Cum se arhiva în Lotus Notes

Dacă spațiul disponibil în e-mailurile dvs. Lotus Notes se scurge, dar nu sunteți gata să ștergeți e-mailuri, luați în considerare arhivarea acestora. Acest proces înseamnă că transferați mesaje către o altă locație decât computerul. În plus față de eliberarea mai mult spațiu în contul dvs. și păstrarea e-mailurile originale în același timp, aceasta va ajuta, de asemenea, performanța computerului.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 1

Limitați dimensiunea fișierului de e-mail. Păstrați-l la maxim 500MB. Rețineți că unele organizații vor necesita o limită chiar mai mică, de exemplu 200MB.

Verificați dimensiunea datelor selectând File, Database, Properties. În Lotus 8, accesați Fișier, Aplicații, Proprietăți.
Faceți clic pe fila "i". Numărul imediat după "Spațiu pe disc" arată numărul de date pe care le aveți în Lotus Notes.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 2

Înțelegeți setările prestabilite ale organizației dvs. Dacă utilizați Lotus Notes pentru școală sau pentru lucru, setările de arhivă trebuie să fie deja în vigoare. Acest lucru ajută organizațiile să controleze cantitatea de e-mailuri per utilizator, precum și performanța generală a computerelor din cadrul acestuia. Dacă aceste setări sunt deja determinate, discutați cu tehnicianul dvs. pentru a vedea dacă pot fi modificate.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 3

Determinați setările de fișier dorite. Aveți posibilitatea să arhivați toate e-mailurile Lotus Notes sau să selectați doar câteva. Va fi de asemenea opțiunea de a decide cât de des doriți să fie arhivate.

Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
Defilați la Acțiuni, Arhivă, Setări.
Accesați fila Criterii și asigurați-vă că este selectată opțiunea "Implicit pentru ultima modificare".
Faceți clic pe "ok" pentru a salva modificările.
Asigurați-vă că este activat criteriul.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 4

Programați piliturile automate. Acest lucru vă va asigura că vă depuneți frecvent, precum și că vă economisiți timp prețios.

Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
Defilați la Acțiuni, Arhivă, Setări.
Accesați fila Programare. Asigurați-vă că este activată funcția "Programare arhivare".
Selectați ora și ziua corespunzătoare pentru ca computerul dvs. să arhiveze mesajele.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 5

Fișier în Lotus Notes manual. Chiar dacă aveți pilituri programate, puteți arhiva mesajele în orice moment.

Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
Deschideți mesajul sau dosarul pe care doriți să îl arhivați.
Accesați Acțiuni, Arhivă, Arhivă acum.
Faceți clic pe Da pentru a putea arhiva în funcție de setările prestabilite.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 6

Arhivați atunci când trageți și fixați mesaje. Acesta este un alt mod de a le arhiva manual.

Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
Deschideți mesajul sau dosarul pe care doriți să îl arhivați.
Selectați mesajele corespunzătoare.
Glisați mesajele la fișierul necesar din panoul de navigare.

Imaginea intitulată Arhiva Lotus Notes Pasul 7

Vizualizați mesajele arhivate. Deși le-ați arhivat, este posibil să fiți nevoiți să le accesați acolo la un moment dat sau altul. Fișierul dvs. va stoca dosarele pe care le-ați configurat în cont. Totul va rămâne organizat așa cum l-ați pregătit.

Deschideți aplicația corespunzătoare (Mail).
Faceți clic pe Fișier în panoul de navigare.
Selectați fișierul corespunzător (de ex., Implicit până la ultima modificare).

sfaturi

Ștergeți mesajele vechi și inutile, mai ales dacă au atașamente. Acest lucru va ajuta la reducerea spațiului ocupat și va ajuta la performanța calculatorului.
Faceți copii de siguranță pentru e-mailurile importante. Dacă aveți e-mailuri importante în Lotus Notes, copiați-le într-o altă locație, cum ar fi un CD, DVD sau Pendrive. Acest lucru vă va împiedica să întâmpinați probleme dacă se întâmplă ceva cu serverul sau cu copia stocată pe computer.