Cum să scrieți o scrisoare profesională

Aveți nevoie să scrieți corect o scrisoare profesională? Majoritatea cardurilor urmează un format bine stabilit și simplu, care poate fi adaptat la orice conținut. Toate scrisorile trebuie să conțină data, informațiile expeditorului și destinatarului și câteva paragrafe cu mesajul care urmează să fie transmis. Urmați pașii de mai jos și modificați-i după cum este necesar pentru a adapta scrisoarea la standardele companiei.

conținut

Pași
Partea 1pornirea scrisorii
Partea 2scriind corpul scrisorii
Partea 3Închiderea scrisorii
Partea 4acordând atingeri finale
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Pornirea scrisorii

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 1

Cunoașteți bine formatul. Indiferent de conținutul scrisorii, există anumite modele vizuale care trebuie urmate. Scrisorile trebuie scrise în fonturi comune, cum ar fi Arial sau Times New Roman, în format justificat, cu paragrafe în blocuri - ceea ce înseamnă că trebuie să începeți un nou paragraf apăsând de două ori tasta "Enter". Nu utilizați indentarea în paragrafe.

Configurați margini de 2,5 cm pe toate laturile.
Chiar dacă scrisoarea este scrisă în corpul unui e-mail, trebuie să utilizați în continuare un font comun. Evitați utilizarea literelor colorate.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 2

Alegeți hârtia corectă. Scrisoarea trebuie imprimată pe hârtie simplă A4 (21 cm până la 29 cm) sau pe papetărie. Dacă întocmești un contract, poți folosi și hârtie legală, care este de 21 cm până la 35 cm.

Dacă aveți de gând să imprimați scrisoarea pentru a le trimite la oficiul poștal, imprimați-l pe antetul companiei pentru a oferi un aspect mai profesionist și să includă informațiile de contact ale companiei.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 3

Includeți câteva informații despre companie. Numele și adresa sunt elemente esențiale pentru orice literă. Dacă sunteți un profesionist independent sau un profesionist independent, înlocuiți numele companiei cu dvs.

Dacă compania are deja o foaie de antet pentru carduri, utilizați-o și economisiți timp.
Dacă introduceți adresa, justificați-o la stânga sau la dreapta în partea de sus a paginii. Vorbiți cu cineva din companie pentru a afla ce este standardul companiei.
Dacă trimiteți scrisoarea la nivel internațional, introduceți numele țării destinatarului cu majuscule.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 4

Nu uita data. Scrierea datei complete este cu siguranță cea mai profesionistă opțiune pentru o scrisoare. De exemplu, scrieți, stânga justificată, chiar sub adresa expeditorului: "1 aprilie 2016" sau "1 aprilie 2016".

Dacă scrisoarea a fost scrisă în mai mult de o zi, includeți data de încheiere a textului.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 5

Includeți informațiile destinatarului. Introduceți numele complet al destinatarului, titlul (dacă este cazul), numele companiei și adresa. Fiecare informație ar trebui să ocupe o linie separată. Justificați textul din stânga, chiar sub dată.

Idealul este de a adresa scrisoarea unei anumite persoane. Deci, răspunsul va fi mai ușor. Dacă nu știți cui trebuie să trimiteți scrisoarea, faceți niște cercetări. Dacă este necesar, apelați compania pentru a găsi numele și titlul persoanei cu care doriți să vorbiți.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 6

Alegeți un salut. Acesta este un indicator foarte important al respectului. Alegerea salutului va depinde de faptul dacă știți sau nu persoana căreia îi adresați scrisoarea și nivelul de formalitate cerut. Luați în considerare următoarele opțiuni:

Utilizați "Pe cine se referă" numai dacă nu știți căruia îi adresați în mod specific scrisorii.
Dacă nu cunoașteți beneficiarul bine, "Stimate Domn / Doamnă" este o opțiune bună.
Dacă preferați, folosiți titlul și prenumele persoanei, ca în "Stimate Domn Souza".
Dacă îl cunoașteți pe beneficiar și aveți o relație informală cu el, numiți-l prin nume, ca în "Dragă Carlos".
Dacă nu cunoașteți sexul persoanei, pur și simplu folosiți numele ei complet.
Asigurați-vă că includeți o virgulă după ce ați utilizat o salutare și includeți un colon după ce ați utilizat "De ce este interesat".

Partea 2
Scriind Corpul Scrisorii

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 7

Apăsați tonul. După cum se spune, timpul este bani, nu? Prin urmare, tonul scrisorii ar trebui să fie scurt și profesional. Textul trebuie citit ușor și rapid, mergând direct la subiect în primul paragraf. De exemplu, puteți începe prin a scrie ceva de genul "Vă scriu pentru a încerca să ...".

