Cum se scrie o scrisoare de sponsorizare

Dacă doriți ca cineva să vă sponsorizeze evenimentul sau altă activitate pe care o promovați atunci ar trebui să scrieți o scrisoare de sponsorizare. În ea, trebuie să convingem potențialul sponsor al beneficiilor pe care le va avea prin contribuția la ceea ce promovați. O scrisoare bună poate face diferența între a fi sponsorizat și ignorată.

conținut

Pași
Partea 1pregătirea pentru a aplica pentru sponsorizare
Partea 2Înțelegerea formatului
Partea 3perfecționarea conținutului
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Pregătirea pentru a aplica pentru sponsorizare

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 1

Determinați obiectivele. La ce vă așteptați să realizați scrisoarea de sponsorizare, în mod specific? Ce vrei să facă organizația? Pentru ce veți folosi sponsorizarea și de ce este important? Înainte de a scrie scrisoarea, trebuie să știți răspunsul la fiecare dintre aceste întrebări.

Scrisorile de sponsorizare trebuie să fie specifice și directe. Dacă acestea sunt foarte vagi și dacă nu știți ce vreți, nu va funcționa.
Înțelegeți de ce doriți să atingeți obiectivele. Solicitările de sponsorizare tind să funcționeze cel mai bine atunci când vin cu un sentiment de pasiune sau scop. Convingeți oamenii de ce merită să oferiți timp sau bani cauzei dvs. Puteți să le spuneți o poveste despre modul în care cauza dvs. ajută oamenii sau comunitatea.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 2

Faceți o listă de companii. Cine ar fi dispus să-și susțină cauza? Poate că există un om de afaceri cu motive personale pentru a-și susține cauza. Sau poate există o organizație non-profit care are o misiune similară cu a ta. Cine a donat la evenimente similare? Căutați-o.

Includeți companii sau persoane fizice care fac parte din rețeaua dvs. Nu subestimati niciodata contactele pe care le aveti deja.
Nu ignora microîntreprinderile sau cei care nu au o afacere extinsă. De asemenea, ei pot fi dispuși să vă patronizeze. Amintiți-vă că puteți lucra și pe frontul "local". Afacerile locale pot, de asemenea, să obțină avantaje, rămânând aproape de comunitățile lor.
Dacă lucrați cu o echipă, împărțiți sarcinile și cereți fiecărui membru să contacteze un grup de companii, astfel încât toată lumea să poată face o cerere mai personală.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 3

Determinați ceea ce căutați. Sponsorizarea se poate face în moduri diferite. Înainte de a scrie o scrisoare de solicitare, trebuie să determinați ceea ce cereți.

Numerarul sau donațiile specifice sunt posibilități. Donații specifice pot veni sub formă de materiale sau produse utile pentru cauză. Mărfurile nemăsurabile sunt, de asemenea, luate în considerare în acest grup.
Poate că poți să faci muncă voluntară în locul unui produs. Oricum, ar trebui să fii foarte clar la cererea ta.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 4

Determinați ce veți oferi. Adesea, scrisorile de sponsorizare permit organizațiilor să aleagă între diferite niveluri de sponsorizare. Acest lucru permite companiilor care nu au o facturare atât de mare atunci când pot participa companii mari.

Decideți cu privire la nivelurile de sponsorizare. Ar trebui să fii clar cu privire la beneficiile oferite în fiecare mod de sponsorizare. Cine dă mai mult, primește mai mult.
Un banner promoțional, un anunț public despre companie și logo-ul pe materiale promoționale sunt exemple de ceea ce puteți oferi.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 5

Determinați cui îi va fi adresată scrisoarea. Nu îndreptați niciodată litera "cu cine se referă", deoarece este foarte impersonal.

În mod frecvent, persoana responsabilă va fi directorul executiv sau directorul resurselor umane. Contactați compania și vedeți cine este responsabil pentru distribuirea sponsorizărilor. Nu încercați să ghiciți. Pentru a fi eficient, scrisoarea ar trebui adresată persoanei potrivite. Rețineți, de asemenea, ortografia numelui și a titlului pe care persoana îl folosește.
A se vedea, de asemenea, dacă organizația are politici de caritate, astfel încât să nu pierdeți timpul și să vă aliniați la politica companiei.

Partea 2
Înțelegerea formatului

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 6

Citiți câteva eșantioane de scrisori de sponsorizare. Puteți găsi mai multe modele pe internet. Unii sunt plătiți, dar există multe liberi. Citiți-le pentru a înțelege formatul utilizat și conținutul.

