Cum se evaluează un asistent administrativ

Asistenții administrativi sunt capabili să pună în ordine întregul birou. Rolul unui asistent în zilele noastre depășește rolul tradițional al secretarului care introduce notele și preia telefonul. De la organizarea agendei șefului la planificarea unui eveniment de relații cu clienții, acest profesionist joacă un rol important în menținerea operațiunilor companiei. Dacă sarcinile dvs. includ evaluarea unui asistent, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să definiți ce se așteaptă de la rol și care sunt obiectivele locului de muncă.

conținut

Pași
Partea 1crearea unui formular de evaluare
Partea 2setarea obiectivelor
Partea 3decideți când și cum să evaluați
Partea 4efectuarea evaluărilor
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Crearea unui formular de evaluare

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 1

Stabiliți câteva sarcini și responsabilități. Primul pas este de a determina care sunt sarcinile exacte ale unui asistent administrativ. Nu puteți evalua persoana fără a ști ce evaluați.

De exemplu, unele responsabilități generale includ răspunde la telefon, pentru a primi oameni, echipamente de manipulare, releu de mesaje si corespondenta, diagrame revizuirea și publicații, organizarea de documente și fișiere, coordonează și organizează evenimente de rechizite de birou.
Alte responsabilități pot fi jargonul industriei de învățare, gestionarea agendei biroului și îndeplinirea sarcinilor după cum este necesar.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 2

Listează alte calități. Criteriile de evaluare nu trebuie să se refere doar la sarcini. De exemplu, puteți lista calitățile pe care le așteptați de la persoană, cum ar fi profesionalismul, organizarea, disponibilitatea și atitudinea pozitivă.

Unele calități esențiale ale asistenților administrativi includ punctualitatea, profesionalismul în relația cu clienții, buna comunicare, gestionarea timpului bine, diplomația, adaptarea și discreția.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 3

Descrieți așteptările. Sub fiecare sarcină, responsabilitate sau calitate, scrieți ceea ce se așteaptă de la persoană. De asemenea, puteți discrimina punctele negative la aceste abilități.

De exemplu, sub "profesionalism", puteți scrie: "îmbrăcați în mod adecvat", "relaționați politicos și rapid către clienți" și "mențineți recepția curată și organizată". Pentru a descrie punctele proaste, puteți cita: "nu îmbrăcați în mod corespunzător", "tratează rău clienții" sau "frunze de primire neorganizate".

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 4

Dezvoltați un sistem de notare. Creați un sistem de punctare de la 1 la 10, unde 10 este cel mai înalt nivel de excelență și sub 4 este un nivel inacceptabil. Lăsați un spațiu sub fiecare caracteristică pentru a scrie o justificare a punctelor atribuite.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 5

Discutați așteptările cu ajutorul asistentului administrativ. Angajatul nu poate ghici ce vrei. Când angajezi pe cineva, trebuie să-i dai o descriere a postului cu caracteristicile intenționate. Puteți include formularul de evaluare astfel încât persoana să știe exact ce se așteaptă de la ea.

De asemenea, este important să menționați modul în care plasarea locului de muncă poate afecta locul de muncă. Puteți fie să îi măriți pe angajați care fac bine, fie să utilizați ratingurile pentru a vedea cine merge mai departe în companie. Angajații cu scoruri mici pot trece printr-o perioadă de reevaluare până când se vor îmbunătăți. Dacă primesc un scor scăzut pentru trei evaluări consecutive, aceștia sunt concediați.

Partea 2
Setarea obiectivelor

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 6

Creați obiective realiste. Pentru un expert, obiectivele realiste sunt de a învăța cum să se ocupe de un nou sistem sau de a încorpora noi sarcini, cum ar fi planificarea. Un alt scop posibil este să înveți ceva nou, cum ar fi întreținerea de bază a rețelei.

Luați un moment pentru a discuta cu angajatul dvs. obiectivele pe care le are în vedere și care sunt interesele sale profesionale.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 7

Stabiliți termene realiste. Împărțiți un proiect mare în obiective mai mici. În cazul în care angajatul dvs. vrea să învețe de întreținere a rețelei de bază, de exemplu, puteți stabili obiective pe tot parcursul anului: clase care au participat (12 săptămâni), clase (12 săptămâni) pentru a afla sistematizarea rețelei de bază (12 săptămâni) și începe întreținerea site-uri web.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 8

Comunicați obiectivele. Dacă nu ați discutat cu angajatul dvs. obiectivele, comunicați ceea ce așteptați de la ei. Este bine să aveți un document tipărit care să lase așteptările documentate în scris, dar este, de asemenea, important să vorbim personal.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 9

Evaluați performanța. În următoarea evaluare, includeți întotdeauna obiectivele stabilite în anul precedent. Analizați dacă persoana a îndeplinit sau nu obiectivele și, dacă nu a ajuns la ele, vedeți ce obstacole au fost întâmpinate. Cu alte cuvinte, nu angajați angajatul pentru o lipsă din cauza unor factori externi (de exemplu, dacă în această perioadă nu au fost oferite clase).

