Cum să coordonezi o audioconferință

Conducerea unui apel conferință de succes vă oferă ocazia de a vă demonstra capacitatea de a gestiona și de a îndruma alții. Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că conferințele audio au succes și că vă prezentați în cel mai bun mod posibil.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 1

Planificați și planificați. Respectați orarele altor persoane când formați apelul de conferință. Dacă alți participanți se află în zone diferite, în zone de afaceri sau în fusuri orare, asigurați-vă că nu vă interferați cu planificarea lor. Evitați pauzele de prânz, conferințele de prima dimineață și conferințele care necesită participarea la ore după ore.

Imagine intitulată Scaun pentru o conferință Apel 2

Trimiteți o solicitare de întâlnire. După ce ați decis timpul, trimiteți o solicitare de întâlnire. Această solicitare ar trebui să includă tot ceea ce participanții trebuie să se conecteze la conferință (numărul de acces și parola) și un program de subiecte pentru a discuta, inclusiv o listă de responsabilități. Agenda ar trebui să acopere toate întrebările și preocupările pe care le anticipați de la ceilalți membri. Concentrați-vă mai întâi pe poziții, apoi discutați despre provocări și alte soluții și idei pentru a depăși orice obstacole discutate.

Evitați să utilizați o punte de conferințe audio pentru client sau administrator, deoarece conectarea în avans va întrerupe o altă conferință și va costa banii clienților.
Orice sarcini pe care le delegați cuiva trebuie discutate înainte de a trimite programul. Ultimul lucru pe care îl doriți este să îi spuneți clientului sau administratorului că o altă persoană va face ceva, când, de fapt, nu ați cerut încă această persoană să-și facă treaba.

Imagine intitulată Scaun pentru o conferință Apel 3

Faceți o listă de participanți, inclusiv de unde provin, și informații personale generale pe care le aveți despre ele. Puteți folosi acest lucru pentru a discuta chat în timp ce așteptați ca și alți participanți să se conecteze.

Imagine intitulată Scaunul unui apel conferință Pasul 4

Trimiteți un memento în ziua conferinței, indiferent dacă este după prânz sau cu o zi înainte, dacă este programată dimineața. Acest lucru va asigura că toată lumea este la timp. De asemenea, puteți utiliza această ocazie pentru a trimite rapoartele sau documentele necesare la conferință. Dacă altcineva a creat aceste materiale, asigurați-vă că le acordați credit (sau împiedicați vina să vă cadă) prin transmiterea mesajului pe care această persoană v-a trimis-o cu fișierele sau spunând: "Am atașat raportul lui John despre care vom vorbi în timpul conferinței. Este responsabilitatea dvs. ca lider de conferință pentru a vă asigura că toată lumea este la același nivel de înțelegere și că toată lumea și-a îndeplinit responsabilitățile înainte de conferință.

Imagine intitulată Scaun pentru o conferință Apel 5

Examinați toate informațiile pe care le veți trimite.

Imagine intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 6

Începeți conferința. Fii punctual. Vă rugăm să vă conectați cu conferința cu 10 minute în avans, dacă este posibil. Unele instrumente nu vă vor permite să vă conectați înainte, iar alții nu vor permite unei persoane să comunice până când liderul, cu o parolă specială, se va conecta. Asigurați-vă că încercați înainte puntea de conferință dacă nu sunteți familiarizat cu instrumentul pe care îl utilizați.

Imaginea intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 7

De obicei, cel puțin o persoană va întârzia, deci aveți câteva comentarii la îndemână pentru a începe un chat mic și pentru a evita o tăcere lungă la începutul apelului. Asigurați-vă că toți participanții sunt introduși (numele, poziția și rolul pe care îl joacă) altora cu care nu sunt familiarizați, în special clienții lor. Începeți conferința la 3-5 minute după ora programată, atunci când este posibil, chiar dacă toți participanții nu sunt încă prezenți.

Imagine intitulată Scaun pentru o conferință Apel 8

Urmați cronologia - ați avut timp să o pregătiți, așa că urmați-o. Asigurați-vă că păstrați o privire asupra ceasului, deoarece participanții pot să nu fie disponibili să rămână la conferință după ora convenită. Fiți conștienți de nevoile de timp ale prezentatorilor dvs. Este treaba voastră să vă asigurați că totul este perfect.

Imaginea intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 9

Rămâneți concentrat și faceți note. Evitați să utilizați butonul de dezactivare a sunetului în timp ce ceilalți vorbesc, dacă este posibil. Persoanele din birouri sunt mai puțin susceptibile să vă întrerupă la conferință dacă par să fiți implicați. Aceasta este o oportunitate de a arăta cât de mult știi despre subiectul pe care îl discuți. Nu promiteți nimic din ceea ce nu puteți păstra și vă simțiți liber să spuneți că veți reveni cu răspunsurile la întrebările pe care nu le-ați anticipat.

Imaginea intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 10

La sfârșitul conferinței, întrebați dacă cineva are întrebări și asigurați-vă că li se răspunde sau urmează să răspundă după conferință. Dacă este necesară o altă întâlnire, programați-vă cu oamenii care se află încă pe linie. Vă mulțumim tuturor pentru timpul acordat și vă dorim o zi sau o săptămână bună (weekend).

Imagine intitulată Scaun pentru o conferință Apel 11

Imediat după conferință, creați un rezumat al discuțiilor și trimiteți-le participanților. Acest rezumat are două scopuri: 1) Asigurați-vă că toată lumea înțelege și are o listă a priorităților și 2) documentați conversația în scris, dacă există discrepanțe mai târziu. Puteți fi salvat de multe ori printr-un rezumat bun al unei conferințe. Nu uitați să solicitați corecții sau ajustări în rezumat, dacă este cazul.

Imagine intitulată Scaunul unui apel pentru conferință Pasul 12

După conferință, urmați-vă. Asigurați-vă că luați măsurile menționate mai sus și răspundeți la întrebări într-un timp rezonabil. Dacă sunt stabilite termene limită, urmați-le. Dacă există lucru promis de alte departamente sau angajați, asigurați-vă că este livrat.

sfaturi

Iată o listă de verificare care acoperă elementele principale necesare pentru o conferință de succes:
- Programați un moment bun pentru toată lumea, luând în considerare fusul orar al participanților internaționali.
- agendă
- Invitație sau solicitare de întâlnire
- E-mail de reamintire cu rapoarte sau documente
- Discuții mici pentru începutul conferinței
- Poziții, responsabilități și nume ale persoanelor care trebuie introduse
- Rezumatul conferinței
Într-o conferință audio, participanții tind să stea în "camera din spate". Este foarte dificil să îi implicați. Fii proactiv și pune întrebări pentru anumite persoane. În loc de întrebări generale dacă cineva are întrebări, întrebați o persoană specifică despre un subiect de discuție, de exemplu, "Bob, aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a crea text pe acest subiect?"
Nu uitați să:
- Controlați timpul
- Faceți note
- Urmărirea după conferință

avertismente

Titlul acestui articol nu este "Cum să faci un apel de conferință de succes atunci când nu știi despre ce vorbești" sau "cum să rezolvi problemele controversate într-o conferință audio"
Poate vă amintiți participanții la apel conferință pe care le pot folosi „mute“, dar că acestea nu ar trebui sa lase apelul pe „așteptare“, în timpul ședinței, deoarece acest lucru va începe, probabil, o muzică / publicitate, care va distrage atenția în timpul conferințe audio.