Nu copiați o scrisoare, totuși. Trebuie să personalizați scrisoarea dvs. astfel încât să răspundă nevoilor dvs. și sunete personale în același timp.
De exemplu, dacă știți că CEO-ul se identifică cu cauza pentru care lucrați, discutați despre acest lucru. Faceți cunoștință cu oamenii și companiile pentru a personaliza cardurile și a le face cât mai personale posibil.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 7

Alegeți tonul corect. Pasul variază în funcție de destinatar. Cu toate acestea, regula generală este să fie întotdeauna profesionist și nu atât de conversational.

Scrisoarea trebuie scrisă antet, cu sigla organizației dvs. Acest lucru va oferi o privire mai profesionistă asupra solicitării dvs. Dacă solicitați o sponsorizare pentru dvs., creați un șablon de antet cu numele dvs. de sus într-un font frumos.
Dacă scrieți pentru o companie sau o altă organizație, fiind mai formală este întotdeauna mai bună. Dacă scrieți la un membru al familiei sau la un prieten, există opțiunea de a fi mai puțin formal, dar respectați. Trimiterea unui e-mail informal are mari șanse să nu funcționeze în ambele cazuri.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 8

Utilizați formatul a scrisoare profesională standard. Un card de sponsorizare standard utilizează același format ca și multe carduri profesionale. Acordați atenție structurii pentru a vă menține profesionalismul.

Porniți scrisoarea cu data, numele și adresa sponsorului.
Apoi, după spațiere, plasați salutul "Dragă" (numele persoanei) și o virgulă.
Fii scurt. Scrisoarea de sponsorizare trebuie să aibă doar o pagină. Rar, oamenii vor avea timp să citească mai mult decât atât. De fapt, majoritatea oamenilor vor petrece un minut pe scrisoarea ta. Prin urmare, în plus față de utilizarea unei singure pagini, trebuie să păstrați limbajul clar și concis.
Trimiteți prin poștă. Solicitările prin e-mail dau impresia că nu vă pasă prea mult de trimitere.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 9

Finalizați cu recunoștință. La sfârșitul scrisorii de sponsorizare, trebuie să mulțumiți persoanei pentru examinare. Adăugați spații între paragrafe și lăsați un spațiu pentru semnătura dvs.

Sfârșit cu un salut respectuos și profesional. Adăugați numele și titlul. Semnați manual.
Includeți alte materiale. Adăugați un prospect despre organizația dvs. sau cauza. Acest lucru va da mai multă credibilitate, precum și transmite mai multe informații sponsorului.
În mod similar, dacă organizația dvs. a primit deja o acoperire media, includeți un articol publicat care poate dovedi ceea ce ați făcut deja.

Partea 3
Perfecționarea conținutului

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 10

Scrie o introducere bună. În paragraful de început, introduceți-vă imediat sau identificați organizația / cauza. Nu răsuciți. Obțineți punctul.

Nu presupuneți că oamenii vă cunosc pe dvs. sau pe organizația dvs. Explicați-vă clar. Începeți cu o descriere a companiei (dacă este o scrisoare de companie) sau despre dvs. (dacă este o scrisoare personală). De exemplu: "Compania" x "este actuală în proiecte de reabilitare a ...".
Evidențierea unora dintre realizările tale va arăta imediat sponsorului că nu există riscul de a te sponsoriza. Fii clară despre modul în care banii vor fi utilizați.
Cereți sponsorizarea deja în primul paragraf sau cel târziu în al doilea paragraf și specificați motivele.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 11

Accentuați avantajele. Pentru a fi convingător, trebuie să comunicați în mod clar beneficiile sponsorizării sponsorului.

Dacă sponsorii vor primi publicitate în schimb, de exemplu, explicați cum. Fii specific. Va fi evenimentul televizat? Câți oameni vor participa? Va fi prezenta VIP? Dacă alte companii vor sponsoriza evenimentul, este important să menționăm acest lucru.
Oferiți opțiuni sponsorilor. Ei vor dori să aibă alegeri pentru a-și putea servi mai bine nevoile și bugetele.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 12

Convingeți prin dovezi. Asta înseamnă includerea unor date - numărul de persoane care vor participa sau datele demografice.

