailmon.com).

Nu faceți clic pe "Trimiteți" simultan. Revedeți toate e-mail-urile înainte de a le trimite! Chiar dacă nu căutați un loc de muncă, veți dori să fiți atent. Oamenii te vor judeca inconstient despre greselile tale. Nici unul dintre noi nu este perfect. Dar puteți găsi 99% din aceste probleme prin reevaluarea textului. Și nu depinde de verificarea ortografiei. El va prinde greșeli de ortografie, dar dacă folosiți „și“ în loc de „când“ sau „în afară“ în loc de „acum“, brokerul nu vă va spune asta. Probabil că nu va ridica cuvinte care lipsesc într-o propoziție și că ați uitat să le includeți. Deci, ia un minut și recitiți textul. Nu arata ignorant.

Setați un cronometru. Puteți face acest lucru în Outlook, adăugând o regulă care întârzie depunerea, de preferință, timp de 1 până la 5 minute, timp în care e-mail va fi în Outbox și vor fi șterse. Acest lucru vă împiedică apăsarea butonului greșit și să trimiteți accidental un mesaj semi-finite, precum și vă dau un minut să se gândească la ea și să șteargă litanie de insulte pe care le-ai scris în momentul său de furie, înainte de a ajunge la cap.

Amintiți-vă atașamentul. Așa cum facem din când în când, nu ar trebui să fie atât de important. Cu toate acestea, dacă întotdeauna faceți această greșeală, oamenii (poate oameni importanți) ar putea crede că veți fi nebuni. Poate ezita sa faca afaceri cu tine in viitor. Când sunteți gata să trimiteți e-mailul, gândiți-vă: "Ce uit?"

Utilizați propriul nume de domeniu. Faceți afacerea dvs. să arate minunat. Dacă utilizați un cont web sau un furnizor de servicii de internet pentru compania dvs., acesta nu va arăta profesional.