Cum se fac etichete de adresă în Word dintr-o foaie de calcul Excel (Mail Merge)

Învățarea utilizării corespondenței în MS Word poate fi o sarcină foarte complicată atunci când solicitați ajutor de la Microsoft Help. Aici vom desena un proces mult mai liniar: Creați un fișier de adresă în Excel, îmbinați-l cu Word și apoi adăugați "intențiile" și alte detalii. Acest proces simplu vă poate salva ore de lucru și confuzie, asigurându-vă că veți termina renunțarea și puneți-vă etichetele la îndemână.

Notă: Aceste instrucțiuni se referă la Office 2003 în limba engleză. Pot exista variante pentru alte versiuni.

pași

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 1

Creați un fișier de adresă în MS Excel introducând numele și adresele după cum urmează:

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 2

Linia 1 trebuie să conțină antetul, iar datele de adresă vor fi introduse de la linia doi.

Puneți primele nume în coloana A.
Introduceți ultimele nume în coloana B.
Introduceți adresele fizice în coloana C.
Puneți orașele în coloana D.
Puneți țările în coloana E.
Introduceți codul poștal (Codul postal) în coloana F.

# Salvați fișierul. Amintiți-vă locația și numele fișierelor.
# Închidere Excel.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 3

Deschideți MS Word și accesați "Tools / Letters" și "Mailings / Mail Merge".

Dacă panoul de activități nu este deschis în colțul din dreapta al ecranului, mergeți la "Vedere / panou de activități" și faceți clic pe acesta. Panoul trebuie afișat.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 4

Faceți clic pe butonul "Etichete" din panoul de activități.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 5

Faceți clic pe "Opțiuni de etichetă" și alegeți tipul de etichetă dorită. Faceți clic pe OK.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 6

Faceți clic pe Următorul: "Selectați destinatari".

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 7

Faceți clic pe "Răsfoiți" și căutați fișierul pregătit anterior cu Excel. Selectați și deschideți fișierul. Va apărea o casetă. Toate adresele vor fi marcate în mod prestabilit. Dacă nu sunt, verificați-le și faceți clic pe OK.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 8

Faceți clic pe Următorul: "Aranjați etichetele".

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 9

Faceți clic pe "Mai multe elemente...„Lăsați câmpurile“ Baza de date „(în colțul din dreapta sus) selectat și faceți clic pe acele câmpuri pe care doriți să inserați. Selectați fiecare domeniu pe care doriți să apară pe etichetă. În mod normal, acestea sunt nume, prenume, oraș, stat și codul poștal. Ignora faptul acestea sunt toate într-o singură linie. Când ați terminat de selectat, puteți adăuga spații și edita aspectul etichetei. Când aveți toate câmpurile introduse, faceți clic pe OK. Dacă ați uitat să selectați orice element (câmpul din dreapta cursorului va fi gri), fără probleme. Dați clic pe „mai multe elemente ...“ din nou și alegeți câmpul pe care doriți să adăugați. Faceți clic pe „Închidere“ pentru a finaliza adăugarea toate câmpurile dorite.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 10

Adăugați spațiile și returnările necesare pentru potrivirea etichetei. Ignorați dacă câmpul după date este gri.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 11

Putem împinge orice adresă puțin drept prin creșterea indentării textului. Acest lucru va depinde de dimensiunea etichetei dvs., dar de obicei arata mai bine.

Dacă este așa cum doriți, faceți clic pe "Actualizați toate etichetele". Confirmați câmpurile din toate etichetele.

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 12

Faceți clic pe Următorul: "Previzualizați etichetele".

Imagine intitulată Etichete de corespondență pentru corespondență utilizând Excel și Word Pasul 13

Dacă sunteți mulțumit (ă), faceți clic pe Următorul: "Finalizați Merge". Din acest ecran, puteți edita etichetele în mod individual sau le puteți imprima. Este în valoare faceți clic pe „EDIT individuale“ ETICHETE, apoi pe „ALL“ și OK, chiar dacă sunteți mulțumit cu ei, permițându-vă pentru a accesa toate paginile de etichete.