Nu vă deranjați scrierea unui text fantezist, cu cuvinte dificile și fraze complexe. Scopul scrisorii este de a comunica ceea ce trebuie spus cât mai curând posibil.
Fii convingator. Este posibil ca intenția dvs. cu litera să convingă cititorul să facă ceva: schimbați-vă mintea, corectați o problemă, investiți bani sau luați măsuri. Fii convingator!

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 8

Utilizați pronume personale. Nu există nici o problemă în folosirea "I", "noi" și "dvs." într-o scrisoare profesională. Consultați-vă ca "eu" și cititorul ca "voi".

Aveți grijă când scrieți scrisoarea în numele unei companii. În consolidarea viziunii companiei, folosiți "noi" pentru a evita confuzia. Dacă scrieți despre opinia voastră, respectați "eu".

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 9

Scrieți clar și concis. Cititorul ar trebui să știe exact Ce vrei să spui pentru a răspunde repede la scrisoare. Dacă solicitați un rezultat sau o acțiune, clarificați-o. Explicați-vă în câteva cuvinte.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 10

Utilizați vocea activă. Când descrieți o situație sau faceți o solicitare, optați pentru vocea activă, nu pentru vocea pasivă. Vocea pasivă poate crea un text ambiguu sau neoficial. În plus, vocea activă este mai simplă și mai dreaptă. De exemplu:

Pasiv: "Ochelarii de soare nu sunt proiectați sau fabricați de companie cu respectarea durabilității".
Activ: "Compania dvs. nu proiectează și fabrică ochelarii cu atenție la durabilitatea lor."

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 11

Dacă este cazul, evitați formalitățile excesive. Scrisorile sunt scrise de la oameni la oameni, nu? Evitați limbajul extrem de formal ori de câte ori este posibil, la urma urmei, nu este posibilă construirea unei relații cu texte impersonale și pătrate. Evident, evitați o limbă extrem de informală și un slang. Mențineți un ton profesionist, dar prietenos.

Dacă cunoașteți persoana bine, puteți include o expresie prietenoasă dorindu-vă lucruri bune.
Utilizați bunul simț pentru a determina cât de multă personalitate să dezvăluie în scrisoare. Un pic de umor poate fi de ajutor în lumea profesională, dar mereu merge prudent înainte de a face o glumă.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 12

Fii curtenitor. Este totuși posibil să fiți politicos chiar și atunci când scrieți o plângere. Gândiți-vă la poziția destinatarului și oferiți-vă să faceți ceea ce puteți pentru a vă ajuta.

Un exemplu de plângere neadaptată: "Cred că ochelarii de soare sunt oribili și nu le voi mai cumpăra niciodată". Un exemplu de plângere adecvată: "Sunt dezamăgit de fabricarea ochelarilor și, în viitor, voi căuta alți producători".

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 13

Utilizați o pagină cu antet special pentru pagini suplimentare. În mod ideal, scrisoarea ar trebui să fie scurtă și să aibă o singură pagină. Dacă aveți nevoie să scrieți ceva mai mare, de exemplu un acord legal, pot fi necesare mai multe pagini. În acest caz, utilizați o foaie de hârtie diferită cu adresa din partea de sus a paginii abreviate.

Nu uitați să includeți numerotarea în paginile următoare din partea de sus a paginii. Dacă doriți, includeți și numele destinatarului și data.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 14

Termină scrisoarea. Rezumați clar acțiunile pe care le veți lua sau așteptați de la destinatar în ultimul paragraf. Este posibil ca persoana să vă contacteze pentru a clarifica ceva. În acest caz, nu uitați să mulțumiți atenției.

Partea 3
Închiderea scrisorii

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 15

Alegeți o închidere. Salutul de la sfârșitul scrisorii indică respect și formalitate. "Cu stimă", "Cordial" și "Cu respect" sunt alegeri bune. Pentru a fi un pic mai puțin formal, dar totuși profesionist, alegeți "Cel mai bun" și "Mulțumesc foarte mult". Amintiți-vă să utilizați o virgulă după salut.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 16

Semnează scrisoarea. Lăsați aproximativ patru rânduri la sfârșitul textului pentru semnătură. Semnează pagina după ce o tipărești sau dacă o vei trimite prin e-mail, scanează semnătura și o atașezi la documentul text. De preferat, semnează cu cerneală albastră sau neagră.

Dacă intenționați să semnați scrisoarea în numele cuiva, scrieți "PP:" înainte de semnare. PP înseamnă "prin procură" - termenul provine de la latină "per procurationem".