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 10

Analizați cea mai bună modalitate de a pune în practică noile cunoștințe. Când atingeți anumite obiective, este timpul să decideți cum să puneți aceste cunoștințe în practică. Utilizați evaluarea performanțelor pentru a stabili obiectivele pentru anul următor în funcție de ceea ce persoana a învățat.

Partea 3
Decideți când și cum să evaluați

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 11

Stabiliți un interval de date. Puteți evalua angajatul dvs. anual, însă evaluarea trimestrială este cea mai bună de urmat. Perioadele mai lungi oferă angajaților mai mult timp pentru a-și atinge obiectivele, dar la intervale mai scurte le puteți urmări mai îndeaproape și pot face mici ajustări în această perioadă.

Unele companii realizează o evaluare excelentă a performanței pe an, pe baza unor evaluări reduse efectuate pe parcursul lunilor.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 12

Definiți persoana responsabilă cu evaluarea. Dacă asistenta lucrează pentru mai multe persoane, puteți solicita fiecărei persoane să completeze formularul de evaluare. Dacă ești singurul, tu ești cel care ar trebui să evalueze.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 13

Alegeți formatul. Puteți oferi un feedback scris sau puteți discuta evaluarea personal cu angajatul. O altă alternativă este de a avea o întâlnire cu alți supraveghetori pentru a discuta evaluarea.

Partea 4
Efectuarea evaluărilor

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 14

Determinați evaluarea ca sarcină zilnică sau săptămânală. Nu puteți face o evaluare anuală bazată exclusiv pe memorie și fără a verifica notele făcute pe tot parcursul anului. În timpul perioadei, luați notele asupra angajatului să vă orientați cel puțin o dată pe săptămână, prezentând câteva detalii.

Puteți scrie, de exemplu, "Trei clienți au apreciat Azi și așa. Ei au spus că încearcă din greu să rezolve problema, "în loc să scrie pur și simplu" Așa-s-a făcut o treabă bună azi ". Sau ați putea scrie: "Asa și așa a fost dezorganizată în această săptămână, a pierdut trei fișiere importante și a promis să se îmbunătățească", nu "Așa și așa nu este organizat".

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 15

Completați formularul de evaluare. Când este timpul să faceți evaluarea, utilizați notele. Adăugați detalii pentru a completa punctele atribuite și pentru a vedea dacă angajatul a îndeplinit obiectivele așteptate.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 16

Prezentați informațiile. După ce ați făcut evaluarea, prezentați-o angajatului în formatul ales de dvs. Chiar dacă vorbiți cu el despre performanță, este important să aveți un document scris.

Mențineți profesional, chiar dacă evaluarea a fost scăzută. In loc de a spune „Tu sunt complet de sub control emoțional și trebuie să ia un curs în viață“, spune „Am realizat că viața ta personală a afectat activitatea sa în ultimele luni. Înțelegem dificultățile dvs. la domiciliu, dar trebuie să fii profesionist atunci când ești în companie.
Vorbește despre consecințe. Dacă persoana a primit o evaluare pozitivă, de exemplu, el poate primi un bonus. Dacă ați fost negativ, va trebui să treceți din nou printr-o perioadă de probă.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 17

Examinați zonele care trebuie îmbunătățite. Arătați modalități realiste pentru ca angajatul să se îmbunătățească, cum ar fi acordarea unui timp mai mare pentru a transmite un raport. Atât tu cât și el trebuie să se angajeze, înseamnă că dacă el nu reușește să-și atingă un scop, poți să-l ajuți. Cu toate acestea, dacă nu atinge obiectivul pentru lipsa de concentrare, trebuie să se adapteze pentru a îndeplini cerințele locului de muncă.

Oferiți-vă voluntarilor să vă ajute să depășiți slăbiciunile și să vă simțiți apreciați.

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 18

Nu evaluați personalitatea. Cu excepția cazului în care personalitatea lui îi afectează munca, se va concentra numai pe sarcina efectuată. Cu alte cuvinte, să fii obiectiv în evaluarea a ceea ce face fără a implica conflicte de personalitate.

Dacă personalitatea deranjează lucrarea, concentrați-vă asupra sarcinii, nu asupra persoanei. De exemplu, ați putea spune: "Asa și așa a fost nepoliticos pentru clienți aproape în fiecare săptămână, cauzând pierderi de venituri", nu "Așa-s-ar fi prea sentimental".

Imaginea intitulată Evaluați un asistent administrativ Pasul 19

Faceți teste secrete. Dacă doriți să testați modul în care interacționează cu oamenii atunci când nu sunteți în jur, angajați analiști anonimi pentru a efectua o vizită sau apelați. Treceți un scenariu despre ceea ce ar trebui să spună pentru a testa reacția angajatului dvs.