De asemenea, nu uitați să faceți apel la ceva emoțional - o poveste personală a unei persoane care a fost ajutată, de exemplu, atâta timp cât este scurtă, poate fi foarte mișcătoare.
Explicați modul în care veți recunoaște sponsorii. Poate că pot câștiga un spot de publicitate la evenimentul tău.
Furnizați detaliile esențiale ale acordului de sponsorizare, astfel încât sponsorul să poată lua o decizie. Nu uitați să includeți informații de contact. De asemenea, puteți trimite un plic deja sigilat împreună pentru a răspunde ușor. Vă rugăm să furnizați termenul limită de răspuns.
Cereți sponsorilor cum preferă să fie recunoscuți. De exemplu, cum vor să apară numele companiei? Dorește divulgarea completă? Oferiți posibilități în loc să vă laudați. Întrebați.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 13

Trimiteți detalii detaliate despre evenimentul dvs. Acest lucru vă va oferi mai multă credibilitate și sprijin.

De exemplu, dacă scrieți o scrisoare către o organizație de caritate, ar trebui să explice detalii cum ar fi data de fundație, care gestionează care servește și ce realizări până în prezent.
Acționați mai mult, vorbiți mai puțin. Nu spuneți doar că cauza dvs. este demnă sau merită. Convingeți-i în detaliu - dovezi pentru a-și susține cauza. În ansamblu, aceasta este cea mai bună tehnică de persuasiune.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare de sponsorizare Pasul 14

Însoțiți-vă. Doar trimiterea scrisorii nu este de ajuns. Trebuie să urmați întregul proces de solicitare de sponsorizare în persoană.

Puteți să plasați sau să vizitați compania dacă nu primiți un răspuns în termen de 10 zile. Amintiți-vă că mulți directori executivi vor fi ocupați și se pot simți incomod. Ar fi mai bine să programați un timp înainte.
Transmiteți animație despre proiectul dvs. Evitați conotațiile negative. Nu înseamnă că cerșești sau încerci să obții o donație prin vinovăție.
Dacă primiți un "poate", nu vă simțiți rău să intrați din nou în contact. Doar nu o faceți imediat sau veți părea incomod.
Niciodată să nu fiți supărați. Nu presupuneți că se vor potrivi unei întâlniri cu dvs. sau veți închide o sponsorizare. Doar mulțumesc.
Nu uitați să trimiteți o notă de mulțumire dacă obțineți sponsorizarea.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare a sponsorizării Pasul 15

Verifică-l. S-ar putea sa-ti sabotezi sansele daca nu-ti revii scrisoarea. Erori în gramatică și ortografie nu trec printr-o imagine profesională. Și de ce ar vrea cineva să-și divulge propria imagine într-un eveniment neprofesional?

Verificați scorul. Mulți oameni nu știu cum să folosească corect vasele. Asta face diferența.
Imprimați o copie a scrisorii dvs. și citiți-o după câteva ore. Aceasta este cea mai bună modalitate de a identifica erorile. Citirea imediat va va face sa lasati unele lucruri sa treaca neobservate.
Introduceți corect litera și utilizați un plic cu aspect profesional.

Iată un exemplu:

Antetul dvs. (dacă există)

dаta: ____

Adresa: _________ _________________ _________________ Stimate domnule _______ Recent am fost selectat pentru a participa la concursul preliminar al concursului Miss São Paulo. În calitate de concurent, voi avea ocazia de a fi ales ca reprezentant al statului pentru concursul Miss Brasil.

Aș fi foarte recunoscător dacă pot obține sponsorizări pentru a-mi spori șansele de a câștiga. Aproximativ 50 de femei vor concura cu mine. Evenimentul va fi difuzat în stat, cu o audiență estimată la 300 de mii de oameni. Toți sponsorii mei vor avea spațiu pentru diseminarea în rețelele mele sociale.

Suma contribuției este foarte flexibilă. Există câteva opțiuni de sponsorizare enumerate mai jos.

$ ____ - Numele, descrierea și sigla dvs.

$ ____ - Numele și descrierea dvs.

$ ____ - Numele și logo-ul dvs.

$ ____ - Numele dvs.

Dacă sunteți interesat să mă sponsorizați, vă rugăm să ne contactați la ___________________. Vă mulțumesc foarte mult pentru considerația dumneavoastră.

Cu sinceritate,

Semnătura ta

sfaturi

Nu cere. Adresați-vă politicos.
Găsiți un contact mai direct, mai degrabă decât un recepționer sau cineva din departament.
Cu excepția cazului în care aveți scrieri de mână excepțional de frumoase, introduceți litera. Acest lucru va da un aer mai profesionist.
Imprimați litera pe hârtie de calitate.
Companiile primesc cereri de sponsorizare tot timpul, așa că explicați în scrisoarea dvs. de ce societatea în cauză este potrivită pentru tipul dvs. de eveniment.
Includeți un formular de sponsorizare pentru companie.