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 17

Introduceți numele dvs. și informațiile dvs. de contact. Sub spațiul de semnătură, introduceți numele dvs., numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte informații de contact aplicabile. Utilizați o linie pentru fiecare informație.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 18

Introduceți inițialele dactilografului. Dacă altcineva a scris scrisoarea pentru dvs., includeți inițialele numelui lor sub blocul de semnătură. În unele cazuri, sunt incluse și inițialele literei, astfel încât să fie clar cine a lucrat la text.

De exemplu, dacă includeți numai inițialele dactilografului, faceți clic în litere mici: mp.
Dacă doriți să includeți și inițialele autorului, imprimați-le în majuscule și păstrați inițialele dactilografului cu litere mici: JC: mp sau JC / mp.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 19

Amintiți-vă atașamentele. Dacă ați inclus documente suplimentare pentru expeditor, listați-le cu câteva rânduri sub informațiile de contact, inclusiv numărul și tipul documentelor. De exemplu, scrieți: "Atasamente (2): Curriculum, broșură".

Dacă doriți, abreviați termenii atașamente.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 20

Adăugați numele altor destinatari posibili. Dacă trimiteți o copie a scrisorii către altcineva, citați-o în text. Sub rândul atașamentelor, includeți cuvântul "CC:" (cu copie) urmat de numele și titlul persoanei. În trecut, când literele au fost tipărite pe hârtie carbon, "cc" a fost folosit pentru a desemna "copie de carbon".

De exemplu: "CC: Maria Joaquina, vicepreședinte de marketing".
Dacă veți trimite scrisoarea mai mult de două persoane, aliniați celelalte nume sub prima, dar fără "CC:".

Partea 4
Acordând atingeri finale

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri Pasul 21

Editați litera. Prezentarea este un element foarte important al scrisorilor profesionale. Textul ar trebui să clarifice faptul că sunteți capabil să scrieți ceva profesional fără erori. Verificați verificatorul ortografic și citiți cu atenție textul.

Întrebați-vă: este scrisoarea clară și concisă? Există paragrafe care conțin mai mult de patru fraze? În acest caz, vedeți dacă puteți elimina unele puncte inutile.
Dacă scrisoarea este foarte importantă, cereți-i unui prieten să o citească. O a doua pereche de ochi poate fi suficientă pentru a găsi erori sau expresii ciudate.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 22

Nu strângeți scrisoarea. Dacă aveți prea multe pagini în mână și vă este teamă că vor fi dezordonate, utilizați un colier de hârtie în colțul din stânga sus.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 23

Trimiteți scrisoarea. Utilizați un plic profesional, de preferință cu logo-ul companiei, atunci când îl trimiteți prin poștă. Imprimați etichetele profesionale cu adresa dvs. și cu adresa destinatarului. Împingeți litera în trei părți egale astfel încât destinatarul să deschidă primul și apoi partea de jos. Lipiți sigiliul pe plic și expediați-l.

De asemenea, puteți scrie manual adresa de pe plic. Dacă credeți că scrisoarea dvs. nu se potrivește cu tonul profesional al literei, imprimați adresele pe etichete sau direct în plic.
Dacă scrisoarea este foarte importantă sau trebuie citită cât mai curând posibil, trimiteți-o de la un furnizor profesionist.
Dacă doriți să trimiteți scrisoarea prin e-mail, convertiți-l în HTML sau salvați-l în format PDF pentru a păstra formatul. Idealul este însă să trimiteți scrisoarea tipărită.

sfaturi

Semnează scrisoarea cu un stilou de bună calitate.
Acționați cu viteză. Dacă nu puteți răspunde în mai puțin de o săptămână, informați destinatarul atunci când vă poate aștepta la un răspuns de la dvs.
Subliniați partea pozitivă. Vorbiți despre tot ce puteți face, nu despre ceea ce nu puteți face. De exemplu, dacă un produs nu este în stoc, nu spuneți clientului că nu puteți finaliza achiziția. În schimb, spuneți că acesta este un produs foarte popular care a expirat și vă informează când puteți trimite comanda.
Când compuneți o literă complexă, creați o schiță:
- Listează subiectele pe care vrei să le rezolvi fără să te îngrijorezi prea mult de comandă.
- Listați exemple, argumente, fapte și cuvinte cheie pentru fiecare subiect.
- Consultați subiectele rezumate în funcție de relevanță.
- Eliminați orice este irelevant.
- Organizați informațiile în cel mai bun mod posibil pentru cititor.

avertismente

Evitați lauda excesivă. Un compliment sincer este acceptabil - suprasolicitarea va indica doar că vă bazați prea mult pe complimentele pentru a vă face treaba.
Încercați să nu folosiți un ton foarte gros. Amintiți-vă că este posibil ca scrisoarea să îmbunătățească sau să înceapă o relație profesională.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit