Cum să organizați o conferință

Vi sa dat sarcina monumentală de a organiza o conferință, care implică o listă de contoare de lucru. Există locul de desfășurare a conferinței, lista de invitați, materialele, tehnologia și chiar și mâncarea și băutul de gândit și planificat. Dacă începeți să regretați această încredere nouă pe care șeful dvs. o are cu dvs., luați-o ușor, respirați profund și știți că aveți abilitățile necesare pentru a organiza o conferință.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Organizați o conferință Pasul 1

Scrieți obiectivele și ordinea de zi. Trebuie să definiți în mod clar ceea ce vă așteptați să realizați cu această conferință, deoarece acest lucru va conduce restul deciziilor dvs. Știți ce doriți să transmiteți și cărora înainte de a începe să organizați conferința să facilitați stresul în timp ce mergeți înainte.

Imagine intitulată Organizați o conferință Pasul 2

Dezvoltați bugetul. Nu ai cum să faci nimic fără să știi cât va trebui să cheltuiți pe toate și apoi să vă împărțiți în alocări, cum ar fi locul conferinței, materialele și taxele pentru vorbitori. Rămâneți la buget și, dacă delegați responsabilități, asigurați-vă că asistenții respectă limitele financiare.

Imagine intitulată Organizați o conferință Pasul 3

Alegeți locația conferinței dvs. Când aveți opțiuni de locație, amintiți-vă numărul de participanți, confortul locației, parcarea, apropierea de transportul public, aeroporturile și hotelurile. Scopul dvs. în găsirea unui loc de întâlnire pentru conferință ar trebui să fie acela de a facilita cât mai mult posibil participanților.

Imaginea intitulată Organizați conferința Pasul 4

Decideți meniul. Când găzduiți o conferință, trebuie să vă amintiți că participanții nu vor să meargă acolo toată ziua fără o masă decentă, iar mulți nu vor ști ce este disponibil în zonă. Decideți dacă să închiriați un serviciu de bufet pentru micul dejun, prânz și gustări, sau dacă locul de desfășurare a conferinței va oferi servicii alimentare.

Imaginea intitulată Organizați o conferință Pasul 5

Închiriați personalul local. Dacă ați ales un loc despre care se știe că organizează conferințe, atunci profitați de această resursă neprețuită. Aceasta este ceea ce fac angajații în fiecare zi și ar trebui să poată răspunde la întrebări și să ofere consultanță atunci când este necesar.

Imaginea intitulată Organizați o conferință Pasul 6

Insistați să explorați totul. După ce ați trecut prin majoritatea lucrurilor din cadrul organizației conferinței, nu lăsați lucrurile la întâmplare prin alăturarea celorlalți participanți la începerea conferinței. Du-te la locul de desfășurare a conferinței și întâlniți-vă cu angajații într-o zi mai devreme pentru a vă asigura că totul este corect și pentru a avea grijă de detaliile ultimului minut.

sfaturi

Adresați vorbitorii în avans dacă vor avea nevoie de orice echipament suplimentar pentru prezentarea dvs., cum ar fi un podium, televizor, ecrane mari sau computere.
Aflați dacă oricare dintre participanții la conferință are restricții la alimentație atunci când pregătește meniul.
Când comparați prețurile locurilor pentru organizarea evenimentului, cereți și prețurile alimentelor, apei, băuturilor etc. Acest lucru poate fi foarte scump.
Luați în considerare scopul conferinței atunci când organizați locul și dacă trebuie să organizați scaune sau scaune pentru auditoriu cu mese de scris.